Openbare Bibliotheek Gelderland Zuid gebruikt multifunctionele printers optimaal
De organisatie
Met 22 vestigingen en een werkgebied van ruim 265.000 inwoners is Openbare Bibliotheek Gelderland Zuid (OBGZ) een organisatie om ‘U’ tegen te zeggen. Zeker wanneer je kijkt naar het aanbod: boeken, tijdschriften, informatie, CD’s, DVD’s en cursussen en activiteiten op het gebied van computers en informatie. Ook zijn de bibliotheken podium voor lezingen en optredens en krijgen landelijke thema’s als ‘Nederland leest’ volop de ruimte.
Er wordt intensief samengewerkt met voor- en basisscholen, ROC’s en voortgezet onderwijs voor leesbevordering, mediawijsheid en laaggeletterdheid. OBGZ, actief in de gemeenten Beuningen, Heumen, Millingen, Nijmegen, Overbetuwe en Ubbergen, koos voor het maatwerk van PCI.
“We hadden nogal wat oude copiers en printers staan zonder onderhoudscontract. Dan weet je dat je aan de slag moet. We wilden een efficiënte oplossing voor al onze vestigingen. Reden om ons uitgebreid te oriënteren. Een collega bibliotheekdirecteur had goede ervaringen met PCI” vertelt Dianne Weersing, algemeen directeur. “Wat ons opviel was dat PCI vanaf het begin een maatwerkoplossing bood. Minder machines met beduidend meer mogelijkheden. Afgestemd op onze manier van werken. En dat tegen een scherpe prijs.”
De effecten
Het publiek en de medewerkers moesten even wennen aan de nieuwe machines. “Wie een kopietje wil maken, betaalt nu met een pasje. En bij printopdrachten hoort een code, zodat er pas wordt geprint als de opdrachtgever dat wil. Op de machine van zijn voorkeur. Printjes liggen nu niet meer uren bij een machine voordat iemand ze komt ophalen. En het nieuwe betaalsysteem zorgt ervoor dat er veel minder hulp nodig is van onze medewerkers. Waar we ook blij mee zijn is dat de oude situatie met aparte leveranciers voor betaalunits verleden tijd is.”
Verrassend is dat het aantal prints toenam na installatie van het nieuwe systeem. Dianne Weersink: “In het voortraject heeft PCI een Document Management Analyse gedaan. Dat geeft een beeld van het soort en het aantal machines en de verwachte hoeveelheid prints. Maar wat bleek? Bezoekers van onze bibliotheken zijn aanmerkelijk meer gaan printen. Dit komt door het gebruiksgemak van de nieuwe machines en de hoge kwaliteit van de prints. Wat we ook zien is dat de nieuwe machines met alle gebruiksmogelijkheden bijdragen aan het imago van de bibliotheek als eigentijds en multimediaal kennis- en informatiecentrum.”
De oplossing
Het aantal machines dat OBGZ gebruikt is nu een aanmerkelijk stuk kleiner. Daarnaast wordt bespaard doordat op centrale locaties krachtige multifunctionals en kleinere machines staan met gemakkelijke betaalfaciliteiten voor bezoekers. Op de hoofdvestiging in Nijmegen is een grote machine geïnstalleerd waar OBGZ erg blij mee is: “Hij kan van alles!” De machine stelt de repromedewerker van OBGZ in staat boekjes, posters, folders en andere communicatiemateriaal te maken. Hoge kwaliteit, korte doorlooptijd, flexibel en allemaal in eigen huis geproduceerd.
Tips voor andere organisaties
Dianne Weersink: “Een eenduidige projectleiding is van belang. Zeker in een situatie waarin je te maken hebt met verschillende leveranciers is goede afstemming nodig. We hebben 22 vestigingen, dat vraagt ook echt om coördinatie. Vanaf de start van het project hebben we de meerwaarde van een centrale aanpak glashelder gemaakt. Een dergelijk project heeft zoveel kanten. Van systeembeheer tot en met de leveranciers van bijvoorbeeld betaalsystemen.”
PCI heeft de ervaringen met bibliotheken gebundeld in een overzichtelijk document. Dit is een handig document voor bestuurders om zich een beeld te vormen van de documentmanagement oplossingen die PCI biedt. Ook is er het PCI bibliothekenteam dat bestaat uit adviseurs met bibliotheekervaring.
Bibliotheken en de toekomst van documentautomatisering
“We volgen de ontwikkelingen op de voet. Die gaan zo snel. Bijvoorbeeld het digitaal archiveren van documenten is iets wat onze grote interesse heeft en waar we sneller dan we denken mee te maken krijgen. Over dit soort onderwerpen blijf ik graag in gesprek met PCI.”
