Close
  • Home
  • PCI Nederland
    • Ga terug
    • Over ons
    • Partners
    • Nieuws
    • Blogs
    • PCI Events
    • Vestigingen
  • Oplossingen
    • Ga terug
    • Printoplossingen
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • Bedrijfsprinters
      • Productie printers en printstraten
      • Plotters & grootformaat printers
      • Printer leasen
      • Scanners
      • Veilig mobiel printen
      • Managed Print Services
      • Print management
      • PCI printer service en onderhoud
    • Informatiemanagement oplossingen
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • M-Files: Een intelligente document management oplossing
      • M-files en Office 365 samen sterker
      • AFAS en M-FIles
      • Digitaal Contractbeheer
      • Digitale Factuurverwerking
      • Digtaal HR dossier
      • Digitale dossiervorming voor advocatuur
    • Cloud- en IT oplossingen
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • IT Strategie
      • IT Architectuur
      • IT Adoption & Change management
      • IT Security
      • Cloud werkplek
      • Device as a Service
      • Back-up as a Service
      • WiFi as a Service
      • Networking as a service
      • Managed Firewall
      • Security Awareness
      • Managed Mail Security
      • Managed Endpoint Detection & Response (EDR)
      • Managed Patchmanagement
      • Managed Cyber Alarm
      • Monitoring as a Service (MaaS)
      • Cloud readiness assessment
      • IT Continuity Services (24/7)
      • IT detachering
      • IT-to-IT Support, de professionele helpdesk
    • Audiovisuele oplossingen
      • Ga terug
      • Presenteren met interactieve presentatieschermen
      • Video conferencing en videovergaderen
      • Vergaderruimte inrichten
      • Digitale billboards
      • Narrowcasting voor bedrijven
      • SmartPole
      • Videowall en monitoring
      • Livestream oplossingen
      • Livestream oplossing uitvaartdienst
      • Livestream oplossing educatie
      • Reserveren en beheren
      • Werkplekken reserveren
    • Kantoorartikelen en projectmeubilair
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • Webshop PCI
      • Webshop (voorheen Bouman)
      • Over PCI Supplies
      • PCI Premium papier
  • Business cases
  • Klantenservice
    • Ga terug
    • IT klantenservice
      • Ga terug
      • IT > Remote Control
      • Veelgestelde vragen
    • MPS klantenservice
      • Ga terug
      • Hulp op afstand
      • Veelgestelde vragen
    • Audiovisueel klantenservice
      • Ga terug
      • Veelgestelde vragen
    • Webshop klantenservice
      • Ga terug
      • Veelgestelde vragen
  • Werken bij PCI
  • Home
  • Werken bij PCI
  • PCI Nieuwsbrief
  • Oplossingen
  • Webshop
  • Klantenservice
  • PCI Nederland
    • Over ons
    • Partners
    • Nieuws
    • Blog
    • PCI Events
    • Vestigingen
  • Oplossingen
      • Cloud- en IT oplossingen
          • Managed Services
            • Cloud werkplek
            • Device as a Service
            • Networking as a service
            • WiFi as a Service
            • Managed Patchmanagement
            • Monitoring as a Service
            • Cloud readiness assessment
          • IT Security
            • Managed Cyber Alarm
            • Security Awareness
            • Managed Mail Security
            • Managed Endpoint Detection & Response
            • Back-up as a Service
            • IT Continuity Services
            • Managed Firewall
          • Strategisch advies
            • IT Strategie
            • IT Architectuur
            • IT Adoption & Change Management
            • IT Security
          • Project Services
            • IT detachering
            • IT Adoptie & Training
            • IT-to-IT Support
      • Printoplossingen
          • Bedrijfsprinters
            • A3 printers
            • Plotters & grootformaat printers
            • Productie print en printstraten
            • Scanners
          • Print software
            • Print management
            • Veilig mobiel printen
            • Scan, capture & workflow
          • Dienstverlening
            • Printer leasen
            • Managed Print Services
            • PCI printer service en onderhoud
      • Informatiemanagement oplossingen
          • Producten en diensten
            • M-Files: Een intelligente document management oplossing
            • M-Files en Office 365 samen sterker
            • AFAS en M-Files
          • Documentprocessen optimaliseren
            • Digitaal contractbeheer
            • Digitaal HR dossier
            • Digitale factuurverwerking
            • Digitale dossiervorming voor advocatuur
          • Document digitalisering
            • Scan en herken
            • Digitaal ondertekenen
      • Audiovisuele oplossingen
          • Presenteren, vergaderen en samenwerken
            • Presenteren met interactieve presentatieschermen
            • Video conferencing en videovergaderen
            • Vergaderruimte inrichten
          • Narrowcasting
            • Digitale billboards
            • Narrowcasting voor bedrijven
            • SmartPole
            • Videowall en monitoring
          • Webcasting
            • Livestream oplossingen
            • Livestream oplossing educatie
            • Livestream oplossing uitvaartdienst
          • Workplace Management
            • Vergaderruimte reserveren
            • Werkplekken reserveren
      • Kantoorartikelen en projectmeubilair
          • Webshops
            • Webshop PCI Supplies
            • Webshop (voorheen Bouman)
          • Meer informatie
            • Over PCI Supplies
            • PCI Premium Papier
  • Business cases
  • Klantenservice
    • MPS (Print) klantenservice
      • Hulp op afstand (MPS)
      • Veelgestelde vragen
    • IT klantenservice
      • Hulp op afstand (IT)
      • Veelgestelde vragen
    • Audiovisueel klantenservice
      • Veelgestelde vragen
    • Webshop klantenservice
      • Veelgestelde vragen
PCI Nederland Business cases Joods Historisch Museum optimaliseert documentstromen

Joods Historisch Museum optimaliseert documentstromen

De organisatie

De Stichting Joods Historisch Museum werd op 23 mei 1930 opgericht met als doel: ’het verzamelen en tentoonstellen van datgene, hetwelk een beeld geeft van het joodsche leven in het algemeen en het Nederlandsche Joodsche leven in het bijzonder, alles in den meest ruimen zin des woords, het bespreken in bijeenkomsten van al wat daarop betrekking heeft en het te baat nemen van alle zoodanige middelen die Joodsche kunst en wetenschap kunnen bevorderen.’

De wensen en eisen

Om bovenstaande redenen onstond de wens om papierstromen te reduceren en te verkorten en de doorlooptijd van documenten/informatie binnen de organisatie te optimaliseren.

Plan van aanpak

Tijdens de Inventarisatie & Analyse fase werd als eerste het huidige factuurverwerkingsproces volledig in kaart gebracht. Daarna werd samen met het Joods Historisch Museum bepaald wat de wensen en eisen van de nieuwe omgeving zouden moeten worden. Dit werd benaderd vanuit een breder perspectief zodat ook zaken als beheer, support en andere aanvullende diensten aan bod kwamen. De input van Joods Historisch Museum tijdens deze fase was van groot belang. Een gedetailleerde planning met aanbevelingen voor het vervolgtraject verzekerde het Joods Historisch Museum ervan dat zij te allen tijde exact wisten waar ze aan toe waren.

Het op te leveren resultaat was een exacte weergave van de huidige situatie en de eisen en wensen voor de toekomst, op onder andere financieel, functioneel en technologisch vlak werden meegenomen.

Nadat de huidige werkwijze volledig bekend was, zijn consultants van pci gaan werken aan een voorstel voor de nieuwe inrichting. Het doel hierbij was het bieden van een oplossing die eenvoudig gebruikt en beheerd kon gaan worden. Als laatste werd een vergelijking gemaakt tussen de huidige en nieuw in te richten situatie en dit vormde het startschot voor het leveren van de digitale factuurverwerkingsoplossing.

De vraag

Binnen het museum en haar stichtingen was er een aantal zeer intensieve document gerelateerde werkprocessen waarbij veel menselijke handelingen nodig waren om deze goed te laten verlopen. Door de groei van het museum en haar verschillende stichtingen en de daaraan gekoppelde administratieve verplichtingen werd het noodzakelijk om de document infrastructuur te optimaliseren.

De factuur is voor het JHM een essentieel document in de bedrijfsvoering. De juiste verwerking van facturen is één van de belangrijkste ondersteunende processen binnen het JHM. Helaas wordt dit proces van oudsher gekenmerkt door papier en handmatige verwerking. Dit maakt het proces kostbaar, inflexibel en moeilijk te sturen.

Door de enorme stroom aan hoeveelheden hardcopy papier die door de organisatie gaan, van binnenkomst tot uiteindelijke verwerking, kan een document tot 15 keer gekopieerd worden.De huidige doorlooptijd en verwerking van binnenkomende facturen is daarom lang en kost veel menselijke handelingen om grip op het proces te behouden

De oplossing

M-Files document management als factuurverwerkingsoplossing inclusief het scannen via een Canon scanner. Daarnaast werd het goedkeuringsproces beschreven met een maximaal aantal van 6 budgethouders.

De voordelen

  • De complete inrichting van het gehele factuurverwerkingsproces, vanaf scannen tot aan archiveren.
  • Het bewaken van de financiële verplichtingen van het Joods Historisch Museum en haar verschillende stichtingen.
  • Het verminderen van de stapels facturen die op bureaus liggen en de fysieke verplaatsing van deze stapels binnen de organisaties.
  • Een betere borging van het proces (voortgang en tijdigheid). In het proces komen verschillende  functionarissen voor.
  • De medewerkers aan kunnen spreken die hun verantwoordelijkheid niet nemen met betrekking tot de financiële verplichtingen van het museum.

Misschien ook interessant

PCI gekozen tot Xerox Multi Brand Partner van het jaar Nieuws
Van Rhijn Bouw bouwt verder met M-Files Business case
CONO Kaasmakers gaat voor digitale duurzaamheid Business case
  • Terug naar overzicht

  • Document management oplossingen
  • M-Files: Een intelligente document management oplossing
  • Scannen van dossiers
  • Digitaal archiveren
Overige oplossingen


Wil je meer informatie? Wij staan voor je klaar!

Wil je advies of ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Wij zijn telefonisch bereikbaar op 088 - 543 08 08.

Of plan een vrijblijvend adviesgesprek in met één van onze medewerkers.

Contact opnemen

PCI Nederland

  • Over ons
  • Business cases
  • Partners
  • Werken bij PCI
  • Stichting DLW
  • PCI Events / Webinars
  • PCI Nieuwsbrief

Oplossingen

  • Printoplossingen
  • Cloud- en IT oplossingen
  • Audiovisuele communicatie
  • Informatiemanagement
  • Kantoorartikelen en projectmeubilair
  • Print management
  • Cloud werkplek
  • Video conferencing en videovergaderen

Onze vestigingen

  • Lijnden
  • Arnhem
  • Drachten
  • Rotterdam
  • Utrecht
  • Haaksbergen
  • Goes
  • Roosendaal
  • Hengelo

Klantenservice

  • MPS klantenservice
  • IT klantenservice
  • Audiovisueel klantenservice
  • Webshop klantenservice
  • Klachtformulier
  • Algemene voorwaarden
  • Disclaimer
  • Privacyverklaring