Kinderopvang Haarlem: “Als er iets is wordt er adequaat op gereageerd. Dat vinden wij belangrijk!”

Stichting Kinderopvang Haarlem en pci Nederland

“Als er iets is wordt er adequaat op gereageerd. Dat vinden wij belangrijk!”

Stichting Kinderopvang Haarlem is al 10 jaar een loyale klant. Door een mindere ervaring met de toenmalige leverancier is Stichting Kinderopvang Haarlem (later te noemen SKH) zich destijds gaan oriënteren op de markt voor afdrukapparatuur. Eén van de key factoren die doorslaggevend is geweest in de keuze voor een nieuwe leverancier toen der tijd was het feit dat SKH de voorkeur heeft om zaken te doen met een Haarlems bedrijf met Haarlemse routs en zij hebben dit gevonden bij pci Nederland (toen der tijd nog Dantuma). Ook was het aanbod competitief dus daarom is de keuze gevallen op pci Nederland als leverancier van de afdrukapparatuur. “Het beleid is om alles wat er in Haarlem te halen valt wel in Haarlem te halen” vertelt Martin Vollaard, bestuurder bij Stichting Kinderopvang Haarlem. “Dit ook om de eigen werkgelegenheid te stimuleren. En zolang het aanbod competitief blijft is er geen noodzaak om het van ver te halen, want ver is ook zo lastig” zegt Martin.   Verder licht hij toe, “Met een lokale leverancier heb je ook te maken met lokale mensen in het geval van een storing of een gecrashte harde schijf en dan is er snel iemand ter plaatse om dit op te lossen en dat is belangrijk voor ons als organisatie. Het is fijn dat pci zo dichtbij gevestigd is, want als er iets niet is dan is de afstand kort en kan je direct de communicatie opzoeken zonder dat dit over 9 schijven hoeft te gaan en via verschillende rayons. Directe lijnen en efficiënte communicatie werkt fijn en hierdoor kan er adequaat gehandeld worden.”

Het contract loopt al enige tijd en dit heeft met name te maken met het feit dat de geleverde apparatuur stabiel functioneert en als er zich een probleem voordoet dit wordt opgelost. Ook blijkt pci Nederland keer op keer prijstechnisch competitief, vertelt Martin. Allemaal factoren om het contract door de jaren heen te continueren. Wel geven Martin en Vincent (IT manager) aan dat goede service en adequaat reageren als er iets is toch wel dé belangrijkste factoren voor hen zijn.

De oplossing

Bij Stichting Kinderopvang Haarlem bestaat de door pci Nederland geïmplementeerde documentoplossing uit verschillende multifunctionele printers (van verschillende merken) in combinatie met een Scan2Afas koppeling. Van zowel de multifunctionele printers als vanaf een dedicated scanner worden er binnen SKH documenten/inkoopfacturen gescand naar AFAS Profit, het factuurmanagementsysteem, door middel van de gerealiseerde koppeling. Het voordeel van het direct vanaf de scanner/multifunctional scannen is dat de documenten op deze manier direct naar het desbetreffende dossieritem kunnen worden gescand. Dit scheelt de medewerkers veel tijd en werkt daarom ook een stuk tijdsefficiënter en hierdoor ook kostenbesparend.

Stichting Kinderopvang Haarlem werkt al enige tijd vrij digitaal. Zo wordt er gewerkt met een digitaal facturatie- en kindplanningsysteem en verlopen bijna alle andere documentstromen ook digitaal. Martin en Vincent geven aan dat veel kinderopvangorganisaties veelal digitaal werken en er ook verschillende systemen beschikbaar zijn, wel is de mate van digitalisering binnen een organisatie ook zeker afhankelijk van de schaalgrootte.
Zowel de inkoop- als facturatieprocessen zijn grote documentstromen binnen Stichting Kinderopvang Haarlem. Met name bij het automatiseren van het verwerken van de inkoopfacturen levert de scanoplossing van pci een grote bijdrage en is er een mooie efficiencyslag gemaakt.

Op iedere (kantoor)locatie van SKH staat een multifunctional. Deze worden ingezet om documenten te printen en te scannen. Denk hierbij aan het printen van e-mails, kleurplaten, enz. “Bij iedere werkplek hoort een mfp. We kunnen nog zeker niet zonder de mfp, daar is onze maatschappij nog lang niet op ingericht. Zolang er nog kleurplaten nodig zijn zullen de machines blijven kopiëren en printen. De basis zal blijven, maar de noodzaak zal steeds simpelere doeleinden kennen” besluit Martin Vollaard.