Kudding & Partners optimaliseert documentprocessen

Kudding & Partners

Kudding & Partners biedt verschillende trainingen en opleidingen gericht op een veilige werkomgeving aan. Het gaat hier niet alleen om het omgaan met agressie (hantering), maar ook het voorkomen van agressie (preventie) en wat te doen met de gevolgen van agressie (nazorg) *www.kudding.nl.

Hoe is de relatie met PCI Nederland ontstaan?

Kudding & Partners is al lange tijd klant van PCI Nederland, voorheen Dantuma, deze samenwerking gaat terug tot zeker 2002. De samenwerking is ontstaan bij de eerste ‘aanschaf’ van een kopieerapparaat toen Kudding & Partners nog gevestigd was in Broek in Waterland. Inmiddels is Kudding & Partners gevestigd in Amsterdam en nog steeds “loyale klant van PCI Nederland”, zoals Greetje (officemanager/planner van Kudding & Partners) zegt.

Kudding & Partners en PCI Nederland

Naast de ‘ontzorging’ van de hardware (multifunctionele printer) maakt Kudding & Partners via PCI Nederland gebruik van een softwareoplossing, een documentmanagement-systeem. Marieke (projectleider/ financieel en HR medewerker) heeft samen met Edward (directeur) enige tijd geleden de showdagen van PCI Nederland bezocht om zich verder te verdiepen in het documentmanagement-systeem M-Files. Marieke was al eerder in aanraking gekomen met dit systeem op een kennisdag/showdag van PCI en bedacht zich toen al dat een dergelijk systeem wel bij Kudding & Partners kon passen. Zoals Marieke zegt: “Wij werken met verschillende systemen, programma’s en documenten, want bij iedere training horen zomaar tien verschillende soorten documenten, personeel, presentielijst en ander soortige documenten. Wij merkten dat veel medewerkers deze documenten lokaal bewaarden waardoor de toegang tot, en het delen van, documenten en informatie beperkt bleef. Hierdoor waren wij vanuit het hoofdkantoor vervolgens veel tijd kwijt aan het zoeken naar documenten en/of informatie, of erger nog, het reproduceren van deze informatie. Dat is de reden geweest dat wij zijn gaan kijken naar een documentmanagementsysteem en wij wisten dat PCI ons hierin kon adviseren en voorzien”.

De documenten binnen Kudding & Partners

Binnen de organisatie Kudding & Partners zijn er vele verschillende documenten in omloop. Denk hierbij aan offertes, facturen, trainingsmateriaal, checklists, presentielijsten, evaluatieformulieren etc. Van offerte tot aan factuur zijn het allemaal verschillende documenten die ook weer invloed op elkaar hebben, een heel documentproces. “Veel documenten grijpen op elkaar in, dus als er iets niet of lokaal werd opgeslagen dan was de structuur weg en er was ook totaal geen versiecontrole. “Met het documentmanagementsysteem hebben wij ons documentproces nu geheel geoptimaliseerd en gestroomlijnd, ik word er echt blij van!”, zegt Greetje.

“Wij houden het proces nu meer in beweging en in de gaten”

Marieke (projectleider/ financieel en HR medewerker) – Kudding & Partners

 

Oude versus nieuwe situatie

Greetje vertelt: “Als vroeger een trainer mailde over een training en de klantnaam werd niet vermeld, dan was dit een enorm uitzoekwerk; welke klant, welke training en in welk systeem staat het? Nu hebben we M-Files en daar staan de trainingen netjes per trainer weergegeven en kunnen wij naar de begin/einddatum kijken welke training het betreft en hebben wij alle informatie in één keer bij de hand.” Het systeem wordt hierdoor dan ook als gebruiksvriendelijk ervaren en werkt zeer tijdbesparend. Doordat Kudding & Partners steeds meer wegwijs wordt in het systeem maken zij ook zelf ‘Views’ (weergaven) aan waardoor het systeem past als een maatpak. De structuur wordt zelf gecreëerd en de informatie die word gezocht is hierdoor direct beschikbaar.

Het systeem beschikt ook over een workflow gedeelte, hier wordt nog niet heel actief mee gewerkt. Marieke voorziet dat er door deze functie nog efficiënter gewerkt kan worden. Nog meer efficiency en nog meer overzicht. Voorheen werd er altijd achteraf gereageerd en nu kan dit bijvoorbeeld proactief door middel van het automatisch genereren van een melding. Ook is het systeem zo ingericht dat het direct duidelijk is welke stappen er volgen wanneer er een offerte verstuurd is. Marieke zegt: “Wij houden het proces zo meer in beweging en in de gaten”.
Inmiddels is de werkwijze binnen Kudding & Partners zo dat alle documenten in M-Files worden opgeslagen of vanuit de mail naar het DMS (documentmanagementsysteem) worden ‘gesleept’. Greetje vertelt:” Ik vind het heel handig als er een lege presentielijst in M-Files staat en ik krijg via de mail een ingevulde lijst, dan ‘sleep’ ik deze zo over de lege versie heen en wordt het direct vervangen. Er zit zoveel gemak in. In het oude systeem hadden wij er echt een hele klus aan om van iedere trainer te controleren of wij de presentielijsten al hadden verstuurd. In de huidige situatie passen wij na verzending de documentstatus aan in de datum van verzending en klaar! Als je bedenkt dat er voor aankomend jaar al 475 trainingen gepland staan dan begrijp je dat dit proces nu vele malen simpeler is geworden. Veel overzichtelijker, tijdbesparend en gebruiksvriendelijk!”

Het systeem is ook zelflerend en dit brengt voordelen met zich mee. Binnen Kudding & Partners wordt er aan iedere training een nummer gekoppeld. Als dit nummer wordt ingevoerd dan komt het systeem automatisch met suggesties voor de klantnaam en de overige gegevens. “Het lijkt in het begin veel werk, maar die tijd haal je er naderhand ruimschoots uit” vertelt Greetje.

Het systeem wordt zo ingericht dat het past bij de documentstromen van de relatie. Bij Kudding & Partners is het bijvoorbeeld ingeregeld dat een aanvraag voor een training pas verwijderd kan worden als deze is aangemaakt in M-Files. Hierdoor wordt de training altijd aan de planning toegevoegd.

Wat ook als een voordeel wordt genoemd is dat documenten niet meer geopend hoeven te worden, maar er direct een voorbeeld van het document te zien is. Zo is direct te zien of het juiste document gevonden is, welke versie het is en wat de historie van het document is.
Het systeem biedt tevens de mogelijkheid om toegang te verkrijgen via een smartphone of tablet d.m.v. een app. Binnen Kudding & Partners wordt hier nog niet zoveel gebruik van gemaakt, maar in de toekomst biedt dit wel mogelijkheden doordat men altijd de gegevens in het systeem kan benaderen.

“Natuurlijk is het wennen om niet meer in mappen te denken, maar na de omschakeling ervaren wij het nu echt als veel prettiger. Wij zoeken nu niet meer naar waar het staat, maar naar wat het is.” Greetje maak de vergelijking met het zoeken van een mok ik een keukenkastje: “Als ik een mok zoek bij iemand staat deze bij iedereen in een ander kastje, iedereen heeft zijn eigen logica. Door M-Files kan iedereen nu die mok vinden omdat je weet wat je zoekt. Je zoekt nu op het object ‘mok’, en niet meer in welke kast het zou moeten staan. Dit is met dossiervorming niet anders.

Hoe is de relatie met PCI Nederland

“Al bij de oplevering was het gebruik van het systeem vrij duidelijk en hierdoor ook snel werkbaar. Voor de implementatie hebben wij veel samen met PCI bij elkaar gezeten om goed in kaart te brengen hoe het systeem het best voor Kudding & Partners ingericht kon worden. “Dat heeft PCI goed gedaan” vertellen Marieke en Greetje. Tevens is het fijn dat wij gewoon kunnen bellen als wij vragen hebben en dat er dan ook altijd vlot een antwoord is.

Tips voor bedrijven die zich oriënteren op een documentmanagementsysteem

Kudding & Partners geeft aan dat het documentmanagementsysteem hen een efficiënter bedrijfsproces op het gebied van documentautomatisering heeft gebracht. Kudding & Partners is van mening dat het van groot belang is dat je als klant goed moet laten weten hoe jij als organisatie graag de indeling ziet in het DMS. Voor grote organisaties is het wellicht raadzaam om een werkgroep op te zetten om alle wensen te clusteren. “Onze wensen zijn perfect vertaald door PCI in het systeem en dat versnelt de acceptatie van een nieuw systeem en de werkbaarheid” vertelt Marieke.

Greetje en Marieke geven aan niet meer zonder het documentmanagementsysteem te willen werken. De processen verlopen nu veel efficiënter, wat veel tijdsbesparing met zich meebrengt en waardoor processen veel gebruiksvriendelijker verlopen. Kudding & Partners zien het systeem als een overkoepelend orgaan, een opslagtank, De M-Files Kluis.