Corpo Mission zocht een AVG proof informatiebeheer systeem
Corpo Mission is een detacheerder in Bergschenhoek en bemiddelt in tijdelijke en vaste functies, specifiek voor woningcorporaties. Een echte niche player dus, want detacheren kunnen er wel meer. Aangezien bij die persoonsbemiddeling nogal wat tot personen herleidbare informatie is gemoeid, zocht Corpo Mission een oplossing voor volledige compliancy en transparantie van haar informatieprocessen. ‘M-Files bleek voor ons dé intelligente informatiebeheeroplossing te zijn die deze zekerheden biedt’, aldus Bas Monster, verantwoordelijk voor de back-office bij Corpo Mission.
Corpo Mission is misschien niet zo groot, maar heeft wel zo’n 10 procent van de personeelsmarkt, specifiek voor de woningcorporaties. Monster: ‘Uitgaand van zo’n 320 woningcorporaties inclusief een flexibele schil in mensen van ongeveer 1000 hebben wij met 100 mensen ‘buiten’ een relatief groot aandeel als kleine organisatie. Dat komt door de specialisatie. Personeel voor woningcorporaties zoeken is een vak apart. Het is een breed vakgebied en omvat eigenlijk alles waar verstand voor nodig is van zowel de opdrachtgever als de klanten van de opdrachtgever. Van onderhoud tot financiën, van sociaal beheer tot bouw en alles wat daartussen zit. Met daarbij voor ons westelijk Nederland als werkgebied.’
Groei leidde tot onrust
Corpo Mission doet het goed. Het bedrijf is gestaag gegroeid vanaf 2012 met 18 mensen gedetacheerd, naar nu 100 mensen gedetacheerd. Die specialisatie loont dus blijkbaar. Monster: ‘Er kleeft echter ook een nadeel aan die groei. Waar we voorheen nagenoeg alles via de ‘digitale papieren’ weg deden, groeide er onrust doordat het gewoon te veel werd. Het waren papieren processen die (grotendeels) digitaal waren gemaakt, maar dat gaf niet altijd de gewenste zekerheid. Als je je moet afvragen of alles compleet is, of het actueel is, of alle handtekeningen er zijn, wat de relatie is met andere informatie etc. dan groeit er toch wat onrust. Zeker met de druk van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op de achtergrond. Informatie was wel digitaal, maar dan vaak verspreid opgeslagen. Of gescand en vervolgens opgeslagen, zonder directe link naar andere informatie en met daarbij vaak maar één of twee ingangen om het terug te vinden. Gegevens werden ook nog regelmatig handmatig overgenomen vanuit gescande documenten naar ons basissysteem. Dat werd steeds lastiger en arbeidsintensiever naarmate we groeiden. Toenemende wet- en regeldruk en uitbreiding van diensten leidden vervolgens tot nog grotere werkdruk. Daarmee groeide dus eigenlijk ook de onrust.’
AVG compliancy
Die AVG was voor Monster een mooie aanleiding om eens rond te kijken naar een oplossing voor het informatiebeheer: het moest veilig, compliant, transparant en werkbaar. Monster: ‘Corpo Mission heeft zich op een aantal cruciale bedrijfsprocessen NEN-gecertificeerd, bijvoorbeeld met betrekking tot aansprakelijkheid. Je detacheert mensen bij een organisatie en die eisen dat wanneer er iets verkeerd gaat, wat altijd kan, risico’s gedekt zijn en aansprakelijkheden helder. Het kan namelijk verstrekkende gevolgen hebben voor de betrokkenen. Die certificeringen betekenen dat je bij een audit direct moet kunnen aantonen hoe processen verlopen, wat er met informatie gebeurt en wat hoe wordt opgeslagen en voor wie het toegankelijk is, etc. Die certificeringen zijn voor ons cruciaal: zonder certificeringen word je niet als serieuze gesprekspartner gezien in de wereld van woningcorporaties. Die eisen bepaalde zekerheden, zoals ik al uitlegde. Maar een certificaat halen is één ding, het behouden en processen aantoonbaar op orde hebben en houden is weer een ander ding. Daarvoor zochten we met betrekking tot informatiebeheer een adequate oplossing.’
Audit op komst
Er zat weer zo’n audit aan te komen en Monster wilde graag alles op orde hebben voor het moment daar was. Monster: ‘We zochten iets dat direct aansloot bij onze bestaande omgeving. We zijn niet zo groot, maar gaan natuurlijk niet onze halve IT-omgeving aanpassen om een goed DMS te kunnen implementeren.’ Het DMS moest aan een aantal eisen voldoen:
- Het moest aansluiten op het recruitment systeem/database met inzetbaar personeel;
- het moest AVG proof zijn;
- het moest bij voorkeur cloud based zijn;
- Het systeem moest flexibel en aanpasbaar zijn naar de wensen van Corpo Mission;
- Het moest leiden tot een snellere doorlooptijd van processen en minder werkzaamheden voor de mensen van Corpo Mission.
Via een relatie kwam Monster bij PCI terecht, een M-Files partner waar ze precies begrepen wat Corpo Mission nodig had. Ook was draagvlak binnen Corpo Mission noodzakelijk, vond Monster. ‘Dan zou je denken dat je met een kleine back-office daar snel uit bent, maar dat hoeft echt niet. Het betekent voor de mensen dat ze anders moeten gaan werken en dan heeft zo’n implementatie een grote impact. Juist op een kleine organisatie.’
Die steun was er echter snel en het voordeel van een kleine organisatie is dan weer wel dat het ook gemakkelijk schakelen is: de man die er alles van wist zat een paar stoelen verder bij wijze van spreken.
Functionaliteit naar behoefte
De keuze voor M-Files is vooral ingegeven door de effectiviteit en flexibiliteit in gebruik van de software, de intelligente manier van omgaan met informatie (classificering en terug zoeken) en het feit dat het een (private) cloud-oplossing is. Functionaliteit kan daarmee snel worden afgestemd op de behoefte. Monster: ‘Veel DMS’en hebben een breed scala aan functionaliteit, maar daar hebben wij niet zo’n behoefte aan. Bij M-files is het allemaal af te stemmen naar onze behoefte. Het bleek vervolgens dat slechts weinig aanpassingen nodig waren in de werkwijze van Corpo Mission. Monster: ‘De flows zijn relatief makkelijk in te richten naar onze wensen. Nu moet ik er wel bij zeggen, dat ik zelf altijd precies wil weten hoe iets werkt. Ik kon me dus helemaal uitleven tijdens de implementatie. Dat had direct als voordeel dat ik in het vervolg veel sneller zelf dingen kon aanpassen en de anderen hier kon helpen. Voor ons werd het beheer van de informatie daarmee een stuk overzichtelijker en eenvoudiger: het scheelt ongeveer de helft van tijd die we aan een dossier besteden! Op het moment dat er een match is tussen opdracht en kandidaat wordt een actief projectdossier aangemaakt in M-Files. Alles is vervolgens geborgd. Van het aanmaken van informatie tot de opslag en het terugvinden, inclusief rappellering over volledigheid, eventueel verwijderen van informatie die niet meer aanwezig mag zijn etc. We zijn volledig AVG-compliant en als de auditor nu komt, kunnen we met één druk op de knop op al zijn vragen antwoord geven. We weten precies op elk moment wat de status van informatie is.’
De informatie rondom de kandidaten, de opdrachtgevers en opdrachten zijn in M-Files ook aan elkaar gekoppeld, zodat direct overzicht is over wie, wat en waar. Alle data staan in de (private) cloud en zijn dus altijd direct (maar wel beveiligd) beschikbaar als ze nodig zijn.
Professionaliteit
M-Files heeft Corpo Mission de zekerheid gebracht dat ze voldoen aan de AVG en alle normen die de NEN-certificeringen met zich meebrengen. Monster: ‘De prijs/prestatie van het systeem is voor ons perfect, de functionaliteit passend, workflows zijn flexibel in te richten en aan te passen, er is versiebeheer, centrale opslag en intelligente classificering, waardoor documenten langs allerlei wegen snel zijn terug te vinden. Ook in relatie tot andere documenten. Gescande documenten kun je in de betreffende dossiermap slepen en daar wordt het automatisch alsnog intelligent geclassificeerd door M-Files. Perfect! Voor ons geen extra werk meer. Er is totale controle op volledigheid, veiligheid, status, actualiteit en juistheid. We stralen een en al professionaliteit uit doordat alles rondom onze belangrijkste informatieprocessen is geregeld. Er is weer rust…’
En er komt vast meer, want Monster is inmiddels wel fan geworden en ziet nog nieuwe mogelijkheden met andere documentstromen.
