Close
  • Home
  • Oplossingen
    • Ga terug
    • Printoplossingen
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • Bedrijfsprinters
      • Productie printers en printstraten
      • Plotters & grootformaat printers
      • Printer leasen
      • (Thuis)printen-as-a-service
      • Scanners
      • Veilig mobiel printen
      • Managed Print Services
      • Print management
      • PCI printer service en onderhoud
    • Informatiemanagement oplossingen
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • M-Files: Een intelligente document management oplossing
      • M-files en Office 365 samen sterker
      • AFAS en M-FIles
      • Digitaal Contractbeheer
      • Digitale Factuurverwerking
      • Digtaal HR dossier
      • Digitale dossiervorming voor advocatuur
    • Cloud- en IT oplossingen
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • IT Strategie
      • IT Architectuur
      • IT Adoption & Change management
      • IT Security
      • Cloud werkplek
      • Device as a Service
      • Back-up as a Service
      • WiFi as a Service
      • Networking as a service
      • Managed Firewall
      • Security Awareness
      • Phishing Simulatie
      • Managed Mail Security
      • Managed Endpoint Detection & Response (EDR)
      • Managed Patchmanagement
      • Managed Cyber Alarm
      • Monitoring as a Service (MaaS)
      • Cloud readiness assessment
      • IT Continuity Services (24/7)
      • IT detachering
      • IT-to-IT Support, de professionele helpdesk
    • Audiovisuele oplossingen
      • Ga terug
      • Presenteren met interactieve presentatieschermen
      • Video conferencing en videovergaderen
      • Vergaderruimte inrichten
      • Digitale billboards
      • Narrowcasting voor bedrijven
      • SmartPole
      • Videowall en monitoring
      • Livestream oplossingen
      • Livestream oplossing uitvaartdienst
      • Livestream oplossing educatie
      • Reserveren en beheren
      • Werkplekken reserveren
    • Kantoorartikelen en projectmeubilair
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • Webshop PCI
      • Webshop (voorheen Bouman)
      • Over PCI Supplies
      • PCI Premium papier
  • Business cases
  • Over PCI
    • Ga terug
    • Over ons
    • Partners
    • Nieuws
    • Blogs
    • PCI Events
    • Vestigingen
  • Klantenservice
    • Ga terug
    • IT klantenservice
      • Ga terug
      • IT > Remote Control
      • Veelgestelde vragen
    • MPS klantenservice
      • Ga terug
      • PCI Service Portal
      • Hulp op afstand
      • Veelgestelde vragen
    • Audiovisueel klantenservice
      • Ga terug
      • Veelgestelde vragen
    • Webshop klantenservice
      • Ga terug
      • Veelgestelde vragen
  • Werken bij PCI
  • Home
  • Oplossingen
  • Webshop
  • PCI Nieuwsbrief
  • Werken bij PCI
  • Klantenservice
  • Oplossingen
      • Cloud- en IT oplossingen
          • Managed Services
            • Cloud werkplek
            • Device as a Service
            • Networking as a service
            • WiFi as a Service
            • Monitoring as a Service
            • Managed Patchmanagement
            • Cloud readiness assessment
          • IT Security
            • Managed Endpoint Detection & Response
            • Managed Cyber Alarm
            • Managed Firewall
            • Security Awareness
            • Security Insights
            • Phishing Simulatie
            • Back-up as a Service
            • Managed Mail Security
            • IT Continuity Services
          • Strategisch advies
            • IT Strategie
            • IT Architectuur
            • IT Adoption & Change Management
            • IT Security
            • Bekijk onze IT whitepapers
          • Project Services
            • IT detachering
            • IT Adoptie & Training
            • IT-to-IT Support
      • Printoplossingen
          • Bedrijfsprinters
            • A3 printers
            • Plotters & grootformaat printers
            • Productie print en printstraten
            • Scanners
          • Print software
            • Print management
            • Veilig mobiel printen
            • Scan, capture & workflow
          • Dienstverlening
            • Printer leasen
            • (Thuis)print as a Service
            • Managed Print Services
            • PCI printer service en onderhoud
      • Informatiemanagement oplossingen
          • Producten en diensten
            • M-Files: Een intelligente document management oplossing
            • M-Files en Office 365 samen sterker
            • AFAS en M-Files
          • Documentprocessen optimaliseren
            • Digitaal contractbeheer
            • Digitaal HR dossier
            • Digitale factuurverwerking
            • Digitale dossiervorming voor advocatuur
          • Document digitalisering
            • Scan en herken
            • Digitaal ondertekenen
      • Audiovisuele oplossingen
          • Presenteren, vergaderen en samenwerken
            • Video conferencing en videovergaderen
            • Presenteren met interactieve presentatieschermen
            • Vergaderruimte inrichten
          • Narrowcasting
            • Digitale billboards
            • Narrowcasting voor bedrijven
            • SmartPole
            • Videowall en monitoring
          • Webcasting
            • Livestream oplossingen
            • Livestream oplossing educatie
            • Livestream oplossing uitvaartdienst
          • Workplace Management
            • Vergaderruimte reserveren
            • Werkplekken reserveren
      • Kantoorartikelen en projectmeubilair
          • Webshops
            • Webshop PCI Supplies
            • Webshop (voorheen Bouman)
          • Meer informatie
            • Over PCI Supplies
            • PCI Premium Papier
  • Business cases
  • Over PCI
    • Dit is PCI
    • Partners
    • Nieuws
    • Blog
    • PCI Events
    • Vestigingen
  • Klantenservice
    • MPS (Print) klantenservice
      • PCI Service Portal
      • Hulp op afstand (MPS)
      • Veelgestelde vragen
    • IT klantenservice
      • Hulp op afstand (IT)
      • Veelgestelde vragen
    • Audiovisueel klantenservice
      • Veelgestelde vragen
    • Webshop klantenservice
      • Veelgestelde vragen
PCI Nederland Business cases Corpo Mission zocht een AVG proof informatiebeheer systeem

Corpo Mission zocht een AVG proof informatiebeheer systeem

Corpo Mission Bas Monster

Corpo Mission is een detacheerder in Bergschenhoek en bemiddelt in tijdelijke en vaste functies, specifiek voor woningcorporaties. Een echte niche player dus, want detacheren kunnen er wel meer. Aangezien bij die persoonsbemiddeling nogal wat tot personen herleidbare informatie is gemoeid, zocht Corpo Mission een oplossing voor volledige compliancy en transparantie van haar informatieprocessen. ‘M-Files bleek voor ons dé intelligente informatiebeheeroplossing te zijn die deze zekerheden biedt’, aldus Bas Monster, verantwoordelijk voor de back-office bij Corpo Mission.

Corpo Mission is misschien niet zo groot, maar heeft wel zo’n 10 procent van de personeelsmarkt, specifiek voor de woningcorporaties. Monster: ‘Uitgaand van zo’n 320 woningcorporaties inclusief een flexibele schil in mensen van ongeveer 1000 hebben wij met 100 mensen ‘buiten’ een relatief groot aandeel als kleine organisatie. Dat komt door de specialisatie. Personeel voor woningcorporaties zoeken is een vak apart. Het is een breed vakgebied en omvat eigenlijk alles waar verstand voor nodig is van zowel de opdrachtgever als de klanten van de opdrachtgever. Van onderhoud tot financiën, van sociaal beheer tot bouw en alles wat daartussen zit. Met daarbij voor ons westelijk Nederland als werkgebied.’

Groei leidde tot onrust

Corpo Mission doet het goed. Het bedrijf is gestaag gegroeid vanaf 2012 met 18 mensen gedetacheerd, naar nu 100 mensen gedetacheerd. Die specialisatie loont dus blijkbaar. Monster: ‘Er kleeft echter ook een nadeel aan die groei. Waar we voorheen nagenoeg alles via de ‘digitale papieren’ weg deden, groeide er onrust doordat het gewoon te veel werd. Het waren papieren processen die (grotendeels) digitaal waren gemaakt, maar dat gaf niet altijd de gewenste zekerheid. Als je je moet afvragen of alles compleet is, of het actueel is, of alle handtekeningen er zijn, wat de relatie is met andere informatie etc. dan groeit er toch wat onrust. Zeker met de druk van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op de achtergrond. Informatie was wel digitaal, maar dan vaak verspreid opgeslagen. Of gescand en vervolgens opgeslagen, zonder directe link naar andere informatie en met daarbij vaak maar één of twee ingangen om het terug te vinden. Gegevens werden ook nog regelmatig handmatig overgenomen vanuit gescande documenten naar ons basissysteem. Dat werd steeds lastiger en arbeidsintensiever naarmate we groeiden. Toenemende wet- en regeldruk en uitbreiding van diensten leidden vervolgens tot nog grotere werkdruk. Daarmee groeide dus eigenlijk ook de onrust.’

AVG compliancy

Die AVG was voor Monster een mooie aanleiding om eens rond te kijken naar een oplossing voor het informatiebeheer: het moest veilig, compliant, transparant en werkbaar. Monster: ‘Corpo Mission heeft zich op een aantal cruciale bedrijfsprocessen NEN-gecertificeerd, bijvoorbeeld met betrekking tot aansprakelijkheid. Je detacheert mensen bij een organisatie en die eisen dat wanneer er iets verkeerd gaat, wat altijd kan, risico’s gedekt zijn en aansprakelijkheden helder. Het kan namelijk verstrekkende gevolgen hebben voor de betrokkenen. Die certificeringen betekenen dat je bij een audit direct moet kunnen aantonen hoe processen verlopen, wat er met informatie gebeurt en wat hoe wordt opgeslagen en voor wie het toegankelijk is, etc. Die certificeringen zijn voor ons cruciaal: zonder certificeringen word je niet als serieuze gesprekspartner gezien in de wereld van woningcorporaties. Die eisen bepaalde zekerheden, zoals ik al uitlegde. Maar een certificaat halen is één ding, het behouden en processen aantoonbaar op orde hebben en houden is weer een ander ding. Daarvoor zochten we met betrekking tot informatiebeheer een adequate oplossing.’

Audit op komst

Er zat weer zo’n audit aan te komen en Monster wilde graag alles op orde hebben voor het moment daar was. Monster: ‘We zochten iets dat direct aansloot bij onze bestaande omgeving. We zijn niet zo groot, maar gaan natuurlijk niet onze halve IT-omgeving aanpassen om een goed DMS te kunnen implementeren.’ Het DMS moest aan een aantal eisen voldoen:

  • Het moest aansluiten op het recruitment systeem/database met inzetbaar personeel;
  • het moest AVG proof zijn;
  • het moest bij voorkeur cloud based zijn;
  • Het systeem moest flexibel en aanpasbaar zijn naar de wensen van Corpo Mission;
  • Het moest leiden tot een snellere doorlooptijd van processen en minder werkzaamheden voor de mensen van Corpo Mission.

Via een relatie kwam Monster bij PCI terecht, een M-Files partner waar ze precies begrepen wat Corpo Mission nodig had. Ook was draagvlak binnen Corpo Mission noodzakelijk, vond Monster. ‘Dan zou je denken dat je met een kleine back-office daar snel uit bent, maar dat hoeft echt niet. Het betekent voor de mensen dat ze anders moeten gaan werken en dan heeft zo’n implementatie een grote impact. Juist op een kleine organisatie.’
Die steun was er echter snel en het voordeel van een kleine organisatie is dan weer wel dat het ook gemakkelijk schakelen is: de man die er alles van wist zat een paar stoelen verder bij wijze van spreken.

Functionaliteit naar behoefte

De keuze voor M-Files is vooral ingegeven door de effectiviteit en flexibiliteit in gebruik van de software, de intelligente manier van omgaan met informatie (classificering en terug zoeken) en het feit dat het een (private) cloud-oplossing is. Functionaliteit kan daarmee snel worden afgestemd op de behoefte. Monster: ‘Veel DMS’en hebben een breed scala aan functionaliteit, maar daar hebben wij niet zo’n behoefte aan. Bij M-files is het allemaal af te stemmen naar onze behoefte. Het bleek vervolgens dat slechts weinig aanpassingen nodig waren in de werkwijze van Corpo Mission. Monster: ‘De flows zijn relatief makkelijk in te richten naar onze wensen. Nu moet ik er wel bij zeggen, dat ik zelf altijd precies wil weten hoe iets werkt. Ik kon me dus helemaal uitleven tijdens de implementatie. Dat had direct als voordeel dat ik in het vervolg veel sneller zelf dingen kon aanpassen en de anderen hier kon helpen. Voor ons werd het beheer van de informatie daarmee een stuk overzichtelijker en eenvoudiger: het scheelt ongeveer de helft van tijd die we aan een dossier besteden! Op het moment dat er een match is tussen opdracht en kandidaat wordt een actief projectdossier aangemaakt in M-Files. Alles is vervolgens geborgd. Van het aanmaken van informatie tot de opslag en het terugvinden, inclusief rappellering over volledigheid, eventueel verwijderen van informatie die niet meer aanwezig mag zijn etc. We zijn volledig AVG-compliant en als de auditor nu komt, kunnen we met één druk op de knop op al zijn vragen antwoord geven. We weten precies op elk moment wat de status van informatie is.’

De informatie rondom de kandidaten, de opdrachtgevers en opdrachten zijn in M-Files ook aan elkaar gekoppeld, zodat direct overzicht is over wie, wat en waar. Alle data staan in de (private) cloud en zijn dus altijd direct (maar wel beveiligd) beschikbaar als ze nodig zijn.

Professionaliteit

M-Files heeft Corpo Mission de zekerheid gebracht dat ze voldoen aan de AVG en alle normen die de NEN-certificeringen met zich meebrengen. Monster: ‘De prijs/prestatie van het systeem is voor ons perfect, de functionaliteit passend, workflows zijn flexibel in te richten en aan te passen, er is versiebeheer, centrale opslag en intelligente classificering, waardoor documenten langs allerlei wegen snel zijn terug te vinden. Ook in relatie tot andere documenten. Gescande documenten kun je in de betreffende dossiermap slepen en daar wordt het automatisch alsnog intelligent geclassificeerd door M-Files. Perfect! Voor ons geen extra werk meer. Er is totale controle op volledigheid, veiligheid, status, actualiteit en juistheid. We stralen een en al professionaliteit uit doordat alles rondom onze belangrijkste informatieprocessen is geregeld. Er is weer rust…’

En er komt vast meer, want Monster is inmiddels wel fan geworden en ziet nog nieuwe mogelijkheden met andere documentstromen.

Misschien ook interessant

Documenten sneller vinden Nieuws
Waar is de e-mail bijlage gebleven? Nieuws
CONO Kaasmakers gaat voor digitale duurzaamheid Business case
  • Terug naar overzicht

Stel een vraag aan een documentmanagement specialist

Wil je advies of ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Wij zijn telefonisch bereikbaar op 088 – 543 08 08.
Of plan een vrijblijvend adviesgesprek in met één van onze documentmanagement specialisten.

Stel een vraag

  • Document management oplossingen
Overige oplossingen

PCI

  • Dit is PCI
  • Business cases
  • Partners
  • Werken bij PCI
  • Stichting DLW
  • PCI Events / Webinars
  • PCI Nieuwsbrief

Oplossingen

  • Printoplossingen
  • Cloud- en IT oplossingen
  • Audiovisuele communicatie
  • Informatiemanagement
  • Kantoorartikelen en projectmeubilair
  • Print management
  • Cloud werkplek
  • Video conferencing en videovergaderen

Onze vestigingen

  • Arnhem
  • Goes
  • Haaksbergen
  • Lijnden (hoofdkantoor)
  • Rotterdam
  • Almere

Klantenservice

  • MPS klantenservice
  • IT klantenservice
  • Audiovisueel klantenservice
  • Webshop klantenservice
  • Feedbackformulier
  • Algemene voorwaarden
  • Disclaimer
  • Privacyverklaring
Beheer cookie toestemming
PCI gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren, te adverteren en het gebruikersgemak te verbeteren.
Functioneel Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Voorkeuren
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt. De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of over verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
Beheer opties Beheer diensten Beheer leveranciers Lees meer over deze doeleinden
Voorkeuren
{title} {title} {title}