Machinefabriek Bolsward in de wolken met PCI

Machinefabriek Bolsward is misschien niet de grootste multinational, maar dat bewijst juist dat ook voor kleinere ondernemingen de stap naar een hosting omgeving met toevoeging van Office365 een flinke ‘boost’ kan geven. PCI Nederland hielp de Friezen in de overgang naar de Cloud en nu zijn ze daar helemaal in de wolken.

Machinefabriek Bolsward is een gespecialiseerde producent van rvs-machines in de voedings- en genotmiddelenindustrie. Wasmachines, mengers, bakovens, gaartunnels, bandconveyors, schroefconveyors, blancheurs, hefkiepers, het zijn zomaar wat van de hoogwaardig gekwalificeerde machines die hun weg vinden in inmiddels zo’n zestig landen wereldwijd. ‘We zijn een ervaren bedrijf met korte lijnen naar onze klanten’, aldus de tweemans directie Wiebe Oosterbaan en Gerard Mulder. Ze zijn trots op wat ze hebben bereikt en misschien nog wel trotser op de nieuwe mogelijkheden die met name de verhuizing en de overstap naar een nieuwe ICT-omgeving ze biedt. ‘Elk apparaat, elke machine, hoe klein of hoe groot ook, is een zaak van vertrouwen. Vertrouwen in de bedrijfszekerheid, in de duurzaamheid, vertrouwen in de effectiviteit en rentabiliteit. Dat alles is herleidbaar tot de ontwerper en de bouwer’, aldus Mulder.
Wiebe Oosterbaan voegt daar nog aan toe: ‘Ten aanzien van de kwaliteit en de leveringssnelheid leggen we ons zelf hoge normen op. We doen op beide terreinen geen enkele concessie. En ofschoon we normaal al bekend staan om snelle en adequate leveringen van kwaliteitsproducten, kunnen we er in goed onderling overleg nog wel eens een schepje bovenop doen. Echter, tijdwinst mag nooit leiden tot kwaliteitsverlies. Perfectie moet voorop blijven staan!’

Kwaliteit en snelheid

Kwaliteit en snelheid zijn gebaat bij een goede ondersteuning. Net als in elke andere branche kunnen ze bij Machinefabriek Bolsward niet zonder een goed functionerende ICT-omgeving. Daarvoor is Tim Oosterbaan verantwoordelijk. Hij is de volgende generatie Oosterbaan die actief is in de onderneming. ‘Het was nodig om stappen te maken, zowel in de huisvesting als in de ICT-omgeving’, zegt Tim. En dus stapte Machinefabriek Bolsward over naar een hostingpartij en naar de cloud. Dat was best een grote stap voor een onderneming met zo’n 25 medewerkers, waarvan het grootste deel in de productiehallen werkt.

‘Bij de voorafgaande gesprekken kregen we te horen dat het eigenlijk nooit mis kan gaan met de Cloud. Wat denk je? Juist in het eerste weekend van januari 2020, toen wij overgingen, kreeg de wereld te maken met het ‘lek van Citrix’.’

Verouderde ICT

De aanleiding voor die overgang was tweeledig, zegt Tim Oosterbaan, ICT Manager: ‘Het out-of-date raken van de server waarvan we gebruik maakten begon op te spelen. Tot voor kort maakten we gebruik van onze eigen server waar de pc’s in het netwerk aan waren gekoppeld. Tot die tijd werd het bijgehouden door een lokale partij, maar die konden de ontwikkelingen op een bepaald moment ook niet meer bijbenen. Het was heel lang goed gegaan, maar het begon serieus te kraken en te piepen. Dat werd veroorzaakt door enerzijds de groei van de onderneming en anderzijds de groei in vooral de hoeveelheden digitale informatie en – communicatie. De server lag regelmatig plat en daar word je niet vrolijk van. Je wordt – ook als gespecialiseerd technisch productiebedrijf, wat wij toch echt zijn – steeds afhankelijker van je ICT-omgeving, ondanks dat het niet onze kernactiviteit is. Het gaat om veel en complexe informatie, van technische 3D-tekeningen tot productspecificatielijsten, snijfiles en alles wat daar nog bijkomt bij de intake en uitvoering van een order. Waar je vroeger een envelop met de tekeningen op je bureau kreeg, krijg je nu ook een envelop, maar dan digitaal. Dat is dan bijvoorbeeld een zip-file met alle benodigde bestanden erin. Ook op de productievloer moeten ze kunnen beschikken over de juiste gegevens om het werk snel en met hoge kwaliteit te kunnen uitvoeren, dan kun je niet hebben dat de server er even uit ligt. Het was duidelijk dat we daar een oplossing voor moesten zoeken.’

Verhuizing voor verdere groei

De verhuizing per 1 januari 2020 was de andere aanleiding om wat te gaan doen aan en upgrade van de ICT-omgeving. Gerard Mulder: ‘Die verhuizing betekende dat we een flinke groei doormaakten, zowel fysiek als in de oplevering van een eindproduct voor de klant.

Uitbesteden

Tim Oosterbaan: ‘In tegenstelling tot die investeringen in het productproces, gerechtvaardigd door onze specifieke kennis en deskundigheid, zagen we wel in dat ICT nou precies niet ons ding is. We hebben bij de overgang naar de nieuwe huisvesting veel dingen in huis gehaald, juist omdat we daar wél verstand van hebben en dat graag in eigen hand willen houden, maar ICT hoort daar niet bij. Daarvoor wilden we externe kennis inhuren en zochten dus een goede partner die ons een stap verder zou kunnen brengen. Die partner hebben we gevonden in PCI.’ Die adviseerde een hosting service, aangevuld met Office365 als centrale werkomgeving voor de medewerkers.

‘In plaats van een eigen server werken we nu in de Cloud. Dat is voor ons best een overgang en vraagt veel vertrouwen in de partij waarmee je samenwerkt op dit gebied. Vertrouwen is in ons werk belangrijk en dat verwachten we dan ook van onze partners. PCI heeft dat vertrouwen helemaal waargemaakt. De klant staat bij hen echt voorop. Ook tijdens de kerstvakantie.’

Citrix platgelegd

Om een voorbeeld te geven: de overgang naar het nieuwe pand vond plaats eind december 2019. Tim Oosterbaan: ‘Vooraf konden we niet zo heel veel inregelen. Het nieuwe pand was voor ons op dit gebied ook een beetje een open eindje. We wisten alleen dat er glasvezel aanwezig was. Dan is het wel erg prettig wanneer je de deskundigheid kunt inzetten van een betrokken partij die je helpt je netwerk- en werkomgeving snel in te richten, zodat je zo aan de slag kunt. Bij de voorafgaande gesprekken kregen we te horen dat het eigenlijk nooit mis kan gaan met de Cloud. Dat was voor ons ook een belangrijke afweging voor de overstap. Wat denk je? Juist in het eerste weekend van januari 2020, toen wij overgingen, kreeg de wereld te maken met het ‘lek van Citrix’…. Gelukkig heeft PCI ons binnen 24 uur weer op weg geholpen. Dat weekend was de grootste bottleneck, maar direct na het weekend was het gelukkig weer op orde.’ Met zeven pc’s en vier laptops (via een VPN-verbinding) ‘hangt’ Machinefabriek Bolsward nu in de Cloud. Misschien niet het grootste bedrijfsnetwerk, maar voor de Friezen wel heel effectief, waardoor ze als gespecialiseerde producent van rvs-machines het hoge kwaliteitsniveau kunnen vasthouden.

Waar nog wel wat stappen in gezet kunnen worden is de manier waarop informatie wordt opgeslagen en beheerd. Wiebe Oosterbaan: ‘Het moet duidelijk zijn waar je welke informatie over producten en klanten kunt vinden en dat moet ook voor iedereen die ermee te maken heeft logisch en eenvoudig zijn. Het werken met Office365 vraagt daarin wel wat aandacht. Maar Keulen en Aken zijn ook niet op één dag gebouwd, dus dat gaan we leren.’