ATLETIEKUNIE FINISHT MET MICROSOFT 365
De Atletiekunie bevordert als bondsbureau met 50 medewerkers de sportparticipatie in Nederland. Daarbij krijgen ze steun én support van NOC NSF. Nationale boegbeelden zoals Femke Bol en de estafette-teams trainen dagelijks op Sportcentrum Papendal Arnhem, waar ook de Atletiekunie is gehuisvest. Topsport, wedstrijdsport en breedtesport stimuleren, dat doen ze in Arnhem maar al te graag. Om dat optimaal te blijven doen, is een interne upgrade van werkstromen en -processen nodig. De weg naar PCI was al snel gevonden. Inmiddels staat de migratie naar Microsoft 365 gepland. Die migratie is voor de Atletiekunie een logische stap, weloverwogen gemaakt. Weloverwogen omdat het direct invloed heeft op kernactiviteiten, bijvoorbeeld: themadagen, scholingen voor trainers en juryleden, en presentaties voor bestuurs- en unieraadsvergaderingen. Maar uiteraard ook de organisatie van atletiekwedstrijden en loopevenementen, de competitie en NK’s.
Aanloopfase migratie: positieve wisselwerking
Controller Ingeborg Meulman: “PCI is een allrounder met helicopterview: ze begrijpen onze bestuurslaag en kennen tegelijkertijd de ins en outs op onze werkvloer. We zitten in de aanloopfase, onze samenwerking is ‘work in progress as we speak’. Onze ervaring tot nu? Persoonlijke werkwijze; praktisch en ‘hands on’ gericht, korte lijntjes en ze schakelen snel. Medio januari 2022 migreren we naar Microsoft 365. Houden we rekening met opstartproblemen? Vooruitgang is altijd wennen. Maar PCI’s kantoor is vlakbij, in Duiven, voor als we helpende handen nodig hebben aan de desktop. En er komen migratietrainers naar ons kantoor op Papendal, Arnhem. In begrijpelijke, makkelijke IT-taal akkeren ze onze medewerkers er doorheen.”
Solide Volkswagen met pit, die doet wat ie moet doen
Ingeborg Meulman: “Wij als Atletiekunie hebben zelf geen IT-er in huis, dus fijn dat PCI dat voor ons verzorgt. Werken met Microsoft 365 is dadelijk even nieuw, maar ook weer niet ‘life changing’. Ze staan er precies zo in als wij: ‘Maak ’t niet onnodig moeilijker dan ’t is.’ Voor onze organisatie volstaat een doeltreffend pakket, geen functionaliteiten die we niet nodig hebben. We hebben geen Rolls Royce maar een solide én pittige Volkswagen nodig die doet wat ie moet doen.” En PCI helpt daarbij. Met hun IT-adoptatietraject wordt de Atletiekunie een moderne werkplek. Medewerker Facilitair Adwin van Groeningen: “Momenteel schonen we onze systemen alvast op, als voorbereiding op het Nieuwe Werken; denk daarbij aan de complete inrichting van Microsoft Teams. De aankomende vernieuwing leeft al steeds meer bij onze mensen.”
Alles draait om Volta, straks ondersteund door Microsoft 365
Adwin van Groeningen: “De Atletiekunie werkt grotendeels met Volta: ons web based ledenadministratie-systeem dat organisatie-breed functioneert. Kort gezegd: alles draait om Volta. Onze leden, 300 aangesloten atletiekverenigingen en 80 loopgroepen, loggen via onze site in. Volta geeft toegang tot belangrijke informatie, over onder andere opleidingen en trainingen. Volta blijft de spin in ’t web. Voor de overige office workflow, zoals facturatie, het opstellen van documenten en mailverkeer, gebruiken we na de migratie Microsoft 365. Wat de doorslag gaf bij de keuze voor PCI? Hun betrokkenheid. Dat ‘t klopte, bleek bij de officiële kick off van onze samenwerking. Onze PCI accountmanager is bevlogen. Hij bracht spontaan saucijzenbroodjes mee. In die tijd had de Atletiekunie het sociale contact met alle collega’s moeten missen, dus dat mooie gebaar maakte indruk! PCI staat dicht bij ons, bij de Atletiekunie. Ze begrijpen onze sportbond, dat wij als non-profit organisatie andere belangen hebben dan commerciële instellingen. We weten precies wat we aan PCI hebben. Al hun communicatiekanalen zijn up-to-date met een snelle reactietijd. Recentelijk nog: ik belde over de installatie van de nieuwe laptops. In dezelfde call meldde PCI dat het WIFI wachtwoord straks meteen in werking wordt gezet, ik kreeg een gebruikershandleiding én de verwachte leveringsdatum. Fijn!”
