Corins BV verzekerd van risicobeheersing met M-Files

Als zogenaamd volmachtbedrijf heeft Corins BV, volledig dochter van a.s.r., een belangrijke en onderscheidende activiteit: het bedrijf zit in de co-assurantiemarkt. Dat wil zeggen, ze verzekert risicovolle en complexe projecten/objecten samen met andere co-assuradeurs. Een beetje van: gedeelde smart is halve smart. Doordat het zo complex is en omgeven met veel en complexe documenten zocht Corins naar een oplossing voor haar documentbeheer. M-Files wist daar – met partner PCI – wel raad mee.

Corins zit dus in verzekeringen, maar zeker niet in die voor de ‘alledaagse’ business. Edwin Hoffschlag, Finance Director: ‘We zijn een zogenaamde co-assuradeur. We verzekeren risicovolle projecten samen met anderen om de risico’s beter te kunnen spreiden en dragen. We zijn actief voor diverse binnen- en buitenlandse schadeverzekeraars. Veelal voor moederbedrijf a.s.r. maar dat is zeker niet de enige verzekeringsmaatschappij waarvoor we werken.’

Het proces van co-assurantie bestaat al heel lang. Hoffschlag: ‘Het is echt een specialistische markt, omdat het een erg complexe en risicovolle markt is. Destijds wilde a.s.r. ook toetreden tot deze grootzakelijke markt als aanvulling op haar dienstverlening. Het bedrijf koos ervoor dat te doen door de overname van Generali en die toe te voegen aan het al succesvolle Corins. Dat gaf ons wel direct een enorme ‘boost’: we kregen meer mensen, meer armslag en konden dus met grotere belangen meedoen met interessante projecten.’

Toegevoegde waarde

De co-assurantiemarkt is een typisch voorbeeld van gerichte en georganiseerde samenwerking om de lasten en risico’s te kunnen dragen. Hoffschlag: ‘Wij geloven dat de co-assurantiemarkt een belangrijke toegevoegde waarde is voor de verzekeringsbranche en hebben ons daar helemaal in gespecialiseerd. Tegenwoordig kan het om grote belangen gaan die enorme waardes vertegenwoordigen. Dat is voor één verzekeraar niet of nauwelijks te dragen. Vandaar dat het concept van de co-assurantiemarkt – waarbij de lasten en risico’s worden gedragen door meerdere partijen, verdeeld naar draagkracht en ambitie – écht een bijdrage kan leveren aan die organisaties en bedrijven die graag die grote belangen willen zekerstellen. Wij stellen die bedrijven in staat toch die risicovolle projecten te doen en hún ambities waar te maken.’

Complex, veel betrokkenen, grote risico’s

Hoffschlag: ‘Het werkt als volgt: een bedrijf wenst een bepaald risico af te dekken en via speciale makelaars zetten ze de vraag uit in de markt bij de verzekeraars die zich op dit soort toepassingen toeleggen, zoals Corins dus. Die makelaars zijn deskundig en kunnen de risico’s inventariseren, beoordelen en oplossingen bedenken in de vorm van partijen die (deels) op basis van hun specialisatie dan wel vermogen garant zouden kunnen staan. Die makelaars hebben vervolgens toegang tot de co-assurantiemarkt en kunnen het probleem (het risico of een deel van het risico) bij verzekeraars in die markt beleggen. Een verzekeraar geeft aan wel voor een bepaald percentage garant te willen staan en vervolgens blijft nog een te verzekeren restbedrag over. Dat wordt uitgezet bij andere partijen, net zo lang totdat het hele risico is gedekt. Het resultaat is één polis, met meerdere verzekeraars die ieder voor een bepaald aandeel garant staan. Als je weet dat het in de ‘normale’ verzekeringswereld al behoorlijk ingewikkeld is met polissen en alle voorwaarden die gekoppeld zijn aan zo’n polis, kun je bedenken dat het hier nog een serieuze factor complexer wordt. Enerzijds doordat de belangen veel groter zijn en anderzijds doordat er meer stakeholders zijn die allemaal hun deel van het probleem op hun bordje krijgen. En het aantal bijbehorende documenten gestaag groeit naarmate er meer betrokkenen zijn.’

Groei in mensen, projecten en informatie

Corins zit in brandverzekeringen, transportverzekeringen en aansprakelijkheidsverzekeringen. Die laatste categorie verloopt bijna voor 100% via a.s.r.; de andere sectoren verlopen ongeveer voor de helft (brandverzekeringen) en voor meer dan de helft (transportverzekeringen) via onze moedermaatschappij a.s.r.’ De integratie van Generali met Corins in 2018 betekende niet alleen groei in mensen, maar ook in projecten en dus in informatie- en documentstromen.

Corins zocht een adequate oplossing voor die complexe informatiestromen en communicatie tussen alle stakeholders. ‘Er bestond al contact met PCI omdat we in het verleden veel deden met papieren communicatie’, aldus Hoffschlag. ‘De output-oplossingen die PCI daarvoor leverden voldeden altijd prima, maar de wereld is veranderd. Steeds meer verloopt digitaal en dus moesten we als bedrijf ook een digitale transitie doormaken. Daarnaast moest er meer structuur komen in al die informatie om overzicht te kunnen houden. Dat was best lastig. Veel van de documenten die wij gebruiken zijn heel belangrijk maar ook heel specifiek. Er is veel maatwerk, want in deze branche is geen project hetzelfde. In tegenstelling tot de ‘normale’ verzekeringsbranche. Polissen op papier in een kast zijn niet meer van deze tijd en het belemmert ons in onze ambities. Informatie moet volledig, actueel en beschikbaar zijn voor de mensen die ermee moeten werken. Toen PCI ons tijdens hun ‘innovatiedagen’ M-Files als oplossing liet zien, raakten we direct enthousiast. Het idee dat je alle informatie direct beschikbaar hebt, alles makkelijk kunt terugvinden gebaseerd op wat het is, ook als je niet precies weet waar het is, sprak ons aan.’

Hoffschlag somt op en vindt het vooral belangrijk dat je in M-Files:

• informatie kunt opslaan en beheren vanuit diverse formaten en systemen;
• informatie veel eenvoudiger en sneller kunt terugvinden;
• de metadatering flexibel en naar eigen wensen kunt inrichten;
• koppelingen met allerlei achterliggende backoffice systemen kunt maken, waaronder BEAS, het door Corins gebruikte basissysteem voor de verzekeringen;
• (semi-)geautomatiseerde workflows kunt inrichten, voor bijvoorbeeld de factuurafhandeling;
• een sterk gereguleerde autorisatie kent, waardoor je controle houdt op de toegang en afhandeling van specifieke informatie door specifieke medewerkers.

Hoffschlag: ‘Daarnaast biedt M-Files een Cloud-oplossing die ons flexibeler maakt, de mobiliteit van onze medewerkers vergroot doordat ze ook onderweg of elders toegang kunnen krijgen tot de meest actuele informatie en de beveiliging van informatie vergroot. Bijvoorbeeld de two factor authentication in M-Files biedt ons de garantie dat alleen de juiste mensen toegang krijgen tot de informatie. Daarbij kan informatie niet lokaal worden opgeslagen, maar moet volgens de ingerichte methodiek direct naar de ‘kluis’ in M-Files. Het polisnummer en het schadenummer uit BEAS – belangrijke zoekcriteria – gaan mee met het document naar M-Files. Geen sprake dus van ‘zwervende bestanden’ zomaar ergens op een usb, pc of laptop. What happens in the office stays in the office… Een gespecialiseerde leverancier als M-Files, met PCI als uitvoerend partner, gaat in de ontwikkeling van dergelijke toepassingen veel sneller dan wij dat zelf zouden kunnen of doen.

Vooraf goed nadenken

Hoffschlag benadrukt dat het van belang is vooraf goed na te denken over hoe je je informatiestructuur wilt inrichten en weergeven in M-Files. ‘Dat bespaart achteraf veel werk en levert dus het meeste rendement op. Bovendien, als je het op die manier doet en je neemt de medewerkers gelijk mee in het hele proces, zul je zien dat ook zij direct het nut ervan (h)erkennen en ernaar handelen. Je bent tenslotte voor het succes van zo’n systeem wel afhankelijk van hoe de medewerkers ermee omgaan. Er mogen geen belemmeringen of omweggetjes zijn die de structuur en methodiek doorkruisen.’ Daarom heeft Corins een aantal key users die de rest van de organisatie voortdurend bij de les houdt en bijstaat als er eventueel onduidelijkheden zijn in het gebruik.

Probleemloos doorgroeien

Tot slot: ‘Het belangrijkste doel voor Corins met M-Files was het wegnemen van elk risico op verkeerde, onvolledige of zoek geraakte informatie. Daarin zijn we door onder meer het toepassen van versiebeheer, informatiebeveiliging en geautomatiseerde workflows volledig geslaagd. Transparantie, compliancy en controleerbaarheid zijn volledig ‘in control’. Inmiddels hebben we zelfs een nieuwe, grotere database geïmplementeerd doordat we – na de toevoeging van de nieuwe mensen – zo snel groeiden, dat we tegen ons (afgesproken) plafond aanliepen. Nu kunnen we weer probleemloos doorgroeien.’