Paul Hardonk Bouw zet stap in digitaliseren van facturen
De organisatie
Paul Hardonk Bouw en PCI werken al jaren samen. Het begon met de afname van printers, maar het bouwbedrijf zocht naar nog meer efficiency. Dus werd de stap gezet naar digitalisering van de facturen. Met indrukwekkend resultaat.
Renovatie, restauratie, onderhoud en nieuwbouw. Paul Hardonk Bouw (PHB) is van alle markten thuis. Het bedrijf is onderdeel van ASVB: een holding waar verschillende bouwbedrijven onder vallen. Ieder met eigen kennis en focus. PHB bevindt zich in de digitale voorhoede. Het is het enige bedrijf in de holding dat de facturen digitaal verwerkt. De software die PCI hiervoor heeft geleverd bevalt uitstekend.
ROI in zes maanden
Ron Smit, controller bij PHB: “PCi was al onze printerleverancier. Toen we in 2009 samen gingen met een ander bedrijf zaten we ineens met twee leveranciers en twee keer zoveel printers als we nodig hadden. We kozen voor PCi. Want die kwamen met een optimale oplossing voor de invulling van het printerpark. Maar we wilden meer.
Onze inkoopfacturen scanden we altijd handmatig. Met 21.000 facturen op jaarbasis was dit nogal een tijdrovende klus. Dat proces wilde ik digitaliseren. PCi adviseerde het juiste softwarepakket waardoor we printen en scannen in een keer konden implementeren.”
Het resultaat is geweldig. Kostte het ‘opbergen’ van een inkoopfactuur voorheen twee minuten (factuur op het kopieerapparaat leggen, inscannen naar de mail, van daaruit openen en opslaan in de juiste map), nu wordt een factuur door de barcode meteen herkend en automatisch op de juiste plek opgeslagen. Tijdwinst: twee dagen per maand. Ron: “Dit hebben we berekend met negatief ingestelde parameters – de werkelijkheid is waarschijnlijk nog voordeliger. En met diezelfde parameters hebben we ook berekend dat we op de nieuwe software een Return On Investment (ROI) van zes maanden hebben!
Buiten de kaders
Een opvallend resultaat. En dat geldt ook voor de keus om processen te digitaliseren in een branche die van nature liever binnen bestaande kaders blijft. Al is het voor Ron Smit logisch: “PHB is het enige bedrijf binnen de holding dat met een terminal server werkt zodat iedereen bij PHB zowel thuis als op kantoor bij alle documenten kan. Dat werkt ontzettend flexibel en zou bij elk bedrijf een goede tool zijn.”
Papieren archief is verleden tijd
Ron: “Intern worden bijna alle documenten al digitaal opgeslagen. PHB heeft geen papieren archief meer. Daar zijn wij redelijk uniek in.” Bij de meeste bouwbedrijven worden facturen nog met de hand verwerkt. “Gewoon, omdat ze dat al jaren gewend zijn. Het is best eng om opeens te veranderen, dat begrijp ik wel. Ik kom zelf uit de financiële wereld. Daar wordt makkelijker vanuit efficiency en kostenbewustzijn gedacht. Dan kijk je kritischer hoe bestaande processen beter kunnen.”
“Maar ik weet het zeker, als mijn collega’s het voordeel zien dat PHB hiermee behaalt, kunnen ze niet anders dan meegaan.” Dat kan weleens snel gaan volgens Ron. “De markt is er klaar voor en binnen ASVB wordt steeds meer gekeken naar alle mogelijkheden. Heel gunstig.”
Verkoopfacturen
Nu de digitalisering van de inkoopfacturen een feit is, is de beurt logischerwijs aan de verkoopfacturen. De voorbereidingen daarvoor zijn gedaan, nu gaat het om de technische realisatie. En daarna liggen de plannen klaar voor de digitalisering van inkomende poststukken, overeenkomsten en zelfs het hele personeelsbestand. Ron Smit: “Dat laatste gaan we eens flink optuigen. Daar valt namelijk nog een grote efficiencyslag in te maken. Ik wil naar een personeelspakket met daaraan verbonden een documentmanagementsysteem voor een helder overzicht en een linkje naar elk personeelsdossier.”
Die vraag legt hij graag neer bij PCI. “Ik zie het zo. Wij hebben een probleem, PCI lost het op. Dat is de toegevoegde waarde van een leverancier. Het is niet voor niets dat we de samenwerking hebben voortgezet van printen naar digitalisering. PCi heeft de juiste kennis in huis, bekijkt een probleem van alle kanten, biedt een oplossing én is prettig om mee samen te werken. Een partner in documentoptimalisering, dat zijn ze.”
