Administratie afdeling
Digitaal contractbeheer en werkprocessen
Als medewerker administratie lever je een bijdrage aan de organisatie door middel van het verwerken van papieren en tegenwoordig steeds vaker digitale documentprocessen. Enkele veelvoorkomende werkzaamheden zijn bijvoorbeeld:
- Inscannen van aanvraag formulieren, opzeggingen, wijzigingen;
- Verwerken van bovengenoemde ingescande formulieren;
- Uitprinten van belangrijke documenten en verzendklaar maken;
- Digitale archivering;
- Beantwoording en verwerking van binnengekomen e-mails;
Het werken met papieren documenten kan inefficiënt en kostbaar zijn. De benodigde informatie ligt bijvoorbeeld tussen een stapel papier op een bureau en is niet benaderbaar buiten het kantoor. Dit zorgt ervoor dat documenten langzaam verwerkt worden en makkelijker in de verkeerde handen kunnen vallen.
Uitwisseling van documenten tussen systemen
Traditiegetrouw zijn document- en content management systemen gescheiden van enterprise information management (EIM). Informatie wordt geproduceerd en verwerkt in een verscheidenheid aan toepassingen die niet toestaan om gegevens uit te wisselen. Dit kan zorgen voor onnodig extra werk.
Vertrouwelijke informatie- en documenten
In zakelijke, gemeente- en de juridische branches, zijn documenten vertrouwelijke informatie. Door het centraliseren van informatie in één systeem, is het gemakkelijk om deze informatie toegankelijk en overzichtelijk te houden. Stop met zorgen maken over verloren harde kopieën en een computer die crasht. Het opslaan van uw bestanden in de kluis voorkomt het per ongeluk verwijderen, en zorgt ervoor dat er elke versie van het bestand automatisch wordt opgeslagen in de versie geschiedenis.
De voordelen
- Maak papieren documenten digitaal, zodat deze makkelijker te bewerken, archiveren en delen zijn. Bespaar op papierkosten, werk milieuvriendelijker en efficiënter.
- Creer, bewerk, archiveer en beheer alle documenten in één systeem, terwijl aan alle wettelijke eisen voldaan wordt.
- Spendeer minder tijd aan zoeken naar documenten. Het systeem maakt het ophalen van informatie eenvoudiger.
- Archiveer documenten veilig in één systeem.
- Veilig documentbeheer. Het systeem zorgt ervoor dat aangebrachte wijzigingen, zoals het per ongeluk verwijderen van een document ongedaan gemaakt kunnen worden dankzij het versiebeheer. Eerder opgeslagen versies kunnen dus terug gezet worden indien nodig.
