Sibbing met M-Files volledig ‘in control’

Volledig in control met M-Files

Sibbing is een bijzonder financieel adviesbureau: niet de ‘standaard’ diensten en markten die je vaak ziet bij dergelijke adviesbureaus, maar een specialist in de (para-) medische sector. Alles rondom de meest cruciale financiële processen, bijvoorbeeld voor het inkopen in een maatschap, is het domein van Sibbing. Daarbij gaat veel (vertrouwelijke en gevoelige) informatie heen en weer tussen partijen. ‘Sinds enige tijd gebruiken wij M-Files voor het beheer van en de controle op informatie en bijbehorende processen’, aldus Ronald ten Have, ICT manager bij Sibbing. ‘We zijn op elk moment volledig in control en dat is belangrijk voor onze klanten om te weten.’

Sibbing heeft zich als onafhankelijk financieel adviesbureau sinds 1977 gespecialiseerd in de praktijkbegeleiding van (para)medische beroepsbeoefenaren. Ten Have: ‘In dit kader adviseren we onder meer over praktijkvestiging, contracten, financieringen, financiële planning, hypotheken, verzekeringen en het pensioen en bemiddelen we bij het afsluiten van overeenkomsten met banken en verzekeraars. Daarnaast biedt Sibbing sinds 2015 ook een breed scala van diensten op het gebied van accountancy en fiscaliteit aan. Daarbij kun je onder meer denken aan het opstellen van de jaarrekening en het doen van belastingaangiften. Vooral onder medisch specialisten, huisartsen, tandartsen en verloskundigen hebben we door de jaren heen een uitstekende reputatie opgebouwd. Die is niet in de laatste plaats gebaseerd op het feit dat die klanten weten dat informatie bij ons klopt, accuraat is, processen op orde zijn en er transparantie is waar nodig.’

Ondersteuning door efficiënte en effectieve software

Ten Have geeft meteen aan dat het tegenwoordig eigenlijk niet mogelijk is op die manier het vertrouwen en garanties aan klanten te bieden op betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid zonder het gebruik van geavanceerde software. ‘Al in 1997 zijn we begonnen met digitalisering en dat is nooit opgehouden. Steeds weer proberen we bij Sibbing stappen te zetten waar zowel onze klant als de eigen organisatie baat bij heeft. In 2015 zochten we al naar een document management systeem. We hadden toen zo ongeveer 2 miljoen documenten in beheer. Echter, datgene waar we destijds voor kozen sloot niet meer aan bij de snelle ontwikkelingen in de markt en de richting die we met onze organisatie op willen. Ontwikkelingen in klantgerichtheid, toenemende mobiliteit, strengere wet- en regelgeving (zoals de AVG) met de druk van zware compliancy-eisen en een sterke groei van informatie, en mét complexe(re) informatiestromen en meer stakeholders maken het steeds lastiger om grip te houden op die processen.’ Op zoek dus naar een passende oplossing voor de dreigende problemen, voordat het échte problemen zouden worden.

Alle functionaliteit standaard in M-Files

Nu is Ten Have wel iemand die zelf graag wil testen en ondervinden wat de markt zoal aan oplossingen te bieden heeft op dit gebied, dus dat deed hij ook nu. Wat eigen onderzoek naar mogelijke kandidaten brachten hem op het spoor van M-Files en partner PCI. ‘Het grappige is dat toen ik een testversie van M-Files had gedownload, ik al snel tot de conclusie kwam dat eigenlijk alles wat je zou kunnen wensen aan functionaliteit er standaard in zat. Vooral de procesinrichting en de rechtenstructuur sprak mij aan, naast uiteraard de slimme metadatering waardoor je alle content kunt vinden op basis van wat het is en de relatie die het mogelijk heeft met andere content. De koppelingen met bijvoorbeeld Office365 maken M-Files bovendien een heel praktisch, werkbaar en efficiënt instrument voor onze medewerkers.’

Alleen M-Files als ingang naar informatie

Marcel de Graaf is één van de M-Files goeroes bij PCI, vindt ten Have. ‘Hij heeft dit project opgepakt en ervoor gezorgd dat alle instellingen en de inrichting volgens onze specificaties plaatsvonden. Daarnaast was het zaak voor ons om alle bestaande documenten en aantekeningen uit het oude systeem over te zetten naar M-Files. Ik weet dat M-Files ook externe bronnen kan raadplegen, maar wij kozen ervoor om toch die conversie te doen, omdat de oude software niet (meer) voldeed aan onze wensen. Dat is dus toch wezenlijk iets anders dan een draaiende applicatie die je nog dagelijks gebruikt, zoals bijvoorbeeld een HR- of CRM-systeem waaruit je informatie wilt ophalen via M-Files. Wij wilden M-Files als enige ingang naar alle belangrijke bedrijfsinformatie. Het betekende echter wel dat we vooraf goed moesten nadenken over hoe we de documenten zouden gaan categoriseren en classificeren. Eenmaal die structuur en klassen uitgewerkt, konden we snel aan de slag. Het is vooraf iets meer tijd investeren en goed nadenken over wat je wilt, maar daarna heb je er zoveel voordeel van…’

Koppelingen van M-Files naar alle basisapplicaties

Inmiddels is M-Files volledig geïntegreerd in de Sibbing-organisatie die enige jaren geleden ook nog is uitgebreid na een overname. Ten Have: ‘Alle denkbare koppelingen die praktisch en wenselijk zijn, zijn gerealiseerd en werken. De medewerkers kunnen vanuit hun applicatie direct informatie ophalen en inzien, naar gelang hun rechten uiteraard, uit M-Files. Ze weten dan zeker dat het juiste dossier met de juiste documenten voor hun neus staat, in de juiste versie, actueel en volledig. Ze hebben op elk moment overzicht en inzicht in de informatie die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.

Geen e-mail meer

Klanten kunnen in de ‘mijnSibbing’-omgeving, die ook aan M-Files is gekoppeld en het (beveiligd) delen van informatie faciliteert, inzage krijgen in documenten die voor hen belangrijk zijn. Zodat ze altijd direct op de hoogte zijn van de status van processen en informatie. Daarvoor zijn geen e-mails met bijlagen meer nodig. Die gaan toch maar hun eigen leven leiden. Uploads en downloads naar en van M-Files zorgen voor de actualiteit en het beheer, waarbij de classificatie van documenten (deels) geautomatiseerd plaatsvindt met hulp van de Intelligent Metadata Layer (IML). Ook dat is een belangrijk voordeel voor de gebruikers van M-Files. Eenmaal ‘ingewerkt’ kan de software zelf intelligente suggesties doen over de te gebruiken metadata en de context van dat document met andere al bestaande documenten. Er is dus geen categorie ‘overig’… Dat is de doodsteek voor elk systeem waar je gebruik van wilt maken. Zodra een medewerker het even niet weet, wordt het de categorie ‘overig’. Dat wilden we per se niet. Je moet mensen een beetje sturen in hun gedrag, dus goed laten nadenken over de documentcategorieën en -klassen. Daarmee voorkom je dat je een vergaarbak krijgt van allerlei documenten waarvan later niemand meer weet hoe het zat.’

Volledig ingerichte workflows

De volgende stap wordt het invoeren van de digitale ondertekening als afsluiting van een volledig ingerichte workflow voor accordering van documenten en -processen. Voor Sibbing staat M-Files synoniem voor Het Nieuwe Werken.