Joods Historisch Museum optimaliseert documentstromen
De organisatie
De Stichting Joods Historisch Museum werd op 23 mei 1930 opgericht met als doel: ’het verzamelen en tentoonstellen van datgene, hetwelk een beeld geeft van het joodsche leven in het algemeen en het Nederlandsche Joodsche leven in het bijzonder, alles in den meest ruimen zin des woords, het bespreken in bijeenkomsten van al wat daarop betrekking heeft en het te baat nemen van alle zoodanige middelen die Joodsche kunst en wetenschap kunnen bevorderen.’
De wensen en eisen
Om bovenstaande redenen onstond de wens om papierstromen te reduceren en te verkorten en de doorlooptijd van documenten/informatie binnen de organisatie te optimaliseren.
Plan van aanpak
Tijdens de Inventarisatie & Analyse fase werd als eerste het huidige factuurverwerkingsproces volledig in kaart gebracht. Daarna werd samen met het Joods Historisch Museum bepaald wat de wensen en eisen van de nieuwe omgeving zouden moeten worden. Dit werd benaderd vanuit een breder perspectief zodat ook zaken als beheer, support en andere aanvullende diensten aan bod kwamen. De input van Joods Historisch Museum tijdens deze fase was van groot belang. Een gedetailleerde planning met aanbevelingen voor het vervolgtraject verzekerde het Joods Historisch Museum ervan dat zij te allen tijde exact wisten waar ze aan toe waren.
Het op te leveren resultaat was een exacte weergave van de huidige situatie en de eisen en wensen voor de toekomst, op onder andere financieel, functioneel en technologisch vlak werden meegenomen.
Nadat de huidige werkwijze volledig bekend was, zijn consultants van pci gaan werken aan een voorstel voor de nieuwe inrichting. Het doel hierbij was het bieden van een oplossing die eenvoudig gebruikt en beheerd kon gaan worden. Als laatste werd een vergelijking gemaakt tussen de huidige en nieuw in te richten situatie en dit vormde het startschot voor het leveren van de digitale factuurverwerkingsoplossing.
De vraag
Binnen het museum en haar stichtingen was er een aantal zeer intensieve document gerelateerde werkprocessen waarbij veel menselijke handelingen nodig waren om deze goed te laten verlopen. Door de groei van het museum en haar verschillende stichtingen en de daaraan gekoppelde administratieve verplichtingen werd het noodzakelijk om de document infrastructuur te optimaliseren.
De factuur is voor het JHM een essentieel document in de bedrijfsvoering. De juiste verwerking van facturen is één van de belangrijkste ondersteunende processen binnen het JHM. Helaas wordt dit proces van oudsher gekenmerkt door papier en handmatige verwerking. Dit maakt het proces kostbaar, inflexibel en moeilijk te sturen.
Door de enorme stroom aan hoeveelheden hardcopy papier die door de organisatie gaan, van binnenkomst tot uiteindelijke verwerking, kan een document tot 15 keer gekopieerd worden.De huidige doorlooptijd en verwerking van binnenkomende facturen is daarom lang en kost veel menselijke handelingen om grip op het proces te behouden
De oplossing
M-Files document management als factuurverwerkingsoplossing inclusief het scannen via een Canon scanner. Daarnaast werd het goedkeuringsproces beschreven met een maximaal aantal van 6 budgethouders.
De voordelen
- De complete inrichting van het gehele factuurverwerkingsproces, vanaf scannen tot aan archiveren.
- Het bewaken van de financiële verplichtingen van het Joods Historisch Museum en haar verschillende stichtingen.
- Het verminderen van de stapels facturen die op bureaus liggen en de fysieke verplaatsing van deze stapels binnen de organisaties.
- Een betere borging van het proces (voortgang en tijdigheid). In het proces komen verschillende functionarissen voor.
- De medewerkers aan kunnen spreken die hun verantwoordelijkheid niet nemen met betrekking tot de financiële verplichtingen van het museum.
