Verhuizen naar de cloud? Neem je medewerkers mee!
Je verhuist – geheel of deels – naar de cloud. Wat betekent dat voor je organisatie en je medewerkers? Voor Barbara Wolters, Manager Business Development Cloud bij PCI Nederland, betekent dat onder meer één ding: continue training. En dan met name voor de medewerkers.
Niet mailen maar delen, dat is het devies van Barbara die al vele bedrijven begeleidde bij hun overstap naar de cloud. Want wat betekent zo’n overstap voor medewerkers van je organisatie? ‘Veel’, aldus Barbara. ‘Vandaar dat we ze intensief begeleiden. Want hun werkwijze wordt daadwerkelijk anders. Daarom sturen we vanuit PCI vooral op ons adoptieprogramma. Een programma dat medewerkers van de organisatie leert hoe om te gaan met de overgang naar de cloud. Uiteraard kun je daar gewoonweg documentatie over versturen. Maar wij delen die informatie liever in persoonlijke sessies. Hoe deel je voortaan je documenten? Welke tools heb ik om effectiever samen te werken en hoe gebruik ik ze? Het doel van het programma is vooral om medewerkers mee te nemen in het proces en ze te leren omgaan met de nieuwe werkwijze. Mensen houden nu eenmaal niet van verandering. Maar het laatste wat je als organisatie wilt, is dat je medewerkers het gevoel hebben dat ze aan hun lot worden overgelaten. Vandaar dat we de technische migratie naar de cloud koppelen aan een programma waarin we de voordelen van de nieuwe werkwijze continue duidelijk maken aan de medewerkers. Je moet dan denken aan inloopsessies, floorwalking, en een FAQ site.
Continuous adoption
Mensen meenemen. Het lijkt een logische stap, maar toch is het er volgens Barbara één die vaak wordt overgeslagen. ‘De IT-afdeling binnen iedere organisatie is kwetsbaar. Als er iets even niet werkt, is het de IT-afdeling die onder vuur ligt. Maar de overgang naar een andere IT-omgeving vergt nu eenmaal ook een ander manier van werken. Wij leggen dat graag persoonlijk uit aan medewerkers. Wat zijn de voordelen als je werkt met de nieuwste middelen? Wat kun je ermee? En vooral: wat kun je er nog meer mee? Nieuwe functionaliteiten – en die dienen zich bij Office 365 continu aan – brengen nieuwe en handige mogelijkheden met zich mee. Maar dan moet je wel weten welke. Vandaar ons adoptie-programma. ‘Continuous adoption’, daar draait het om. Want als je als organisatie van IT-structuur verandert, wil je niet alleen door blijven draaien, maar er ook voor zorgen dat je medewerkers tevreden blijven en het uiterste uit Office 365 halen. Voor henzelf, maar ook voor het bedrijf.’
Tevredenheidsonderzoeken
Een belangrijke volgende stap voor Barbara is weten of de nieuwe werkwijze ook werkt voor de medewerkers. Barbara daarover: ‘We zetten regelmatig tevredenheidsonderzoeken uit. Meten is heel belangrijk in het proces. je weet aan welke knoppen je moet draaien en kan snel bijsturen als dat nodig is. Je wilt mensen meenemen. En dat kan nu met “Continuous adoption”. Dáár draait het om.’
