Boon Edam: “Door deze oplossing is de vraag naar eigen apparatuur eigenlijk nul”

HOE IS DE RELATIE MET PCI NEDERLAND ONTSTAAN EN GEGROEID?

Medio half jaren ’90 is contact gelegd tussen Boon Edam en destijds Dantuma. De relatie is gestart met het bestellen van desktop printers en supplies. Doordat de samenwerking voor beide organisaties goed verliep heeft pci Nederland aangeboden om ondersteuning te bieden in het optimaliseren van het printerpark. De wildgroei en diversiteit aan afdrukapparatuur maakte de behoefte aan optimalisatie binnen diverse afdelingen steeds groter. Die wildgroei aan afdrukapparatuur kwam voort uit het feit dat het beheer van alle printers bij de afdeling IT lag en het beheer van de multifunctionals bij de afdeling Facility.

Medio 2010 is door pci Nederland een PDMA (Pci Document Management Analyse) opgestart om een blauwdruk te maken van de documentstromen en afdrukapparatuur binnen Boon Edam. Gebaseerd op het PDMA rapport is door pci Nederland geadviseerd om het gehele printerpark te centraliseren en uniformiteit te creëren, waardoor het aantal devices flink gereduceerd kon worden. Dit heeft geresulteerd in een reductie van het aantal scanners, dekstop printers en multifunctionals van maar liefst 80%.

Dennis Lambalk (Global IT-servicemanager bij Boon Edam) vertelt: “Dit was een grote reductie van het aantal devices. De service lag voorheen bij onze afdeling (IT) en met deze oplossing was het ook de eerste keer dat alle machines en de follow-me oplossing in één mantelovereenkomst werden ondergebracht. Hierdoor is het beheer voor ons enorm vereenvoudigd.” Na de expiratie van de eerste mantelovereenkomst heeft opnieuw een inventarisatie plaatsgevonden en is de invulling van de nieuwe situatie geoptimaliseerd met nieuwe multifunctionals in combinatie met een verbeterde follow-me oplossing.

WAAROM WEDEROM VOOR PCI NEDERLAND GEKOZEN?

De samenwerking verloopt al jaren naar tevredenheid. Met name door de heldere en eerlijke communicatie weten beide partijen wat er van elkaar verwacht mag worden.

Dennis: ”Het was voor Boon Edam duidelijk wat wij aan pci Nederland hadden, er was een reductie in kosten en er werd een oplossing geadviseerd die zich reeds in de markt had bewezen. Ook sprak de merkonafhankelijkheid ons erg aan. Hierdoor kan pci Nederland kijken naar wat de klant nodig heeft en daar adviserend op inspelen door de brede keuze aan merken en producten. Dat heeft Boon Edam doen besluiten om geen tijdrovende tender uit te schrijven, maar wederom te kiezen voor de expertise van pci Nederland.”

Dennis vervolgt: “Wellicht zou er na een zoektocht heus een aanbieder zijn gevonden die nog goedkoper zou zijn, maar dat zou bij ons niet de doorslag geven. We hebben in samenwerking met pci Nederland geïnventariseerd waar we op dat moment stonden, waar we naartoe wilden en hoe we dat het beste konden invullen. Ook de overgang van de vorige overeenkomst naar de nieuwe overeenkomst verliep heel soepel. Pci Nederland was daar erg flexibel in en heeft heel goed ingespeeld op onze wensen.”

DE OPLOSSING

Bij Boon Edam is een oplossing geïmplementeerd bestaande uit multifunctionals in combinatie met een follow-me – en scanoplossing. Follow-me wordt binnen Boon Edam ingezet voor het beheer en beveiligd afdrukken. Het beveiligd afdrukken wordt met name gebruikt om stapels papier op de machines te voorkomen, maar ook om te voorkomen dat iedereen een desktop printer op zijn/haar bureau wil hebben. “Door deze oplossing is de vraag naar eigen apparatuur eigenlijk nul”. De scanoplossing draagt zorg voor de juiste routing van het document en door middel van de OCR-technologie worden documenten doorzoekbaar gemaakt. Met gebruik van de scanoplossing worden al veel contracten en offertes in gescand en digitaal opgeslagen. Er zijn vele andere functionaliteiten te benutten met de follow-me oplossing, maar zoals Dennis vertelt bevindt Boon Edam zich momenteel in een ‘tussenfase’ en zijn zij wereldwijd bezig om een centraal ERP-systeem uit te rollen. Zodra dit gerealiseerd is zullen meer functionaliteiten van de follow-me oplossing ingericht en benut worden.

WELKE VOORDELEN BRENGT DE HUIDIGE SITUATIE MET ZICH MEE?

Dennis: ”Het grootste voordeel van de huidige situatie is de centralisatie van de apparatuur waardoor een aanzienlijke kostenreductie is gerealiseerd. Wat zeker ook belangrijk is, is dat al het onderhoud voor de apparatuur nu geregeld is omdat alles is ondergebracht in één mantelovereenkomst. Dit maakt het beheer voor ons erg eenvoudig”. Het is mooi om te zien dat pci Nederland erin geslaagd is om middels de PDMA inzichtelijk te krijgen hoe voor Boon Edam de grootste efficiencyslag haalbaar was. “Nu staat er een totaaloplossing waarmee wij (wellicht door de jaren heen in een nieuw jasje) de komende 10 á 15 jaar voort kunnen. Ook beschikken wij nu over een gedegen basis mochten wij ervoor kiezen om meer te gaan doen met documentmanagement.”