ICT gemeente Oss over uitwijk dienstverlening

Water dat langs de muren naar beneden gutste en blank staande vloeren. Dit alles door een gescheurd reservoir van een boiler. De noordvleugel van het gemeentehuis in Oss veranderde in het weekend van 1 oktober 2017 in een ravage. Zo’n 200 werkplekken waren niet meer bruikbaar. ”In no-time hadden we het crisisteam bijeen en werden ook externe partijen, waaronder TARQ-PCI, ingeschakeld”, zegt Don Salimans, teamcoördinator automatisering. ”TARQ-PCI heeft ervaring op het gebied van ICT bij calamiteiten. Calamiteiten waarvoor zij een uitwijkdienstverlening biedt, waarvan wij al jaren gebruik maken.”

Peter van Venrooij, adviseur openbare orde en veiligheid, èn calamiteitencoördinator van het gehele waterschadetraject: ”Doordat de waterschade op de derde verdieping was ontstaan en alle onderliggende etages waren ondergelopen, kon er op 200 van de in totaal 650 werkplekken niet meer worden gewerkt. Zaak was om zo snel mogelijk met waterstofzuigers het water af te voeren, de meubels eruit te halen en de alle daar opgestelde apparatuur te ontkoppelen.” Voor dat laatste zorgde niet alleen de eigen ICT-afdeling, ook TARQ-PCI werd hierbij ingeschakeld. ”Gelukkig was de computerruimte op de eerste etage wel droog gebleven”, zegt Salimans. ”Deze ruimte is een soort grote gas- en waterdichte doos, waarin de servers voor het gehele pand staan. Daardoor kon er gewoon op de apparatuur in de rest van het gemeentehuis worden doorgewerkt.”

Glasvezel

In totaal beschikt het gemeentehuis van Oss over 650 Flexwerkplekken, waarvan 95 CAD-plekken. Het bestuur, het telefoonteam en het rekencentrum werden verhuisd naar een andere vleugel; 160 mensen konden niet worden gehuisvest. Hen werd verzocht zo veel mogelijk thuis te werken. ”Uiteraard zijn we meteen op zoek gegaan naar een vervangende locatie”, vertelt Salimans. ”Het oude belastingkantoor tegenover het gemeentehuis bleek maar een netwerk infrastructuur van 14 netwerkkabels te bevatten en geen verbinding met het gemeentehuis, dus dat was geen optie. Alle bekabeling zou opnieuw moeten worden aangelegd en er zou een noodverbinding tussen de panden aangelegd moeten worden. Van het oude, leegstaande, stadskantoor, dat ook tegenover het huidige ligt, wist ik dat er een oude glasvezelverbinding lag tussen beide panden. Samen met TARQ-PCI hebben we nog op dinsdagmorgen de verbinding tot stand gebracht en konden we starten met de verhuizing van de computerapparatuur naar dit pand, waarna deze werden aangesloten. Woensdag waren we weer up and running en op donderdag konden alle medewerkers weer aan het werk. We hebben de uitwijkdienst van TARQ-PCI dus niet hoeven te gebruiken.”

De belastingsamenwerking Oost-Brabant, die als huurder in het huidige gemeentehuis zit en ook getroffen was door de waterschade, moest eveneens worden verhuisd. Voor de 80 medewerkers van deze dienst moest een apart netwerk worden aangelegd. ”In principe heeft de BSOB hier een eigen partner voor, maar in dit geval hebben wij met netwerkapparatuur en handjes geholpen”, zegt Salimans.

Planning

”Het was een zaak van groot belang dat op ieder moment de juiste mensen op de juiste plek waren om zo spoedig mogelijk de noordvleugel weer in gebruik te nemen”, aldus Van Venrooij. ”Dit vergde veel afstemming met de verschillende disciplines. Om een voorbeeld te noemen: als de vloer op een etage wordt geschuurd, kunnen de mensen van de ICT niet aan de slag in diezelfde ruimte. Maar dankzij de flexibiliteit van iedereen, ook van de medewerkers van de externe partijen zoals TARQ-PCI, kon de eerste verdieping al na vier weken weer in gebruik worden genomen.” Salimans licht toe: ”Hoewel wij ons in het ‘noodgebouw’ hoofdzakelijk zelf konden redden, hebben we al die tijd een korte lijn met TARQ-PCI gehouden. En zodra de eerste verdieping weer in gebruik kon worden genomen, hebben een aantal medewerkers van TARQ-PCI geholpen met de bekabeling, het loskoppelen en aansluiten van de apparatuur, het inrichten van de werkplekken en het testen. Twee weken later konden ook de tweede en derde verdieping weer in gebruik worden genomen. De ICT-inrichting daarvan is geheel door TARQ-PCI verzorgd.”

Operationeel

Zowel Van Venrooij als Salimans zijn onder de indruk van de bereidheid van mensen, niet alleen intern, maar ook van externe partijen, om tijdens zo’n calamiteit de schouders er onder te zetten. ”TARQ-PCI heeft zich zeer betrokken gevoeld bij de ramp die ons is overkomen en heeft geprobeerd daar waar mogelijk te helpen om snel weer operationeel te zijn”, zegt Salimans tot slot. ”Wij weten ook dat als wij geen uitwijklocatie hadden gevonden, wij van de uitwijkdienst van TARQ-PCI gebruik hadden kunnen maken en over een groot aantal volledig ingerichte werkplekken elders hadden kunnen beschikken.”

Al met al is de gemeente Oss zeer tevreden over de samenwerking met TARQ-PCI.
”We zijn blij met hun advisering, ze zijn betrouwbaar, geven altijd respons. Dat geeft rust.”
Don Salimans, Teamcoördinator automatisering bij de gemeente Oss (www.os.nl)