Galan Groep migreert soepel naar Cloud
Soepel naar Cloud
Je kunt een effectief en goed geolied organisatieadviesbureau zijn, maar dat wil niet zeggen dat je overál verstand van hebt. De Galan Groep in Baarn begreep heel goed dat haar kracht niet ligt in complexe ICT-uitdagingen. Maar wel dat er een transitie noodzakelijk was om de organisatie klaar te maken voor de toekomst. Samen met PCI Nederland en extern begeleider Peter Kradolfer realiseerde de groep een uiterst soepele migratie naar een Office 365 omgeving, inclusief SharePoint inrichting.
Inmiddels is de organisatie van ongeveer 50 vaste mensen aangevuld met inhuurkrachten, bekend als de Galan Groep B.V. Directeur Gerard van Dieren: ‘Met opdrachtgevers uit een grote verscheidenheid aan branches zijn we een organisatieadviesbureau met grotendeels autonoom handelende professionals. We geven onze mensen graag de gelegenheid ‘ondernemend’ te werk te gaan. Dat ondernemerschap binnen Galan is onze kracht: laat deze professionals in hun waarde, geef ze de ruimte om beslissingen te nemen en bied ze de kans om zichzelf te ontplooien. Dat werkt zowel voor Galan als voor klanten een stuk beter.’
Juiste partij voor complexe vraagstukken
De laatste jaren groeit Galan. Van Dieren: ‘Enerzijds is dat vanwege de gunstige economische omstandigheden, maar anderzijds is dat omdat veel organisaties worstelen met complexe vraagstukken in een steeds dynamischer maatschappij. Bedrijven en organisaties reageren bijna op een day-to-day basis. Bovendien heb je te maken met ketenpartners en ketenverantwoordelijkheid. Wij zijn sterk in dergelijke inrichtingsvraagstukken en het daarbinnen aansturen van mensen en onderdelen. We zijn geen ICT-specialist, maar kunnen voor een opdrachtgever de juiste competenties in huis halen en organiseren, vooral in de hogere echelons van de organisatie. Daarmee haal je visie en continuïteit in huis. Galan is dus per se geen solutions bureau: wij komen niet met een assortiment aan producten die je kunt afnemen om ‘het probleem op te lossen’. Is er echter een situatie van crisis, van angst of verlangen, van dreiging of wens, waarop moet worden geanticipeerd en je weet je geen raad hoe dat aan te pakken met jouw organisatie, dan zijn wij de juiste partij.’
Een cool bedrijf
Om alle opdrachtgevers en de groei van de organisatie goed gevolg te kunnen blijven geven was een ding duidelijk: Galan moest ook zelf mee en een slag maken in de ondersteuning van de werkomgeving. Opschaling van ondersteunende faciliteiten was noodzakelijk. De oprichting van Galan Next om mee te kunnen dingen in de war for talent is één van de initiatieven die werd opgepakt. Van Dieren: ‘Daarin krijgen jonge talenten de kans om mee te lopen met ervaren adviseurs, maar tegelijkertijd mogen ze ook zelfstandig projecten oppakken en ondernemen. Die nieuwe generatie heeft vaak nieuwe ideeën en andere opvattingen en benadering van problematiek dan de oudere generatie. Die mengeling van generaties brengt Galan verder en maakt ons een ‘cool bedrijf’ voor die generatie. Het stelt bovendien onze eigen toekomst veilig.’
Achtergebleven ICT-infrastructuur
Daarnaast was er een tweede onderwerp om aan te pakken. Van Dieren: ‘Er was sprake van een wat achtergebleven ICT-infrastructuur. Alle informatie (mail, bestanden, archief) stond op een eigen server en nogal verspreid in een complexe mappenstructuur. De backoffice applicaties waren bereikbaar via een VPN-verbinding. Niet altijd even toegankelijk en makkelijk deelbaar dus. Aangezien veel van onze mensen voortdurend op andere locaties zitten loop je naast de onbereikbaarheid van informatie ook het een risico op verdere versnippering van de informatie die op laptops en andere mobiele apparaten wordt opgeslagen. Die informatie is bij ons heel specifiek en klantgevoelig. Daarvan wil je de zekerheid van borging en structuur. Vandaar dat we daarin stappen wilden maken. Maar zoals ik al aangaf, wij zijn geen ICT adviesbedrijf. We liepen in die tijd onze huidige externe deskundige, Peter Kradolfer tegen het lijf en hij had daar aansprekende ideeën over. Peter kon dus mooi voor ons die rol van deskundige oppakken.’
Beter en veilig samenwerken
Peter Kradolfer: ‘We waren er snel uit: het werd een Cloud strategie om op die manier informatie eenvoudiger bereikbaar, makkelijker deelbaar, schaalbaar en meer compliant te maken. Het ging niet eens zo zeer om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waaraan we uiteraard voldoen, maar het ging de organisatie meer om beter en veilig samenwerken mogelijk te maken en om meer grip te houden op informatiestromen, ook tussen meerdere stakeholders. Belangrijk was om het project goed voor te bereiden en stap voor stap te doorlopen. Zo’n Cloudstrategie is niet per se ingewikkeld, maar de gegevens en tools die je had, wil je wel graag op de goede manier weer kunnen gebruiken in de nieuwe omgeving.’
Galan & PCI
PCI was al bij Galan binnen voor de printeromgeving. Ook zij werd in de gelegenheid gesteld een aanbieding te doen om de overstap naar SharePoint en Office365 te maken met Galan. Die offerte sprak aan en zo werd een projectteam geformeerd en het project gestart. Kradolfer: ‘Vanaf het begin heeft PCI ons positief verrast. Ze beschikken over de juiste deskundigheid en de ondersteuning op de momenten dat je die nodig had was direct bereikbaar. Zo werd het een heel prettige samenwerking.’
In één weekend over
De migratie van alle data en de mail werd in één weekend gerealiseerd. Kradolfer: ‘Dat was het gevolg van een goede voorbereiding en voorlichting naar de medewerkers toe. Enkele medewerkers bleven nog even gebruik maken van hun oude e-mailadres, maar daar werd snel op bijgestuurd. Eigenlijk was binnen no time iedereen over zonder dat ze er erg in hadden. De informatie bleef beschikbaar en het werk kon naadloos doorgaan. Dat was wel een voorwaarde: het werk moest door kunnen gaan. Tegenwoordig kunnen de medewerkers inloggen in hun SharePoint-werkomgeving via een beveiligde verbinding en daarmee kunnen ze hun informatie inzien en gebruiken. Volledig veilig en compliant via de MS Azure secure omgeving. Alles wordt gelogd en is achteraf herleidbaar. SharePoint wordt gebruikt waar het voor is bedoeld: veel en veilig samenwerken in teams op projectbasis en met meerdere stakeholders. Per project wordt direct iemand van de backoffice mee verantwoordelijk gemaakt om zo de borging van het informatiebeheer zeker te stellen. Zodat projecten ook op correcte wijze worden afgesloten met behoud van de relevante informatie.’ Er is relatief weinig beheer nodig, dus Galan kan dat helemaal in eigen hand houden.
De toegevoegde waarde van PCI lag in de professionaliteit, deskundigheid en positief kritische houding, aldus Kradolfer. ‘Het is belangrijk dat je daadwerkelijk een sparringpartner hebt die met je meedenkt en begrijpt waar je naartoe wilt en niet alleen maar klakkeloos alles uitvoert wat je vraagt. Dat heeft zeker bijgedragen aan het succes van het project.’
