Werken in transport en logistiek

Als organisatie in Transport en Logistiek werkt u met veel verschillende document- en datastromen. Deze komen voort uit de activiteiten van uw onderneming: het transporteren, beheren en afleveren van goederen. Het verwerken van deze documenten is arbeidsintensief, kost veel tijd en is foutgevoelig.
Voorbeeld van transportspecifieke documenten die bij elke opdracht terugkeren zijn: Offerte, Order, Orderbevestiging, Magazijnbon, Pakbon, CMR, Douanedocumenten, facturen, aanmaningen, foto’s van ladingen enzovoorts.

Naast de uitvoering van uw corebusiness, met de verwerking van de bijbehorende documenten, heeft uw transportbedrijf ondersteunende afdelingen zoals HRM, ICT en Finance. Deze afdelingen hebben hun eigen documenten en verwerken deze op hun eigen manier.
Voor u als transporteur is het belangrijk dat u beschikt over actuele informatie, dat u op de juiste tijd levert en dat u snel kunt factureren. Om de concurrentie voor te zijn én te blijven is het belangrijk dat u continu innoveert en de kosten op document- en dataprocessen verlaagt.
Net zoals ondernemers in elke andere sector is zult u ook kijken wat u door innovatie kunt besparen op de algemene kosten. Het financieel klimaat, de concurrentie en de teruglopende marges spelen dwingen u hier min of meer toe.

Belangrijke vragen zijn:
◦Kan ik processen zo inrichten dat ik kan besparen op het aantal FTE’s?
◦Kan ik fysieke handelingen in handmatige processen reduceren óf elimineren?
◦Welke processen binnen mijn organisatie zijn foutgevoelig én hoe los ik dit op?
◦Hoe ga ik om met de groeiende vraag naar digitale aanlevering van dossiers/documenten door mijn klanten?
◦Hoe breng ik overzicht aan in administratieve processen?
◦Hoe reduceer ik het papierverbruik binnen mijn organisatie (opslag en afdrukkosten)?
◦Hoe krijg ik mijn medewerkers mee in het digitale tijdperk?

Pci helpt u bij het maken van de strategische keuzes die leiden tot een efficiëntere, nog meer gestroomlijnde organisatie.

Bekijk onze oplossingen

Document- en Dataherkenning

Van oudsher hebben document- en dataprocessen een begin én eindhalte. Anno 2016 is het mogelijk om documenten digitaal te classificeren, waardoor u de handmatige handelingen kunt terugdringen of zelfs volledig elimineren. Samen met pci bepaalt u hoever u hierin wilt én kunt gaan. Wilt u documenten scannen en digitaal beheren? Wilt u digitale documenten automatisch verwerken? Of wilt u een stap verder gaan door bijvoorbeeld CMR bonnen digitaal af te tekenen met een pen of tablet? Scannen is hierdoor overbodig.

Als transporteurs heeft u te maken met verschillende documentklassen. Neem bijvoorbeeld een klassiek papieren proces: de CMR-bon. De CMR-bon gaat na ondertekening retour naar uw organisatie en moet worden verwerkt. Doet u dit nog handmatig óf bent u al overgestapt naar het scannen van CMR-bonnen?

Er gaat veel tijd verloren met het verwerken van documenten zoals CMR bonnen, facturen en overige poststukken:
◦Documenten worden eens per dag verzameld rondgebracht. Documenten die ad-hoc binnenkomen moeten een dag (of weekend) wachten tot ze rondgebracht én verwerkt worden.
◦Documenten raken kwijt óf beschadigd.
◦Het handmatig invoeren van factuurgegevens, ordergegevens en CMR-gegevens is foutgevoelig en tijdrovend.
◦Het handmatig matchen van facturen, orders én CMR bonnen is arbeidsintensief.

Denk in kansen

Naast CMR-bonnen komen er ook andere documenten binnen bij uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan fysieke post en facturen. Al deze documenten leggen eenzelfde proces af binnen uw organisatie.
Pci biedt oplossingen die bijdragen aan de verdere optimalisatie van uw bedrijfsprocessen.
Zo kunnen CMR-bonnen gescand worden en automatisch gekoppeld worden aan uw primaire systemen. Of u elimineert het hele scanproces door de CMR-bonnen digitaal af te tekenen. Facturen die via de post of e-mail binnenkomen worden automatisch verwerkt en geboekt in uw financiële administratie. Documenten kunnen digitaal toegekend worden aan medewerkers/afdelingen ter controle en worden automatisch gematcht met de bijbehorende order.

Voorbeelden:
◦CMR-bonnen digitaal aftekenen via een pen of tablet
◦Facturen digitaal herkennen, boeken en keuren
◦Poststukken toekennen aan de juiste afdeling
◦Documenten automatisch koppelen aan uw primaire systemen
◦Digitale workflows in plaats van papieren workflows

Documenten opslaan, raadplegen en vinden

Als transporteur heeft u te maken met veel verschillende documenten. Deze ontvangt u via verschillende bronnen (e-mail, post, portals, EDI enzovoorts). Na verloop van tijd zijn deze documenten overal. Fysiek in het archief, in uw e-mail box, in uw primaire CRM/ERP-systeem, op uw computer, in de centrale netwerkmap én wellicht in de cloud. Informatie raakt versnipperd binnen de organisatie met alle gevolgen van dien.

Gemiddeld zijn medewerkers in de transportsector 1 tot 2 uur kwijt per dag aan het vinden van informatie. Dit brengt verborgen kosten met zich mee. Daarnaast maken de medewerkers gebruik van tablets, smartphones én werken zij steeds meer vanuit huis. Hoe zorgt u ervoor dat actuele informatie overal, op elk moment beschikbaar is voor uw medewerkers?

Een Enterprise Content Managementsysteem biedt uitkomsten op het gebied van document- en dossierbeheer. U creëert één centrale plek waarin documenten, ongeacht bron of formaat, intelligent opgeslagen worden. Elke afdeling en iedere medewerker vindt zijn of haar informatie eenvoudig terug. Documenten zijn eenvoudig toe te voegen (e-mail, gescande documenten, MS-Word, MS-Excel etc.) en zijn direct beschikbaar voor de collega’s.

Pci richt zich op verbetering van de volledige informatievoorziening binnen uw bedrijf. Wij denken met u mee en helpen u om efficiënter te werken. Samen met u zorgen we ervoor dat uw organisatie toekomstbestendig wordt en blijft.

Document output

Het creëren en verzenden van documenten is een belangrijk aandachtspunt. In 2012 heeft de overheid bepaald dat een digitale factuur dezelfde status kent als een papieren factuur. Dit kan uw organisatie forse kostenbesparingen opleveren. Het verzenden van een factuur kost gemiddeld 2 euro (bestaande uit portokosten, afdrukkosten, arbeidstijd). Als u dit digitaal goed inregelt bespaart u deze kosten. Ook niet onbelangrijk: uw klanten verwachten van u dat u digitaal correspondeert als moderne onderneming.

Neemt u uw uitgaande documentenstroom onder de loep, dan komt u mogelijk tot de conclusie realiseren dat het geen sinecure is om uw manier van werken aan te passen:
◦Er worden documenten geproduceerd uit meerdere systemen.
◦Er worden documenten geproduceerd uit meerdere BV’s (huisstijlen).
◦Er wordt geprint vanuit een legacy systeem, dat geen e-mail (AS/400) ondersteunt.
◦Het ontwikkelen van nieuwe sjablonen is duur (het consultancytarief is al snel 1.000 euro per documenttype, per taal, per administratie).

Aanpassen is kostbaar, tijdrovend en technisch een flinke opgave. Op technisch gebied komt er nogal wat bij kijken, zoals bij het maken en verzenden van documenten. Hierbij moeten bijvoorbeeld pakbonnen, CMR’s en facturen worden opgemaakt.

PCI gelooft in een ideale werkomgeving.

De oplossingen van PCI zorgen ervoor dat jij je kunt focussen op je kernactiviteit.