Goede zorg kan niet zonder goede IT-security

Sinds de komst van de AVG-regelgeving zit de term AVG met een groot uitroepteken vast aan de zorgsector. Natuurlijk dienden klantgegevens altijd al afgeschermd te worden voor onbevoegden. Maar in een wereld die zich steeds meer online afspeelt, is digitaal veilig omgaan met persoonsgegevens een onmisbaar onderdeel van het werkproces geworden. Bij zorgcentrum de Posten in Enschede speelt ICT-coördinator Erik Neurink hierin een rol. ‘En niet alleen rondom AVG natuurlijk. Onze taak, als ICT’ers, is tweeledig. Enerzijds willen we dat degenen die onze zorg ontvangen en onze medewerkers erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens goed beschermd worden. Anderzijds proberen we het werk van de medewerkers zo makkelijk en veilig mogelijk te maken.’

Zorgcentrum de Posten

Het Enschedese de Posten is één zorgorganisatie met twee locaties: Erve Leppink, waar 48 mensen met dementie wonen en de Posten zelf met meerdere verpleegafdelingen, een revalidatie- en herstelafdeling. Ook verleent de Posten thuiszorg in de wijk. In totaal werken hier zo’n 750 medewerkers om ouderen een fijn en plezierig leven te geven op de plek van hun keuze. Om de IT voor de gehele zorgorganisatie zo goed mogelijk in te richten draaien de IT-werkzaamheden om drie aandachtsgebieden: proces, hardware & software en awareness. ‘Daarvan is de laatste het meest belangrijk’, stelt Erik.

Awareness is key

‘Kijk, je kunt van alles doen op technisch gebied’, gaat hij verder, ‘met veel geld en energie timmer je alles dicht. Maar je moet de medewerkers ook meekrijgen. Dat is het allerbelangrijkste. Dat zij ook zelf ervaren waarom en hoe veiligheid je organisatie verbetert. Wij leggen dat hier intern uit aan de hand van Max en Anouk: Max is de klant, Anouk de medewerker. Zo maken we de technische zaken concreet én laten we zien dat we IT-security altijd aanvliegen vanuit de behoefte en wensen van de klant en de medewerker en niet omdat we zo nodig het nieuwste van het nieuwste willen hebben.’

Zelf als het kan, uitbesteden als het nodig is

We hebben de laatste paar jaar veel geïnvesteerd in awareness, in Two Factor Authentication (2FA), in secure printen (waar, wanneer en veilig) en in afvalverwerking van vertrouwelijk papier en baxterzakjes. Daarvoor werken we nauw samen met PCI. Ook de netwerkbeveiliging is een continu punt van aandacht. Verder zijn we bezig met een nieuw zorgoproepsysteem. Daar helpen veel partijen ons bij, waaronder PCI. Het illustreert gelijk de samenwerkingsrelatie die we hebben. Wij hebben een eigen ICT-afdeling, maar komen we ergens niet uit, dan trekken we bij PCI aan de bel. Die constructie is ideaal. Het voordeel van ICT in eigen huis hebben, is dat je weet wat er leeft. Daardoor kunnen we goed met de zorgmedewerkers meedenken; je begrijpt snel waar ze tegenaan lopen. Tegelijkertijd hebben we ook vaste medewerkers van PCI bij ons lopen, zoals een Functionaris Gegevensbescherming. Hij helpt onder meer bij het opstellen van beleidsstukken en regelt de DPIA’s (data protection impact assessments) zodat we de privacyrisico’s van onze gegevensverwerking goed in kaart hebben. Op basis daarvan kunnen we maatregelen nemen om de risico’s te verkleinen.’

Mijn tip aan andere (zorg)organisaties

‘Als ik een tip mag geven, dan is het deze: zorg dat je als ondersteunende dienst – of het nou ICT is of techniek − tussen de medewerkers en de klant staat en niet erboven. Daarom werkt het bij ons goed. Drink een bak koffie met ze, loop eens een ochtend mee. Want je kunt het zelf nog zo goed weten, de praktijk zit vol met voorbeelden waar je op voorhand niet aan had gedacht. Wij hebben ook meer geïnvesteerd in de begeleiding van de medewerkers dan in de technologie zelf. Dat betaalt zich uit. Medewerkers lopen hier spontaan even binnen om te vertellen dat het zo fijn werkt. Dat gebeurt pas als een vernieuwing wordt gedragen door de zorgmedewerkers. Kortom: onderzoek eerst wat je collega’s nodig hebben en geef daarna veel aandacht aan de adoptie. Dan zit je altijd op de goede weg.’

Terugblik Round Table ‘Security in de zorg’

Onlangs organiseerde PCI een Round Table voor de zorgsector met aandacht voor het thema security. Hoe gaan we op lange termijn om met security? Aan de hand van vier stellingen werd gediscussieerd over de noodzaak van security strategie. Een leerzaam en verhelderend online event met hieronder een uitgebreid terugblik.

Security is op dit moment in vrij veel organisaties een belangrijk punt van aandacht, maar in de zorgsector is het helemaal een hot topic. Media berichten bijna dagelijks over een datalek, een cyberaanval of een gehackt account. En waar een attractiepark zich nog makkelijk herstelt van een datalek ligt dat in de zorg duidelijk anders. Daar zitten de computers bomvol gevoelige data. Maar hoe tuig je die zo gewenste bescherming nou goed op? Enerzijds is daar de AVG-wet- en regelgeving, anderzijds zit bescherming ook in je medewerkers die moeten weten hoe ze dossiers veilig kunnen delen en op welke links ze beter niet kunnen klikken. Wij besloten onze kennis over security in de zorg te delen met een select gezelschap van care-instellingen aan de hand van een Round Table. Dat bleek een schot in de roos. Met name de kleine setting en de opzet, die een onderlinge dialoog stimuleerden en waarin ruimte was voor eigen input, werden erg gewaardeerd. We delen in dit artikel de belangrijkste inhoud van deze dag met je.

 

‘Leuk om security vanuit de mens en de organisatie te bekijken
en niet zozeer vanuit IT.’

 

Actuele ICT security uitdagingen in de zorg

Security is een dynamische aangelegenheid. De wetgeving verandert, zoals nu met de in werking tredende NTA-7516-norm; de techniek evolueert waardoor het makkelijker wordt om bij data te komen; en medewerkers zijn lang niet altijd op de hoogte van wat wel/niet veilig is om te doen rondom datagebruik en online gedrag. De uitdaging voor care-instellingen zit ‘m in eerste instantie in de vertaling van wetgeving naar strategie: hoe gaan we op de lange termijn om met security? De tweede en moeilijkste uitdaging is de vertaling van beleid naar de uitvoering: wat betekent dit nou concreet op de werkvloer?

 

‘Goed om te horen hoe in een andere laag in de organisatie
over security wordt gedacht.’

 

Ervaringen delen

Aan de hand van vier stellingen discussieerden we over de noodzaak van een security strategie binnen zorgorganisaties, over in hoeverre je als organisatie controle hebt op je security en of security de werkdruk op de IT-afdeling verhoogt. Een van de deelnemers liet weten een Security Officer te hebben benoemd omdat er zo veel gebeurt en het erg prettig is om dat te kunnen borgen; zeker op de lange termijn. Een ander vertelde dat als je alles zelf wilt doen dat een grote impact heeft op de werkdruk. Met name door de snelheid waarop nieuwe ontwikkelingen zich opvolgen. Security blijft een specialistische tak binnen IT. Borg je dit aan de voorkant, dan gaat het je aan de achterkant helpen als er een aanval daadwerkelijk plaatsvindt.

In die zin was de Round Table een uitkomst. Met andere zorginstellingen praten over hoe jij de security hebt geregeld doe je niet zo snel. Maar in deze setting was het meer een kwestie van elkaar tips geven en het delen van good practices.

 

‘Het was echt interessant om te horen hoe andere zorgbedrijven
hun security geregeld hebben.’

 

Drie tips

Dobias van Ingen, CTO bij HPE Aruba, en Erik Neurink, ICT Coördinator / Privacy Officer bij Zorgcentrum De Posten gaven beiden een korte presentatie en stelden dat er verschillende oplossingen zijn om jezelf, je data en je organisatie optimaal te beschermen. Het gaat dan om het creëren van veiligheid op drie niveaus: processen, hardware & software en bewustwording bij je medewerkers. Zij gaven onder andere onderstaande drie concrete tips:

1. Regel /formaliseer vaste punten zoals privacy statements, toestemmingsverklaringen en bijvoorbeeld beleidsdocumenten voor cameratoezicht.
2. Secure printen en afval: waar, wanneer en veilig. Denk ook aan afval voor vertrouwelijk papier en baxterzakjes.
3. Om je medewerkers bewuster te maken: houd instructies zo simpel mogelijk en herhaal, herhaal, herhaal.

Conclusie

De groep was een mix van IT’ers, managers en een bestuurder. Tijdens de gesprekken werd al snel duidelijk dat een bestuurder vooral organisatiebreed naar security kijkt en een IT’er zich beperkt tot netwerksecurity. Logisch? Best wel. Maar tijdens interne discussies zijn mensen zich daar niet altijd even bewust van. Bovendien is de vertaling van een strategisch directiebesluit naar een concrete IT-actie niet altijd even simpel. Loop jij daar ook tegenaan? Neem dan contact op met Joon Bronsgeest, onze IT-specialist als het gaat om zorginstellingen en Azure. Want die vertaalslag maken, daar zijn wij goed in en we adviseren je met alle plezier hierover.

Print- en documentstromen in de cloud? Dit moet je weten

Veel bedrijven stappen over op de cloud, bijvoorbeeld voor het opslaan van bestanden en gebruik van webbased applicaties. Wist je dat het ook mogelijk is om je print- en documentstromen te verplaatsen naar de cloud? We bespreken de belangrijkste aandachtspunten met Mark Tromp en Hein Verheijen van PCI.

De cloud is de laatste tijd flink in populariteit gestegen. Deze ontwikkeling is door het verplichte thuiswerken en hybride werken (een combinatie van thuis en op kantoor werken) in een stroomversnelling gekomen.

Bedrijven die vóór 2020 nog twijfels hadden over veiligheid en betrouwbaarheid, zijn veelal overstag. De cloud bleek een uitkomst voor flexibel samenwerken.

De voordelen van print- en documentstromen in de cloud

Ook voor print heeft de cloud veel voordelen. “De voornaamste reden om over te stappen is het feit dat je geen datacenters met servers meer nodig hebt”, vertelt Mark. Veel bedrijven zijn op andere gebieden al overgestapt op de cloud. “Het is dan niet logisch om alleen voor print hardware aan te schaffen”.

Het beheer van je platform besteed je vervolgens uit aan een partner als Microsoft. Dat is slim, aangezien je printer dan altijd up-to-date is. “Je hebt dan minder beheer, minder risico en minder kosten”, stelt Mark.

Aandachtspunten bij het overstappen naar de cloud

Helaas is juist het feit dat je vertrouwt op een partner als Microsoft soms ook een nadeel. “Het kan gebeuren dat de Microsoft-systemen in de cloud niet goed presteren”, vertelt Hein.

“Dan krijg je vertraging, of vallen bepaalde diensten uit. Als IT’er ben je dan overgeleverd aan Microsoft om dit op te lossen. Met een eigen datacenter heb je dat veel meer in de hand.”

Een punt van aandacht is dat je door over te stappen naar de cloud niet meer zonder internet kunt werken. Alles staat immers online. “Bij een datacenter maak je verbinding tussen kantoor en het datacenter. Dat heb je ook nodig als je naar de cloud gaat.”

Zorg voor een gedegen plan van aanpak

Als je met je organisatie overstapt naar printen vanuit de cloud, is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over je wensen. Een gedegen projectplan is hierbij essentieel.

Hein vertelt: “We voeren zowel technische als functionele gesprekken over hoe we het willen inrichten. Wat is de basis en vanuit welke applicaties moet straks geprint worden?” In het projectplan zit altijd een stukje risicobeheersing. “Als iets niet helemaal volgens plan verloopt, heb je altijd een rollback scenario of plan B.”

Ook wordt er vaak voor de volledige uitrol getest met een klein groepje medewerkers. “Dan weet je wat je kunt verwachten”, vertelt Mark. “Als je het klein en beheersbaar houdt, kun je snel corrigeren.”

Microsoft Universal Print: handig of niet?

Onlangs heeft Microsoft een eigen cloudprintoplossing gelanceerd waarmee je printopdrachten van Microsoft cloud naar de printer kon sturen: Microsoft Universal Print. Het is een simpele manier van print faciliteren, zonder beveiligingsonderdeel.

“Microsoft heeft hier een abonnement voor ontwikkeld waarbij je per pagina betaalt”, vertelt Hein. “Je krijgt een beperkt aantal printopdrachten gratis.”

Een hybride oplossing voor print- en documentstromen

Niet voor ieder bedrijf is het mogelijk om direct volledig over te stappen naar cloudprinting. “Dat zien we zeker bij grotere bedrijven, daar moeten vaak ook bepaalde applicaties gemigreerd worden”, vertelt Hein.

“Dat kan een tijdje duren. Om dat op te vangen kunnen we overgaan op een hybride situatie waarbij het bedrijf een datacenter én clouddiensten van Microsoft gebruikt. Als de organisatie zover is om volledig over te stappen, kunnen wij daar snel in meebewegen.”

Overstappen naar de cloud vaak goed idee

Mocht je voor jouw organisatie twijfelen aan de stap om je print- en documentstromen naar de cloud te brengen, dan kan Mark die twijfel bij je wegnemen, vertelt hij.

“Als je van tevoren een goede inventarisatie en een goed projectplan maakt, zijn de uitdagingen echt te overzien. Je bespaart veel kosten, doordat je per gebruiker betaalt en geen server in de lucht hoeft te houden.”

bron: ikwilmobielwerken.nl

Waarom jouw print- en documentstromen waarschijnlijk niet veilig zijn

Voorkom dat jouw organisatie slachtoffer wordt van cybercrime en ga aan de slag met de beveiliging van je print- en documentstromen. Deze vormen namelijk een open poort voor cybercriminelen die de rest van je bedrijf binnen willen dringen. Ontdek waar de risico’s liggen en wat je als IT-manager kunt doen.

In de gemiddelde organisatie zijn de print- en documentstromen uiterst efficiënt geregeld. De medewerker drukt op een knop en na een paar seconden komt een document uit de gewenste printer rollen. De medewerker loopt naar de printer, pakt het document uit de lade en gaat fluitend weer aan de slag.

Dat klinkt allemaal erg praktisch, maar veilig is het niet. We bespreken een aantal verschillende risico’s.

Print- en documentstromen beveiligen? Zorg voor authenticatie

In de praktijk duurt het meestal even voordat de medewerker bij de printer is aanbeland. Dat geldt zeker wanneer de printende persoon thuiswerkt en de opdracht naar kantoor stuurt. In de tussentijd kunnen er verschillende collega’s langs de machine lopen, een blik op het document werpen of de pagina’s zelfs meenemen.

Nu zullen er waarschijnlijk geen criminelen binnen je organisatie rondlopen, maar sommige documenten zijn niet voor de ogen van alle medewerkers bedoeld. Denk bijvoorbeeld aan contracten, verzuimdossiers en de offerte voor het kerstuitje dat ècht een verrassing moet blijven.

Komen er wel eens externen bij je op kantoor? Klanten, leveranciers of freelancers lopen ook wel eens langs de printer. Ben je er comfortabel mee dat zij al je printjes kunnen zien? Als het antwoord ‘nee’ is, wordt het hoog tijd om aan de slag te gaan met authenticatie.

Kies voor wachtwoorden, druppels of pasjes

Er zijn verschillende mogelijkheden om je print- en documentstromen te beveiligen door middel van authenticatie. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om medewerkers een gebruikersnaam en wachtwoord te geven, dat ze bij elke printopdracht moeten invoeren.

Een nadeel van deze methode is dat veel medewerkers al talloze combinaties moet onthouden. Het is dan ook vaak slimmer om gebruik te maken van druppels of pasjes waarmee je je kunt identificeren.

Neem printerbeveiliging serieus

Dat security een belangrijk thema is, hoeven we de meeste bedrijven niet meer te vertellen. Dat printers ook een belangrijk knelpunt zijn, is vaak nieuw. De moderne printer staat namelijk niet op zichzelf, maar is verbonden met het internet en interne netwerk van je organisatie.

Als je de printer dus niet goed beveiligt, loop je alsnog het risico dat criminelen via ‘de achterdeur’ het netwerk op komen. Zorg daarom dat je de nieuwste updates installeert en op tijd een nieuwe machine koopt. Als je printer vijf tot zeven jaar oud is, loop je al extra risico.

Print- en documentstromen beveiligen met slimme technologie

Nieuwe machines beschikken over slimme technologieën zoals Sure Start van HP Wolf Security. Als een cybercrimineel probeert het BIOS van je printer aan te passen, wordt het systeem meteen opnieuw opgestart. Vervolgens wordt een schone kopie geladen, zodat je medewerkers gewoon verder kunnen printen.

Veilig printen vanuit de cloud

Over het algemeen is printen vanuit de cloud bijzonder veilig. Alleen je printopdracht wordt namelijk in de cloud gemanaged, niet het document zelf. Hierdoor is het risico op onderschepping klein.

Dit geldt niet wanneer een medewerker thuis of elders aan het werk is, en op kantoor wil printen. Dan wordt het document wel degelijk via de cloud verstuurd. Daarom is het belangrijk om altijd encryptie toe te passen. Zo is het document niet leesbaar voor hackers.

Let op: gebruikersgegevens worden ook in de cloud bewaard. Het is uiteraard zaak om deze streng te beveiligen.

bron: ikwilmobielwerken.nl

Veilig werken met documenten: de tips van PCI

Security is een belangrijk aspect bij het optimaliseren van print- en documentstromen. Toch komt Paul Lammens, productmanager MPS bij PCI, regelmatig bedrijven tegen waar dit niet goed geregeld is.

Hoe kun je toch veilig werken met documenten?

Paul komt vanuit zijn rol vaak bij bedrijven die de beveiliging van hun printerpark nog niet goed hebben ingericht. Multifunctional Printers (MFP’s) worden vaak over het hoofd gezien als het gaat om beveiliging.

Bedrijven zijn zich niet altijd bewust dat een MFP privacygevoelige data verwerkt. In de basis spelen er volgens hem drie grote beveiligingsuitdagingen:

1. Achtergelaten documenten: Documenten worden direct geprint en blijven onbeheerd liggen op de printer. Deze documenten kunnen meegenomen worden door de verkeerde persoon.
2. Scannen en printen in de cloud: Bedrijven werken steeds vaker in de cloud. Wanneer je de scan- en printopdrachten ook in de cloud opslaat of verwerkt, worden deze documenten verplaatst via internet. Hier kunnen (beveiligings)risico’s aan kleven.
3. De software is vaak niet up to date: MFP’s moeten worden gezien als volwaardige computers. Ze zijn onderdeel van het bedrijfsnetwerk, daar wordt vaak overheen gekeken. Het is daarom belangrijk om de beveiliging ook aan de achterkant op orde te hebben. “Veel bedrijven onderschatten de noodzaak van goede software in combinatie met de juiste databeveiliging van een multifunctionele printer”, vertelt Paul.

Tip 1. Voorkom dat documenten blijven liggen op de printer

Wanneer één van je medewerkers een document wil printen, loop je altijd het gevaar dat deze documenten op de machine blijven liggen. Zo wordt het document voor anderen inzichtelijk en kan het bij de verkeerde personen terecht komen.

Dat is onwenselijk, zeker wanneer het om privacygevoelige gegevens gaat en je zo niet voldoet aan de huidige AVG-regelgeving. Tegelijkertijd werken nu steeds meer mensen thuis, waardoor iemand per ongeluk een printopdracht naar de kantoorprinter kan sturen.

Zo’n vergissing is snel gemaakt. Zonder beveiligingsmaatregelen blijven deze documenten dan op de kantoorprinter liggen tot iemand ze vindt.

Verplaatsen of softwarematig beveiligen
“We krijgen steeds vaker de vraag van klanten om mee te denken over deze uitdagingen”, vertelt Paul. “Dat kan eigenlijk op twee manieren. Nu staat de printer vaak centraal in een gang of nis, waardoor je een stukje moet lopen voor je document.”

“Dit zou je kunnen oplossen door de printer naast je te zetten, of door deze in een afgesloten ruimte te zetten, alleen voor jezelf. Hierdoor heb je meer controle over je documenten, maar dat is zeker nog niet waterdicht en vergt financieel ook een hogere investering.”

“Je kunt er ook voor kiezen om je printers softwarematig te beveiligen. Medewerkers moeten zich dan authenticeren bij het apparaat om een document vrij te geven. De softwareoplossing zorgt voor het beheer van printopdrachten, zodat bepaalde documenten niet zomaar worden afgedrukt en in handen van derden kunnen komen.”

Persoonlijke toegang
“Iedere gebruiker heeft zijn eigen beveiligde persoonlijke omgeving in het documentbeheer. Om het document af te drukken, moet de gebruiker zich eerst authenticeren met bijvoorbeeld een toegangspas. Hiermee voorkom je dat personen toegang hebben tot documenten van anderen.”

“Een potentieel datalek is daarmee uitgesloten. We zien dat dit bij veel klanten nog niet goed is ingericht. Bij PCI kun je terecht voor softwareoplossingen voor elk type printer en merk. Dit geldt ook voor bestaande apparaten. Hierbij hoef je dus niet te wachten tot je contract is afgelopen wanneer je aan je beveiliging wilt werken.”

Tip 2. Ga slim om met print in de cloud

Paul ziet ook dat print steeds vaker in de cloud beheerd wordt in plaats van on premise. In dit geval worden print- en scanopdrachten via internet van en naar de computer en printer verstuurd. “Hierbij loop je het risico dat je document wordt onderschept”, vertelt Paul. Wanneer je print of scant via de cloud, ga je buiten je beveiligde netwerk.

“Zorg er dus voor dat het document in elk geval encrypted is en controleer de beveiliging van jouw data in de cloud. Versleutel liever ook zelf de data voordat het de cloud in gaat. Bedenk goed welke data je wel en welke je vooral niet in de cloud zet. Zeker als het gaat om bedrijfsgeheimen of privacygevoelige data, in verband met de AVG.

“Controleer bij je cloudleverancier welke buitenlandse partijen mogelijk toegang hebben tot jouw data. Hoe zit het met de verschillen in wetgeving omtrent data tussen Europa en de Verenigde Staten”

Bewaar print- en scanopdrachten niet in de cloud
Nog beter is het om print- of scanopdrachten helemaal niet in de cloud te bewaren. “Deze verstuur je dan via je eigen netwerk, zodat je geen risico loopt om de documenten kwijt te raken aan derden. Het management vindt dan wel plaats in de cloudomgeving, denk hierbij aan het aanmaken van gebruikers.

”Bij PCI kun je terecht voor cloud print- en scansoftwareoplossingen die met al deze risico’s rekening houden. Wij kunnen daar een goed advies over geven.”

Tip 3. Beveilig je printer als een computer

Het is tegenwoordig erg belangrijk om je printers te beveiligen, anders wordt het de zwakke plek van je organisatie. Een hacker gaat op zoek naar deze zwakste schakel in je bedrijf om binnen te breken.”

“Denk hierbij aan verouderde firmware, het niet wissen van de harde schijven en printerpoorten open laten staan”, stelt Paul. “Een hacker kan je printer benaderen en vervolgens een weg vinden naar de rest van de apparaten in je netwerk.”

Gelukkig zijn er manieren om printers goed te beveiligen. Wat veel mensen niet weten is dat elke print-, scan- en kopieeropdracht van een MFP opgeslagen wordt op de interne harde schijf. De harde schijf is hierdoor een bron van data voor hackers. Encryptie van de harde schijf is dan een oplossing om dit voorkomen.

MFP’s bestrijden bedreigingen actief
“Wanneer hackers proberen de firmware corrupt te maken, herkennen de machines dit en ondernemen ze onmiddellijk actie. MFP’s zijn voorzien van anti-malwarefuncties, om afwijkingen en inbreuken snel te detecteren, stoppen en rapporteren, de MFP’s hebben upgradebare firmware.”

“Dit biedt de mogelijkheid om de systemen blijvend van updates en patches te voorzien, zodat ook de nieuwste malware-bedreigingen actief geweerd kunnen worden. De MFP wordt opnieuw opgestart en een schone kopie wordt geladen. Je productiviteit loopt hierdoor geen gevaar.”

Liever niet doen: pincodes met vier cijfers
Bij veel printers kun je al standaard een pincode instellen. Wanneer een medewerker dan iets wil printen, stuurt hij of zij een pincode mee met de printopdracht. Je kunt het document dan alleen ophalen met de code. “Het is dan in elk geval beveiligd”, zegt Paul.

“Toch zien we vaak dat medewerkers simpele codes als ‘1234’ kiezen, die zijn makkelijk te onthouden. Ook horen we vaker dat iemand per ongeluk de code van een andere collega intikt, waardoor er een ander document uit komt rollen. Daarom vragen klanten ons ook wel om zescijferige pincodes.”

“In beheer is het gebruik van pincodes wel een bewerkelijke oplossing. Je moet die codes lokaal, op machine- en driverniveau beheren.” Als je voor een softwareoplossing kiest, kun je dit eenvoudiger centraal beheren. Uiteraard kun je ook kiezen voor druppels of pasjes.

Bron: ikwilmobielwerken.nl

---

Meer weten?

Vul het formulier in en een van onze specialisten zal contact met je opnemen.

IT op de managementagenda… een must voor elke bestuurder

Door: Eric Ruumpol

Als Regionaal Salesmanager & Teamleider Detachering bij PCI adviseer ik de grotere MKB-bedrijven bij het maken van keuzes op het gebied van IT. Daarbij merk ik dat nog niet overal het besef leeft dat je IT en het beheer daarvan heel goed als dienst kunt inkopen, oftewel “IT as a Service”.

Veel organisaties hebben van oudsher nog een eigen systeembeheerder of IT-afdeling en zien deze afdeling – die toch vaak ver van de eigen business af staat – als kostenpost. Daarnaast blijkt het vaak lastig voor deze afdeling om voldoende “bij te blijven” in een wereld waarin snel veranderende technologieën en kreten als IOT, AI en RPA ook razendsnel hun intrede hebben gedaan in de zakelijke IT-toepassingen.

 

IT op de managementagenda

Om IT ondersteunend te laten zijn aan jouw business, is het dan ook van belang om IT (weer) op de managementagenda te zetten. Realiseer op dat niveau organisatiebeleid, waarin I(T)nformatiebeleid een cruciaal onderdeel is als het gaat om de realisatie van organisatiedoelstellingen. IT is verweven in de gehele organisatie, in welke sector dan ook.

Er vanuit gaande dat je geen IT-bedrijf bent en jouw geld met het verkopen van andere producten of diensten moet verdienen, is het verstandig om een partner te zoeken die jouw IT beleid tot uitvoer kan brengen. Daarmee houd jij focus op jouw core business.

 

Managed Services dienstenconcept

PCI heeft hiervoor een breed portfolio aan Managed Services ontwikkeld, een dienstenconcept dat optimaal aansluit bij het uitbesteden van specifieke IT-taken binnen een flexibele schil, waarbij de kwaliteit van uw eigen medewerker blijft bestaan, en het daadwerkelijke technische beheer wordt ingevuld door onze IT specialisten. Daarmee haal je actuele kennis in huis; onze specialisten zijn “eeuwige studenten” die telkens weer bijgeschoold worden om bij te blijven met de laatste ontwikkelingen. Dat vinden wij zelf belangrijk. Maar ook onze partners, zoals Microsoft en HPE, stellen hoge eisen aan de kwaliteit van onze mensen. Niet voor niets zijn wij onder andere:

• door HPE in verkozen tot ‘HPE SMB Partner of the Year 2020’,
• twee jaren op een rij beoordeeld als ‘HPE Fastest Growing Partner of the Year’ en
• Meervoudig Microsoft Gold partner en Microsoft Competence Center

De Managed Services zetten wij in bij onze klanten ter ondersteuning bij het support en beheer van hun IT-infrastructuur, met als doel de omgeving te optimaliseren en continue beschikbaar te houden. Verder zijn Supportdesk functionaliteit ten behoeve van incident afhandeling, remote management en monitoring van de IT-Infrastructuur vaste componenten van de dienstverlening. Het begeleiden en doorvoeren van wijzigingen aan de IT-infrastructuur behoort ook tot de mogelijkheden.

 

Voordelen Managed Services:

• Meer focus op jouw eigen business;
• IT wordt geregeld door een specialist;
• Flexibel en wendbaar zijn;
• Borgen van continuïteit;
• Eén aanspreekpunt;
• Meer pro-activiteit en productiviteit;
• Een heldere prijs per maand.

 

Zet IT op de managementagenda en maak een succes van het uitbesteden van uw IT beheer

Om het uitbesteden van (een deel van) jouw IT beheer tot een succes te maken zijn een aantal zaken van belang:

• Stel doelstellingen helder op, manage de verwachtingen en zorg voor onderling vertrouwen;
• Zorg voor een juiste “knip” in technisch, functioneel en applicatiebeheer;
• Maak goede afspraken over de Regievoering; dit is van cruciaal belang;
• Leg gemaakte afspraken vast in een SLA;
• Doe het samen; belang, verantwoordelijkheid en doelen zijn er voor beide partijen!

Kan ik met je meedenken hoe dit in jouw organisatie past? Ik help je graag.
Bel voor een afspraak 06–27004392 of stuur een e-mail.

 

Eric Ruumpol Regionaal Salesmanager & Teamleider Detachering PCI T 06–27004392

Nieuwe kantine Gemeente Borsele

Project; Kantine inrichting werkplaats gemeente Borsele
Geleverd door PCI; Al het meubilair op de tafelbladen na n.a.v. tekening/ontwerp van Verliva
Werkzaamheden; Adviseren keuzes stoelen onderstellen stoffering n.a.v. tekening/ontwerp Verliva

Tegenwoordig is de kantine (of ruimte voor lunch, koffie en thee) veel meer dan alleen een plek om te lunchen. Het is een ontmoetingsplaats waar je ontspant en informeel met je collega’s praat. Bij gemeente Borsele zagen ze dat ook en was het hoog tijd om hier op in te spelen en een prettig gevoel te creëren voor deze omgeving. Een warme, positieve en inspirerende omgeving, zodat je genoeg energie krijgt om na de pauze weer verder met je werk te gaan.

Duurzame en complete omgeving
In samenwerking met Leonie Tesink (Verliva), heeft PCI de kantine van gemeente Borsele nieuw leven ingeblazen. Een heel leuk project en mooie samenwerking waarbij eens te meer duidelijk werd dat Verliva en PCI elkaar versterken op het designvlak, maar ook zeker op het gebied van advies. Voor de maatwerkbanken is gekozen voor groen kunstleder, wat makkelijk schoon te maken is. Wel zo fijn in een kantine. Voor de tafels zijn stoelen gekozen met armleuningen en een verfijnd design. Daarbij een kunststof zitting voor het eveneens makkelijk schoonmaken van de zwarte design stoelen. De foto’s aan de muur met natuurprint geven een gevoel van licht op een donkere dag. Gecombineerd met duurzame materialen, eiken aanrechtbladen en de zwarte stoelen maakt het een duurzame en complete omgeving.

Heb je ook hulp nodig bij de inrichting van een kantine, vergaderruimte of werkplek? Thuis of op kantoor? Klik dan hier, we helpen je graag.
 
 

 

 

 

Thuiswerken: voordelen en nadelen vergeleken

 

Nederland werkt voorlopig zo veel mogelijk thuis. Eigenlijk gaat dat vaak opmerkelijk goed. Maar de nadelen komen ook steeds vaker aan de oppervlakte. De oplossing: hybride werken.

Veel werknemers hebben het afgelopen jaar gemerkt hoe productief ze vanuit huis werkten. Onderzoek bevestigt dat dit gevoel klopt.

Neem het experiment dat het Chinese reisbureau Ctrip uitvoerde. Het liet een deel van zijn werknemers verplicht negen maanden thuiswerken, de andere helft moest naar kantoor. De thuiswerkers bleken 13 procent productiever. En 81 procent van de deelnemers in een Franse studie gaf aan thuis beter werk af te leveren.

Andere voordelen van thuiswerken
Voor werkgevers goed nieuws dus. Als ze mensen thuis laten werken, worden de resultaten beter. Maar wat vinden de werknemers er zelf eigenlijk van?

Die blijken het thuiswerken in meerderheid positief te vinden. Dat blijkt uit onderzoek van Nationale Vacaturebank en Intermediair, uitgevoerd door Motivaction. Volgens deze enquête vindt 68 procent het prima om vanuit het thuiskantoor te opereren.

Vooral het wegvallen van de reistijd bepaalt de tevredenheid over het werken vanuit huis. Werknemers zijn ook blij dat zelf hun tijd kunnen indelen; onder hbo- en wo-opgeleiden geldt dit voor wel 72 procent van de ondervraagden. Bovendien gaat het combineren van werk en gezin beter.

Nadelen van thuiswerken
Maar dit prachtige verhaal heeft ook een keerzijde. Hoe langer de coronapandemie voortduurt, hoe meer knelpunten rondom thuiswerken zichtbaar worden.

Thuiswerken kan namelijk óók leiden tot vereenzaming, terwijl andere mensen zich niet kunnen concentreren door aandacht vragende kinderen en huisdieren. Vaak gemeld is ook een toename van de stress en een minder duidelijke grens tussen werk en privé. En terwijl de ene werknemer zweert bij thuiswerken, moeten we niet de 32 procent vergeten die er helemaal niet blij van wordt.

De toekomst van de werkplek
Hoe kunnen we nu de voordelen van thuiswerken behouden, terwijl we ook rekening houden met de nadelen? Of positiever verwoord: het creatieve en gezellige van kantoor samenbrengen met de efficiëntie en rust van het remote werken. Zou het niet prachtig zijn the best of both worlds te combineren?

Is het hybride kantoor of hybride werken de toekomst? Het begrip bestaat al enkele jaren, maar is door de ontwikkelingen rondom COVID-19 opeens realiteit geworden. HP geeft de volgende beschrijving:

“Een hybride kantoor is een werkplek die faciliteert dat medewerkers zowel op kantoor als op afstand kunnen werken. Prettig samenwerken staat hierbij centraal. Het kantoor is dan ook veel meer een ontmoetingsplek, dan een plek waar je de hele dag aan één bureau werkt. Hybride werken betekent feitelijk goed kunnen werken met een team waarvan een deel op kantoor aanwezig is en de andere medewerkers vanuit huis werken.”

De toekomst van het traditionele kantoor
Een hybride kantoor betekent in de praktijk dat het traditionele kantoor anders zal worden gebruikt. Geen vaste werkplekken, meer (kleine) ruimtes om samen te komen, en een plek om inspiratie op te doen. Voor werknemers én klanten. En dit biedt mogelijkheden om te kijken naar eventuele voordelen van bijvoorbeeld de indeling van je huidige pand of zelfs een nieuw pand of een aangepast auto lease beleid.

Whitepaper over hybride werken
Maar het is onverstandig wanneer directies zich alleen op deze direct bereikbare voordelen richten. Hybride werken moet ook passen bij de werkzaamheden die worden uitgevoerd en de mensen die in dienst zijn. Wat is er verder nodig om een succes te maken van het hybride kantoor? In onze nieuwe whitepaper geven we onze visie. Download ‘Vier succesfactoren voor het hybride kantoor?’ hier.

5 redenen waarom de zorg VerSaaSing gaat omarmen

 

Mede door de opkomst van e-health kan verSaaSing momenteel gezien worden als dé ICT-trend in de zorg. Wat zijn de voordelen van Software-as-a-Service (SaaS) applicaties voor de care-branche? En tegen welke uitdagingen kan je IT-afdeling aanlopen?

De abonnementsvorm is in opkomst. We streamen muziek via Spotify, kijken films via Netflix en koken op basis van een maaltijdbox. Ook applicaties worden steeds vaker als abonnement afgenomen, het bekende Software-as-a-Service of SaaS. De applicatie of dienst bevindt zich dan in de publieke cloud, waardoor het niet meer nodig is om software te installeren en configureren op je server.

Ook in de zorg zien we dat applicaties naar de publieke cloud worden verplaatst. Hoewel ziekenhuizen (cure) nog last hebben van ‘cloudwatervrees’, wordt de cloud wel omarmd door verzorgingshuizen, GGZ- en andere instellingen die onder ‘care’ worden geschaard.

5 voordelen van verSaaSing

Dit soort applicaties kan veel toevoegen aan een zorgorganisatie. State-of-the-art pakketten voor bedrijfsvoering en elektronische patiëntendossiers laten menige instelling soepel draaien. Laten we de voordelen van verSaaSing eens onder de loep nemen.

1. Het bezit van een eigen ICT-infrastructuur is geen voorwaarde meer om mee te gaan in nieuwe ontwikkelingen. Om te innoveren werkt een zorgorganisatie met een kleine selectie partners waaraan ze (delen van) haar ICT uitbesteedt. Op het zorgproces toegesneden applicaties spelen hierin een glansrol.
2. Het is niet meer nodig om de software te installeren en configureren. Dat verlicht het technisch beheer, hoewel we later zullen zien dat verSaasSing de IT-afdeling vaak ook nieuwe hoofdbrekens oplevert.
3. SaaS is relatief goedkoop. De software wordt immers niet speciaal voor de zorginstelling ontwikkeld, maar deze deelt de kosten met de andere ‘abonnementen’.
4. SaaS-oplossingen zijn schaalbaar. Komt er een X aantal nieuwe medewerkers? Dan neem je gewoon een ruimere licentie af.
5. Over upgrades hoeft jouw IT-afdeling zich ook niet druk te maken. Die gebeuren automatisch en zijn bij SaaS-applicaties vaak voordelig geprijsd.

Maar er is een keerzijde. Sommige zorgorganisaties hebben wel tientallen SaaS-applicaties draaien. Gecombineerd met een snel wisselend personeelsbestand en zorgen om de veiligheid van persoonsgegevens resulteert deze veelheid aan programma’s in een overvraagde IT-afdeling.

3 uitdagingen rondom verSaaSing

Tegen welke uitdagingen lopen deze technisch beheerders specifiek aan? Dit zijn de belangrijkste struikelblokken:

1. Vaak zijn diverse partijen verantwoordelijk voor verschillende applicaties. Hierdoor kan gebrek aan controle en regie ontstaan.
2. Elke medewerker moet bij indiensttreding worden geautoriseerd voor alle – soms tientallen – apps. Omdat er veel verloop in personeel is, resulteert dit in veel taken.
3. Security is een zorgenkindje. Zo kan in principe overal ter wereld op een SaaS-applicatie worden ingelogd met een enkel wachtwoord. Dat is een naar huidige standaarden lichte vorm van beveiliging.

In de whitepaper ‘VerSaaSing onder controle’ gaan we dieper in op deze struikelblokken. We doen je ook een oplossing aan de hand. Wil je meer grip op de ICT binnen jouw instelling? Bekijk de whitepaper hier.

Drie aandachtspunten voor de slimme fabriek

De digitale transformatie is overal. Terwijl papierloos werken het kantoorleven heeft getransformeerd, zet de maakindustrie eveneens stevige stappen naar digitalisering. Maar waar moet je concreet op letten als je stappen zet naar de slimme fabriek?

De vierde industriële revolutie wordt gekenmerkt door steeds verdergaande digitalisering en onderlinge verbondenheid tussen producten, waardeketens en bedrijfsmodellen en heeft nu ook de maakindustrie bereikt. Bij Industrie 4.0 gaat het echter niet alleen om de digitalisering van horizontale en verticale waardeketens, maar om een ware revolutie in het product- en dienstenportfolio van bedrijven – met als einddoel beter in te kunnen spelen op de wensen van de klant.
Veel industriële-productiebedrijven hebben nog geen digitale tools geïmplementeerd in hun bedrijfsprocessen. Als ze dat wel doen, creëren ze eerder een werkomgeving die flexibel genoeg is om snel te kunnen reageren op geopolitieke en economische uitdagingen.

 

Een voorbeeld: voorspellend onderhoud

Een sprekend voorbeeld van digitalisering die de maakindustrie succesvoller maakt is predictive maintenance. Machines worden dan gekoppeld aan het internet, waarna de gegenereerde data op een geautomatiseerde manier worden geanalyseerd. Op basis van afwijkingen in vaste patronen kan een seintje uitgaan wanneer een storing dreigt.
Onderhoud is daardoor steeds vaker preventief, waardoor onverwachte stilstand bijna tot nul wordt gereduceerd. Omdat downtime kan leiden tot 5% tot 20% productiviteitsverlies, is voorspellend onderhoud een van de meest veelbelovende trends in de maakindustrie. Andere voorbeelden van data-gericht werken beschrijven we in onze nieuwe whitepaper.

 

De kracht van dashboards

De mogelijkheden van data zijn bijna eindeloos. Daar ligt echter ook een risico, want door de variëteit en omvang van datasets zie je door de bomen het bos soms niet meer. Machinedata zijn alleen nuttig wanneer de ruis eruit wordt gefilterd. Het makkelijkste werk je met een dashboard waarop alleen relevante data worden weergegeven.

De volgende uitdaging dient zich dan aan. Helaas wordt het inrichten van een bruikbaar dashboard nog wel eens onderschat. Het vereist vakmanschap om de grafieken zodanig in te richten dat de gebruikers de relevante data krijgen voorgeschoteld. Onze ervaring is dat veel organisaties investeren in een oplossing, maar vervolgens een beetje vastlopen.
Bij het inrichten van een dashboard is er een aantal zaken waarop je moet letten:

1. Toon alleen die informatie waar de betreffende werknemer behoefte aan heeft. Het weergeven van overbodige data en velden remt de productiviteit.
2. Kies voor een simpele, overzichtelijke lay-out. Met andere woorden, de data moeten zodanig worden gepresenteerd dat een leek er iets mee kan.
3. Denk aan de juiste autorisaties. Geef medewerkers alleen toegang tot informatie die een raakvlak met hun werk heeft. Veel datalekken vinden immers plaats door verkeerd handelen door een collega.

 

De rol van Citrix Workspace

Een aangewezen tool om een inzichtelijk dashboard te maken is Citrix Workspace. Een voordeel van deze oplossing is de gestroomlijnde manier waarop informatie wordt aangeboden. In de intelligente feed van Citrix Workspace zien medewerkers alleen wat ze nodig hebben, precies op het juiste moment. Managers en medewerkers kunnen in één beweging rapporten bekijken, goedkeuring geven en bestanden openen.

De veiligheid wordt ook gewaarborgd. De data in Citrix Workspace worden beveiligd op basis van onder meer rol, locatie en apparaat. Op basis van voorspellende analyses, machineleren en kunstmatige intelligentie ontdek je potentieel gevaarlijk gedrag door gebruikers en wordt proactief gewaarschuwd voor andere bedreigingen.

 

Hulp nodig of meer weten?

Wil je eerst nog meer weten over de vierde industriële revolutie? In de whitepaper ‘De digitale fabriek’ gaan we diepgaand op dit onderwerp in.