Bibliotheek Kerkrade klaar voor de toekomst

Binnenkort verhuist Bibliotheek Kerkrade. Een perfect moment om alle systemen eens goed tegen het licht te houden. Zo ook de printvoorzieningen van de bibliotheek. Het huidige systeem werkt, maar kan beter. Om over snelheid nog maar te zwijgen. Samen met PCI is gekeken naar een printoplossing waarbij service, gemak en veiligheid leidend moesten zijn. “We zijn erg tevreden met het resultaat, want we bieden nog méér dan men van ons zou verwachten”. De bibliotheek is helemaal klaar voor de toekomst.

Veiligheid, betrouwbaarheid en service

Waar Bibliotheek Kerkrade veel waarde aan hecht is veiligheid, betrouwbaarheid en service. ‘Wij willen onze leden optimaal kunnen bedienen. Het maken van prints is één van die diensten, naast uiteraard een mooi aanbod aan boeken en andere media, aldus Miriam Frankort van Bibliotheek Kerkrade. ‘De oude printoplossing was een kopieermachine met muntautomaat. Afdrukken moesten afgerekend worden bij de balie. Omdat de multifunctionele printer in het zicht stond, was dat een relatief eenvoudige oplossing die lange tijd prima heeft voldaan.’ Er zat echter een verhuizing aan te komen en dan zou de multifunctionele printer niet meer in het zicht staan.

Op naar de toekomst, vond men in Kerkrade.

‘Na de verhuizing zou de printer geplaatst worden in een aparte printkamer zonder toezicht. Vanwege de veiligheid en het missen van inkomsten was het niet meer wenselijk dat gebruikers zelf hun afdrukken van de printer konden halen. Daarom werd er gezocht naar een andere oplossing.’

Eenvoudig, veilig, en geen extra werk

Die wensen waren duidelijk: een eenvoudig te gebruiken printsysteem voor zowel de gebruikers als de bibliotheekmedewerkers, met zo min mogelijk printer onderhoud en minder werk voor de medewerkers, met daarnaast een veilige manier van betalen voor de gebruikers. De oplossing van PCI lag in de softwarekoppeling van BicatWise aan de multifunctionele printer.

Veilig printen vanuit BicatWise

Ferdinand Riethoff, Solutions Consultant bij PCI. ‘Via de leverancier van het bibliotheeksysteem BicatWise, HKA, kreeg Bibliotheek Kerkrade informatie over ons project bij de Openbare Bibliotheek Gelderland Zuid. Daar hadden we een passende oplossing voor follow me printing geïmplementeerd. Dat was voor Kerkrade de aanleiding om met PCI te gaan praten over de mogelijkheden.

 

Ferdinand Riethoff: ‘Het komt erop neer dat de gebruiker na inloggen op zijn beveiligde account in BicatWise van daaruit ook een printopdracht kan formuleren en ‘klaarzetten’ om te worden geprint. Er wordt voor elke printopdracht een unieke code gegenereerd. Die code moet de gebruiker vervolgens invoeren op het display van de multifunctionele printer . Totdat je die code invoert blijft de opdracht dus veilig in de portal-omgeving. Pas als de betaling geaccordeerd is en die code wordt ingevoerd komt de printopdracht vrij op de printer.

Ideale Print oplossing voor bibliotheek

Voor alle bibliotheken die gebruik maken van BicatWise is dit de ideale oplossing om beveiligd te kunnen printen zonder de zorgen van contante betaling en administratie. Dat is gekoppeld aan het BicatWise account van de gebruiker. Er is bovendien geen toezicht van een medewerker meer nodig.’

Bibliotheek Kerkrade heeft nog wel een wens om iDeal-betalingen voor printwerk als dienst aan te bieden, maar dat is iets voor in de toekomst. De keuze van software en multifunctionele printer die nu in gebruik is, heeft de functionaliteit in zich om dat aan te kunnen.

 

‘Voor ons is het grote voordeel dat we onze leden de service kunnen bieden die zij van ons verwachten, zonder dat het ons veel inspanning in administratie en handling kost. Het scheelt bovendien in kosten, want zo’n muntjesapparaat moet ook worden onderhouden. Dat is bovendien technologie die eigenlijk niet meer van deze tijd is. En dat is juist wat wij wél willen zijn: een moderne bibliotheek, van deze tijd en klaar voor de toekomst’, aldus Miriam Frankort.