Pieter Raat Stichting digitaliseert factuurproces
De organisatie
Zorg, hulp en advies bieden, afgestemd op de persoonlijke situatie van senioren. Dat is het uitgangspunt van de Pieter Raat Stichting. Daarmee helpt zij ouderen om de kwaliteit van hun leven te behouden. De stichting ondersteunt hen, zodat zij zo lang mogelijk zelfstandig hun eigen leven kunnen leiden op de manier die zij wensen.
PCI en de Pieter Raat Stichting
De samenwerking tussen de Pieter Raat Stichting en PCI gaat lang terug en werd weer actueel toen bleek dat er op vestigingen veel kleine printers aanwezig waren waar allerlei verschillende verbruiksmaterialen voor besteld werden en waarvoor geen onderhoudscontract was. “Er ontstond een grote diversiteit aan machines en dit maakte het lastig om de afdrukapparatuur goed te beheren” vertelt Els Kuipers, ICT-beleidsmedewerkster bij De Pieter Raat Stichting. De Stichting heeft samen met PCI het afdrukbeheer vereenvoudigt door alle documentstromen in kaart te brengen en de kosten inzichtelijk te maken.
Inzicht creëren door centralisatie
Samen met PCI is ervoor gekozen om de vele losse printers te vervangen door centraal geplaatste multifunctionele printers (MFP’s). Els: “De centralisatie van machines was de eerste stap om het beheer te vereenvoudigen. En door de vermindering van het aantal machines (van 30 naar 7 machines) zijn de kosten van de verbruiksmaterialen lager, inzichtelijker en gestandaardiseerd.”
Wat opvalt is de stijging in het aantal kleurenafdrukken, maar dit komt door de mogelijkheden van de nieuwe apparaten. Folders en brochures worden nu binnenshuis afgedrukt en niet meer uitbesteed aan de drukker. Dit stichting heeft met de nieuwe machines meer flexibiliteit en dat levert kostenbesparingen op.
Digitalisering zorgt voor beheersbaarheid
Op advies van PCI heeft de Pieter Raat Stichting ook scansoftware toegevoegd op de nieuw geleverde machines. Nu kunnen documenten direct vanaf de MFP naar de juiste locatie binnen het documentmanagementsysteem of dossier worden gescand. “Je selecteert in het display van de machine het juiste cliëntdossier en het document wordt direct naar dat dossier gescand” legt Els uit.
Uit gesprekken met medewerkers bleek dat zij het vervelend vonden dat ‘er overal maar printjes rondslingerden’. Met name omdat het vaak om cliëntgegevens en dus vertrouwelijke informatie ging. Daarom is besloten om ook een Follow-me oplossing te implementeren. Wanneer een medewerker nu documenten uitprint worden deze pas vrijgegeven na het intoetsen van een code bij de MFP. Op deze manier slingeren er geen documenten meer rond en raken documenten ook niet zoek in een grote stapel uitgeprinte documenten. Bij de Pieter Raat Stichting is het zelfs zo dat als de desbetreffende medewerker zijn of haar code invoert deze persoon direct in de eigen omgeving terecht komt.
Na de PCI showdagen ook factuurproces gedigitaliseerd
Els Kuipers woonde tijdens de PCI showdagen een kennissessie factuurmanagement bij. Ze raakte geïnspireerd en bracht haar enthousiasme over op haar collega’s. Els: “Het traject van binnenkomende facturen was erg chaotisch. De factuur kwam binnen bij de receptie, werd in een boek genoteerd, kreeg een stempel en ging vervolgens naar de persoon die de factuur moest accorderen. Soms werd de juiste persoon niet bereikt en dan werd de factuur teruggestuurd of doorgestuurd naar de twee vestigingen. Tijdens dit traject raakte er wel eens factuur kwijt, waardoor er een nieuwe factuur opgevraagd moest worden. Dit kostte erg veel tijd en maakte het proces complex.”
Sinds het voorjaar van 2014 werkt de Pieter Raat Stichting met factuurmanagementsoftware om het volledige factuurproces te stroomlijnen. Nu worden binnenkomende facturen gedigitaliseerd. Met Optical Character Recognition (OCR) wordt een boekingsvoorstel gedaan door de software. Een administratief medewerker maakt de boeking compleet. Vervolgens verstuurt deze medewerker de boeking en factuur (pdf) binnen de workflow naar één of meerdere personen ter controle. Na de goedkeuring in een batchvorm gaat een export naar het financiële pakket (Exact) om de boeking te registreren en de betaling te doen.
Naast de inzet van software-applicatie voor het beheren van de facturen worden er ook contracten in beheerd. Denk aan het opslaan van het document conform alle richtlijnen en het borgen van de informatie van het document, zoals einddatum, opzegtermijn, looptijden en contractwaarde. Ook kunnen facturen binnen het systeem gekoppeld worden aan een contract. Op deze manier kan een leverancier eenvoudig gecontroleerd worden of deze zich aan de gemaakte prijsafspraken houdt.
Ook wordt er gebruikgemaakt van de inkoopmodule van het systeem. Hiermee wordt de inkoopopdracht intern geregistreerd en goedgekeurd. Wanneer de uiteindelijke factuur gelijk is aan de goedgekeurde inkoopopdracht kan deze direct betaald worden, de goedkeuring heeft immers reeds plaatsgevonden. De enige handeling die nog gedaan moet worden is het koppelen van de inkoopopdracht aan de factuur. Wanneer de leverancier het inkoopnummer op de factuur vermeldt kan dit geheel automatisch gebeuren.
De tijdbesparing die de Pieter Raat Stichting voor ogen had is door deze efficiencyslag ruimschoots behaald. Zoals Els zegt: ”Het werkt! De factuurmanagementoplossing die PCI biedt is ook voor kleinere organisaties gewoon goed betaalbaar. Digitalisering van het documentproces is echt voor iedereen haalbaar.”
Gemak!
Els: “De communicatie met PCI verloopt naar mijn volle tevredenheid. Er wordt snel gereageerd, want er zijn korte lijnen. Als er iets is dan kan ik mailen of bellen en dan wordt ons probleem opgelost. En door het Follow-me systeem kunnen wij nu altijd uitwijken naar een andere machine. Er is geen omkijken naar. Gemak!”
