Wetenschappelijk Informatiemanagement?
Het is woensdag 22 januari 2020. Ik rij het centrum van Amsterdam in via de Zeeburgertunnel. Omdat ik van een andere klantafspraak kom ben ik met de auto. Zoals altijd is het druk in Amsterdam centrum en ik weet dat een parkeerplek vinden aan de Kloveniersburgwal vrijwel onmogelijk is. Een beetje aan de late kant parkeer ik dus in de parkeergarage aan het Waterlooplein.
Het is heerlijk om een stukje te wandelen op deze zonnige, iets te warme winterdag. Maar ik heb ook een beetje haast. Binnen 5 minuten van de parkeergarage naar de Kloveniersburgwal lopen is toch bijna onmogelijk. Gelukkig heb ik mijn collega en de klant al laten weten dat mijn vorige afspraak iets uitliep. Op de valreep kom ik aan bij de KNAW. Iedereen heeft net koffie, dus we kunnen beginnen.
“Met M-Files maken wij het verschil”
Het begon ruim 2 jaar geleden, toen de KNAW een marktconsultatie deed voor een DMS. Wij (PCI Nederland) besloten hieraan mee te doen. Niet alleen omdat een onderdeel van de KNAW, het herseninstituut, al M-Files naar tevredenheid gebruikt. Ook niet omdat de gehele KNAW al een klant was van onze print divisie. Maar vooral omdat wij ervan overtuigd waren met M-Files het verschil te kunnen maken. Nadat de Europese aanbesteding is uitgeschreven, hebben wij afgelopen oktober gehoord dat wij deze opdracht gegund hebben gekregen.
Terug naar nu… Ik ben na de gunning uiteraard al een paar keer bij de klant geweest. Maar inmiddels is het al weer bijna twee maanden geleden. In november zijn mijn collega’s begonnen met het vertalen van de processen van de KNAW naar een inrichting in M-Files. Gelukkig is M-Files een flexibele oplossing waarbij veel mogelijk is. We bespreken de voortgang en de planning voor de komende processen. Inmiddels is Contractmanagement gereed, Post-en Archiefregistratie vrijwel gereed en staat het volgende proces al weer op de rit. De betrokken projectleden zijn enthousiast over de mogelijkheden. Daar wordt ik blij van. De KNAW, een wetenschappelijke organisatie, met veel documentprocessen. De perfecte omgeving om M-Files in te zetten.
Geen contentchaos, maar inzichtelijke beheersbare en efficiënte documentprocessen.
We stappen met zijn drieën naar buiten, mijn collega’s Remco, Ferdinand en ik. “Een goede meeting en de zon schijnt!” We praten nog even na en dan gaan we ieder weer onze eigen weg. Om orde te scheppen in contentchaos.
Auteur: Egbert van den Bosch, Salesmanager IT Solutions bij PCI Nederland
