Driestroom heeft de printkosten inzichtelijk
Situatie
Binnen Driestroom waren er verschillende informatie-eilandjes. Dat is niet vreemd, want informatie wordt in drie verschillende systemen geregistreerd: Mextra, Decos en ProActive. Wat de efficiency ook niet ten goede kwam waren de vele locaties en werkplekken met losse printers, waar vaak nog extra losse printers voor werden bijbesteld. Ieder bureau had een eigen printer die, in vergelijking met de huidige machines, zeer traag waren.
Samengevat waren de grootste uitdagingen waar Driestroom tegenaan liep:
- Informatie die niet altijd beschikbaar was
- Geen inzicht in printkosten
- Een hoog afdrukvolume
- Geen mogelijkheid om vertrouwelijk te printen
De oplossing
PCI heeft gezorgd voor sterke dammen tussen de eilandjes. Met nieuwe apparatuur en software kunnen documenten nu worden gescand naar het systeem. Alle informatiestukken kunnen worden gebundeld en komen op een centrale plek terecht.
“In de oude situatie werd er binnen Driestroom niet tot weinig gescand en dus weinig gedigitaliseerd. Veel cliëntgegevens werden in papieren dossiers bewaard. In Mextra werd digitaal gerapporteerd wat dan weer werd uitgeprint om toch een compleet dossier te krijgen. Erg omslachtig allemaal. Het vergrootte ook de kans dat documenten zoek raakten” vertelt Anne Ruesink, stafmedewerker marketing en communicatie.
Begeleidingsplannen waren voorheen alleen op papier beschikbaar, maar die worden nu dankzij de nieuwe oplossing digitaal goedgekeurd door de orthopedagoog. En alles staat centraal geregistreerd. Ook in geval van ziekte of afwezigheid van een medewerker kan men bij de cliëntgegevens. Grote winst voor de organisatie volgens Anne.
Veel winst behaald
Nu is, met één druk op de knop, de informatie direct beschikbaar en direct bij de hand. De wens om vertrouwelijk te printen is ook gerealiseerd. Dat is een groot voordeel voor teamleiders die cliëntgevoelige informatie willen printen. Deze gegevens komen nu niet meer direct de bedrijfsprinter uitrollen, maar alleen wanneer hier bij de machine toestemming voor wordt gegeven.
De oplossing om meer inzicht te krijgen in printkosten begon met het in kaart brengen van de uitgaven aan print. PCI kon zo een advies op maat geven hoe deze kosten konden worden verlaagd. Door de printmanagementoplossing is het printgedrag nu volledig transparant. Driestroom weet nu waar de kosten worden gemaakt en kan hierop sturen. Het resultaat? Tussen de 20 en 25% lagere printkosten.
Mooi is dat door de verbeteringen de tijd die werknemers aan cliënten kunnen besteden flink is toegenomen. Zij hoeven zich niet meer bezig te houden met randzaken als zoekgeraakte printjes. De IT-afdeling was voorheen uren kwijt aan het beheren van het printerpark. Dat is nu niet meer nodig. Informatie van de cliënten is gewaarborgd en er is grip op de kosten.
Op de afdeling marketing en communicatie merkt Anne dat het toevoegen van documenten in Decos een stuk gemakkelijker gaat. Ook zijn zij erg tevreden over de fijne, snelle multifunctional die nu op de afdeling staat. Anne: ”Er wordt hier veel geprint, zelfs een simpele functie als het briefpapier dat wij nu in een bepaalde la kunnen selecteren is voor ons echt een uitkomst! Door de nieuwe machine gaat alles een stuk efficiënter en sneller.”
In de oude situatie werden uitnodigingen voor symposia uitbesteed aan de drukker. Met de nieuwe machine worden deze uitnodigingen nu binnenshuis afgedrukt. Meer flexibiliteit en een kostenbesparing zijn hiervan het resultaat.
Ervaring met PCI
Het wederzijdse vertrouwen tussen Driestroom en PCI is een fijne basis voor zakendoen. Driestroom vindt de service van PCI ‘bijzonder fijn’. Rebecca Hendriksen, Hoofd EAD en MT-lid financiën & beheer bij Driestroom is zeer content met het afgesloten contract. Dit omdat er nu grip op de kosten is. Inmiddels mag PCI zich zelfs ketenpartner noemen van Driestroom.
De medewerkers van Driestroom zijn erg enthousiast over de nieuwe werkwijze. Met een relatief eenvoudige oplossing heeft PCI grote voordelen behaald voor Driestroom.
De ambitie aan het begin van het proces om een bepaald percentage van de informatie te digitaliseren is vrij snel behaald. En er wordt ook daadwerkelijk minder afgedrukt.
Toekomst
Voor de toekomst heeft Driestroom nog verschillende wensen. Zo wil het graag het cliëntendossier verder digitaliseren. Op sommige locaties kunnen hier nog echt stappen in worden gemaakt. Ook geeft de afdeling marketing en communicatie aan dat uitnodigingen nu nog per post worden verstuurd en ook weer per post geretourneerd. Dat moet ook een digitaal proces worden.
PCI Document Management Analyse
De PCI Document Management Analyse (PDMA) is een methodiek om de wensen en eisen van de klant helder in kaart te brengen. Dit gecombineerd met de kennis en ervaring die PCI inmiddels heeft opgebouwd in de zorg, laat de meerwaarde van PCI zien. Onderdeel van de PDMA zijn gesprekken met teamleaders en medewerkers, hier samen met Driestroom systeembeheerder Eelke van Someren. Dit maakt PCI een waardevolle partner en niet zomaar een leverancier.
