GGZ Noord Holland Noord tevreden over de service van PCI
De organisatie
GGZ Noord-Holland-Noord is al ruim elf jaar klant bij PCI. De zorgorganisatie biedt hulp vanuit zo’n twintig verschillende locaties in de regio Noord-Kennemerland, kop van Noord-Holland en West-Friesland. GGZ Noord-Holland-Noord vond in PCI een partner die anticipeerde op de veranderingen die de organisatie de afgelopen jaren doormaakte. En dat is met de blijvende veranderingen in de zorg een gerust stellende gedachte.
Print- en kopieeroplossingen
Rob de Ruiter, Directeur I&A ging niet over één nacht ijs toen hij besloot om PCI in de arm te nemen als leverancier voor print- en kopieeroplossingen. “We wilden af van alle losse contracten en tarieven per machine. Tegelijkertijd wilde we de mogelijkheden voor de gebruikers verbeteren wat betreft het printen, kopiëren en scannen naar het netwerk. Het doel was een kwaliteitsverbetering in werkprocessen te realiseren, door uniformering en inzet van innovatieve mogelijkheden. Door dit als dienst in een leaseconstructie bij één partij onder te brengen, ga je uiteindelijk vanzelf ook kosten en kostbare eigen tijd besparen. Het was een omvangrijk keuzetraject, waarbij we verschillende leveranciers op verschillende onderdelen vergeleken. Dat hield in dat we testopstellingen hadden, waarbij de printers van concurrenten op de vloer stonden. Uiteindelijk kozen we voor PCI. Ze boden multifunctionals van het merk Ricoh aan en die waren gebruiksvriendelijk en voordelig. Met deze apparatuur konden we tevens een aantal gewenste ICT-ontwikkelingen realiseren, zoals uitgesteld printen en integratie met de software van Zylab voor het inscannen van documenten naar het toen toekomstige EPD (elektronisch patiëntendossier, red.).”
Het nieuwe werken en uitgesteld printen
De Ruiter herinnert zich nog dat het nieuwe werken werd geïntroduceerd bij een nieuw te bouwen kantoorpand in Heerhugowaard. Het was de bedoeling dat de werknemers op verschillende plekken zouden gaan werken en dat ze gebruik konden gaan maken van uitgesteld printen. “Het mes snijdt daarbij aan twee kanten”, legt hij uit. “In de oude situatie kon je alleen op je eigen afdeling printen, terwijl je met het uitgesteld printen alleen kan printen na het aanbieden van een persoonlijke chip. Daarmee bespaar je papier en voorkom je dat er patiëntengegevens rondslingeren bij een bedrijfsprinter.” “Zoals je begrijpt, stonden de introductie van het elektronisch patiëntendossier, het nieuwe werken en het uitgestelde printen dus niet helemaal los van elkaar. Ons doel was om dat alles al ingevoerd te hebben voor de verhuizing plaatsvond en gelukkig is dat gelukt. Het was mogelijk om goed en snel te schakelen met PCI, die in dit traject begreep wat de urgentie was. Dat is dan ook waar de service van PCI zo goed van pas komt: ze bieden niet alleen de hardware en de software, maar ook de projectmatige dienstverlening die daaromheen zit.”
Regie voeren en durven loslaten
De storingen, het geplande onderhoud of verzochte herplaatsingen worden door PCI prima afgehandeld, geeft De Ruiter aan: “Dat is een van die dingen waar je als organisatie zelf zo min mogelijk tijd aan wilt besteden. Bij PCI kun je de regie in handen houden, maar het beheer aan hen overlaten. Dat is erg fijn.” Al met al zijn De Ruiter en de medewerkers van de afdeling I&A erg tevreden over de service van PCI. Als zijn leveranciers niet leveren, wordt hij als verantwoordelijke daarop afgerekend. Dat maakt de Directeur I&A bij GGZ Noord-Holland-Noord kritisch: “Alleen al het feit dat we elf jaar lang zaken met elkaar doen, zegt volgens mij meer dan genoeg. Het gebeurt vaak genoeg dat ik een contract niet verleng en een andere leverancier zoek. Ik houd ze continu scherp en dat gaat nog steeds goed. Toen ik mijn collega’s vroeg wat ze van PCI vinden, noemden ze de termen ‘betrokken’ en ‘betrouwbaar’. Dat vind ik erg belangrijk. Daarbij communiceren ze goed en reageren ze snel.”
Flexibiliteit en snelheid
Een recent voorbeeld dat illustreert waarom De Ruiter zo tevreden is, stamt uit het begin van dit jaar toen GGZ Noord-Holland-Noord een onverwachte groei doormaakte. “We zijn een krimpende organisatie. Daarom was PCI op eigen initiatief bezig geweest met een volledige inventarisatie ter plekke, evenals een administratieve exercitie om tot een slimme herziening te komen van plaatsingen en meer flexibele contractvoorwaarden.” Begin dit jaar kregen we echter vrij onverwacht te horen dat we een kleine zorgorganisatie overgenomen hadden. Daardoor moesten hun ICT-voorzieningen volledig herzien worden. Ook hadden we een multifunctional extra nodig, zodat onze meer gestroomlijnde manier van werken ook daar mogelijk werd. Juist doordat we destijds al een apparaat vrijgespeeld hadden, konden we adequaat op de nieuwe situatie inspelen, zonder daar extra kosten voor te hoeven maken. We hebben het apparaat meteen bij hen laten plaatsen en daar was de nieuwe organisatie erg blij mee. De snelheid en flexibiliteit waarmee alles geregeld werd, dat verbaasde hen wel.”
Een betrokken partner
Daaruit blijkt de betrokkenheid en professionaliteit van PCI. “Ze denken met ons mee en stellen verschillende scenario’s voor. Door regelmatig overal langs te gaan, weten ze waar de apparaten staan en hoe het met ze gesteld is. Daarbij meten ze alles en gebruiken ze die gegevens, zoals de meterstanden, om ons te adviseren. Zo bespaar je samen kosten en kun je storingen voorkomen die ontstaan als een te licht product te zware taken moet uitvoeren. PCI denkt proactief mee en dat is erg prettig samenwerken. Dat is uiteindelijk ook hun meerwaarde: PCI doet meer dan alleen dozen schuiven, ze lossen problemen voor ons op.” “Op dit moment hebben we een herzien contract van zes jaar. Ik ben wel benieuwd wat de toekomst gaat brengen. We printen en kopiëren namelijk steeds minder, dus dan zal PCI zich wellicht ook moeten focussen op andere, nu nog niet gevoerde vormen van kantoorapparatuur. Misschien zijn dat wel 3D-printers of iets anders innovatiefs?”
PCI
Als onafhankelijke leverancier op het gebied van document- en afdrukbeheer bieden wij oplossingen die organisaties ondersteunen de documentstromen efficiënt in te richten. PCI is uitgegroeid tot een landelijk opererende onderneming met ruim 200 medewerkers. Bij ons vindt je professionele toewijding, een breed leveringsprogramma en unieke serviceconcepten.
