Hotel Okura Amsterdam krijgt inzicht in printgedrag
De organisatie
Veel succesvolle ondernemingen beginnen met een droom. De droom van Baron Kishichiro Okura was om eigenaar te zijn van het ideale hotel. Het is niet eenvoudig te omschrijven wat dat is. Baron Okura vatte het echter samen in drie beginselen: Best Accommodation, Best Cuisine en Best Service. In 1962 opende hij Hotel Okura Tokyo, dat nog steeds toonaangevend is in de Japanse metropool. Met Hotel Okura Amsterdam zette hij in 1971 voet op het Europese vasteland. Zoals voor alle Okura hotels lag voor Hotel Okura Amsterdam de lat hoog. “Je kunt ernaar streven ideaal te zijn, maar je bent er nooit. Alleen door elke dag te werken aan verbetering, kunnen we aan de top blijven”, zegt General Manager Emmy Stoel.
Hoe hoog die top ligt, kunnen we slechts schetsmatig aanduiden. Met de vaststelling bijvoorbeeld dat Hotel Okura Amsterdam een van de twee Nederlandse hotels is die lid zijn van het prestigieuze The Leading Hotels of the World. En het Okura heeft een reputatie als een van de meest luxueuze en comfortabele vijfsterrenhotels van Amsterdam. Dat voor wat Best Accommodation betreft.
Best Cuisine
Michelin kent het Ciel Bleu restaurant twee sterren toe en het authentiek Japanse Yamazato Restaurant een ster. Daar kunnen we nog aan toevoegen dat de Twenty Third Bar op de 23e etage door toonaangevende media is uitgeroepen tot Nederlands beste Cocktailbar én Bar met de beste Champagnekaart.
Best service
Misschien wel het moeilijkst meetbaar is ‘Best Service’. Emmy Stoel: “Voor alle Okura Hotels gelden 15 service standards, regels waaraan de individuele medewerkers en het hotel moeten voldoen. Dat is een kwestie van blijven oefenen en kijken waar het nog net iets beter kan. Wij stellen elke dag een andere service standard centraal. De medewerkers bespreken deze, kijken wat er goed gaat en wat er beter kan. Een voorbeeld? Stel dat de volgende service standard centraal staat: ‘we are consistent & proactive every day’. In de dagelijkse teambijeenkomst lezen we de regel hardop en overleggen we hoe we deze in de toekomst nog beter kunnen invullen. Het gaat om het teamspel; de mensen maken het verschil. Daarom sturen we vanaf dag een van het dienstverband op commitment. Alle 350 medewerkers moeten actief willen bijdragen aan de voortdurende verbetering van wat Hotel Okura Amsterdam te bieden heeft. Ze moeten bij een winning team willen horen, de eerste willen zijn. We weten immers allemaal dat alleen de nummer een onthouden wordt.”
Best Accomodation
Het Okura in Amsterdam startte met 369 kamers. “Nu hebben we er nog 300”, zegt Emmy Stoel. “Voor de Nagomi Spa die recent is aangelegd, hebben we kamer 301 opgeofferd. Nu is de accommodatie af, voor dit moment. Sinds de start in ’71 hebben we voortdurend zaken verbeterd, gemoderniseerd, de faciliteiten uitgebreid. We kunnen onze gasten alle comfort bieden dat wenselijk is. Wat dat betreft stapte ik in een gespreid bedje toen ik hier begin dit jaar general manager werd. Vanaf 2008 was ik al adjunct-manager, daarvoor werkte ik acht jaar bij het Hilton en het begin van mijn loopbaan heb ik ook bij het Okura doorgebracht. Het is wel echt ‘mijn’ hotel.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Hotel Okura Amsterdam is een flinke hoogbouw in de Amsterdamse Pijp. “Dat schept verplichtingen tegenover de buren”, vindt Emmy Stoel. “Onder hen bejaarden en een kinderboerderij. We realiseren ons dat zij op gezette tijden overlast kunnen hebben van het Okura. Dat willen we natuurlijk niet. Daarom organiseren we ontmoetingen. Gaan we met alle medewerkers op klusdag bij de kinderboerderij. Of we nodigen de buren uit voor een paasbrunch. Op zulke dagen kun je het informeel hebben over hoe wij rekening kunnen houden met de buren. Zo proberen we bij te dragen aan een betere maatschappij.
Daarnaast willen we goed omgaan met de goederen- en afvalstromen waar een groot hotel als het onze mee te maken heeft. We overleggen met toeleveranciers om te kijken hoe we zo duurzaam mogelijk kunnen opereren en wat er verbeterd kan worden. Daar hoort uiteraard ook bij dat onze medewerkers moeten stilstaan bij hun printgedrag. Print alleen wat nodig is en doe in zwart/wit wat je kunt. Kleine dingen, maar die kunnen wel het verschil maken.”
De vraag
Bij Hotel Okura Amsterdam is het van belang dat het kleurgebruik gecontroleerd wordt toegestaan.
De oplossing
Hotel Okura Amsterdam is al meer dan 10 jaar klant van Canon Business Center Amsterdam. Recent is het park aan multifunctionals vernieuwd. Er staan nu 13 multifunctionals. Al het printwerk, van de frontdesk tot en met marketing en de backoffice wordt gedaan op Canon multifunctionals uit de imageRUNNER Advance serie. Het is van belang dat het kleurgebruik gecontroleerd wordt toegestaan. Alle medewerkers printen in principe zwart/wit. Een beperkt aantal functionarissen mogen ook kleur gebruiken. Met een maandvolume van meer dan 100.000 afdrukken worden op deze manier de kosten binnen de perken gehouden.
Om de service van Hotel Okura nog verder uit te breiden zal UniFlow ingezet worden. Dat maakt het mogelijk dat hotelgasten vanaf hun mobile devices kunnen printen en waar nodig doorbelasting op het kamernummer gerealiseerd kan worden.
Okura en PCI Nederland vinden elkaar op service
Hotel Okura Amsterdam en de Canon machines die er staan opgesteld, hebben beiden een Japanse moeder. “Dat schept een band. Canon en Okura doen dan ook al decennia lang zaken. Canon heeft hier prachtige personeelsfeesten gevierd!
Nadat de Canon Business Centers zijn overgenomen door PCI Nederland is de samenwerking onveranderd goed gebleven. Beide organisaties schrijven service met kapitalen. Net zoals wij, doet PCI er alles aan om klanten geruisloos en op hoog niveau te servicen. Dat betekent ook meedenken over de verbetering van het stuk van de bedrijfsvoering waar PCI bij betrokken is. Over documentmanagement bijvoorbeeld. Op dat vlak ervaren wij concrete toegevoegde waarde. PCI heeft ook de hoffelijkheid om ons elk jaar te bezoeken en inhoudelijk op de samenwerking in te gaan. Ik stel dat zeer op prijs.”
