’s Heerenloo Onderwijs heeft grip op informatiestromen
’s Heerenloo Onderwijs zag met de toenemende digitalisering en de bundeling van krachten van de vier aangesloten locaties een groeiende noodzaak om orde te scheppen in ICT en informatiebeheer.
Een nauwkeurige analyse met partner PCI leerde dat met de al aanwezige Microsoft Office 365- en SharePoint-omgeving ruim voldoende functionaliteit, capaciteit en kwaliteitsmanagement voorhanden was. Zodat relevante informatie (bronnen) voor de directies, leraren, administratie en bestuur toegankelijker en processen transparanter werden.
Van vier naar één
Edward Huisman, staffunctionaris ICT: ‘Nadat enkele jaren geleden een viertal locaties voor Voortgezet Speciaal Onderwijs (VSO) werden samengebracht onder ‘s Heerenloo Onderwijs en onder één bestuur en als één organisatie verder ging, was het logisch dat ook op het gebied van ICT een aantal zaken zou worden samengevoegd. Bovendien moest worden geïnvesteerd: zowel in infrastructuur als in mensen.’
Efficiënt en effectief
De bundeling van krachten in één organisatie met één bestuur heeft voor ’s Heerenloo een grote efficiencyslag tot gevolg gehad. Huisman: ‘De samenvoeging heeft ertoe geleid dat de ICT-infrastructuur van de school als geheel is aangepast. Dat was niet zozeer een direct gevolg als wel een directe wens. De samenvoeging moest wel efficiënt en effectief zijn met betrekking tot de administratieve processen, de leerstof, en rapportages. Bovendien was het van belang dat eenvoudiger onderling informatie zou kunnen worden gedeeld. We zijn overgestapt naar een wifi netwerk en werken in een cloud-omgeving. Daarmee alleen ben je er niet als je wilt bereiken dat mensen over alle relevante informatie kunnen beschikken.’
De perfecte match voor samenwerking en informatie delen
Een goed gesprek met PCI leverde eigenlijk direct resultaat: er was een mooie optie beschikbaar in de vorm van een documentmanagement-systeem. Huisman: ‘Alles op een rij zettend bleek echter dat wanneer we dat systeem zouden implementeren, we wel wat ‘overkill’ aan documentmanagement-functionaliteit hadden. Het ging ons per saldo meer om een transparante samenwerkingsomgeving waarin documentmanagement- en kwaliteitsmanagementfuncties waren opgenomen, in plaats van andersom. De keuze viel op een gecombineerde oplossingen tussen Microsoft SharePoint en Office365. De perfecte match voor samenwerking en informatie delen.’
Grip op alle informatie
Deze combinatie heeft ’s Heerenloo veel comfort gebracht, zonder een investering een apart documentmanagement-systeem. ‘We werken nu altijd in de cloud, alles is binnen bepaalde restricties voor alle betrokkenen beschikbaar en toegankelijk, inclusief beleidsdocumenten, voorschriften en procedures. Het scheelt ons tijd, er is transparantie, we kunnen soepel (digitaal) samenwerken en we zijn mede dankzij PCI klaar voor de toekomst: een moderne onderwijsinstelling die grip heeft op alle relevante informatiestromen’, aldus Edward Huisman tot slot.
