Close
  • Home
  • Oplossingen
    • Ga terug
    • Printoplossingen
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • Bedrijfsprinters
      • Productie printers en printstraten
      • Plotters & grootformaat printers
      • Printer leasen
      • (Thuis)printen-as-a-service
      • Scanners
      • Veilig mobiel printen
      • Managed Print Services
      • Print management
      • PCI printer service en onderhoud
    • Informatiemanagement oplossingen
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • M-Files: Een intelligente document management oplossing
      • M-files en Office 365 samen sterker
      • AFAS en M-FIles
      • Digitaal Contractbeheer
      • Digitale Factuurverwerking
      • Digtaal HR dossier
      • Digitale dossiervorming voor advocatuur
    • Cloud- en IT oplossingen
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • IT Strategie
      • IT Architectuur
      • IT Adoption & Change management
      • IT Security
      • Cloud werkplek
      • Device as a Service
      • Back-up as a Service
      • WiFi as a Service
      • Networking as a service
      • Managed Firewall
      • Security Awareness
      • Phishing Simulatie
      • Managed Mail Security
      • Managed Endpoint Detection & Response (EDR)
      • Managed Patchmanagement
      • Managed Cyber Alarm
      • Monitoring as a Service (MaaS)
      • Cloud readiness assessment
      • IT Continuity Services (24/7)
      • IT detachering
      • IT-to-IT Support, de professionele helpdesk
    • Audiovisuele oplossingen
      • Ga terug
      • Presenteren met interactieve presentatieschermen
      • Video conferencing en videovergaderen
      • Vergaderruimte inrichten
      • Digitale billboards
      • Narrowcasting voor bedrijven
      • SmartPole
      • Videowall en monitoring
      • Livestream oplossingen
      • Livestream oplossing uitvaartdienst
      • Livestream oplossing educatie
      • Reserveren en beheren
      • Werkplekken reserveren
    • Kantoorartikelen en projectmeubilair
      • Ga terug
      • Alles bekijken
      • Webshop PCI
      • Webshop (voorheen Bouman)
      • Over PCI Supplies
      • PCI Premium papier
  • Business cases
  • Over PCI
    • Ga terug
    • Over ons
    • Partners
    • Nieuws
    • Blogs
    • PCI Events
    • Vestigingen
  • Klantenservice
    • Ga terug
    • IT klantenservice
      • Ga terug
      • IT > Remote Control
      • Veelgestelde vragen
    • MPS klantenservice
      • Ga terug
      • PCI Service Portal
      • Hulp op afstand
      • Veelgestelde vragen
    • Audiovisueel klantenservice
      • Ga terug
      • Veelgestelde vragen
    • Webshop klantenservice
      • Ga terug
      • Veelgestelde vragen
  • Werken bij PCI
  • Home
  • Oplossingen
  • Webshop
  • PCI Nieuwsbrief
  • Werken bij PCI
  • Klantenservice
  • Oplossingen
      • Cloud- en IT oplossingen
          • Managed Services
            • Cloud werkplek
            • Device as a Service
            • Networking as a service
            • WiFi as a Service
            • Monitoring as a Service
            • Managed Patchmanagement
            • Cloud readiness assessment
          • IT Security
            • Managed Endpoint Detection & Response
            • Managed Cyber Alarm
            • Managed Firewall
            • Security Awareness
            • Security Insights
            • Phishing Simulatie
            • Back-up as a Service
            • Managed Mail Security
            • IT Continuity Services
          • Strategisch advies
            • IT Strategie
            • IT Architectuur
            • IT Adoption & Change Management
            • IT Security
            • Bekijk onze IT whitepapers
          • Project Services
            • IT detachering
            • IT Adoptie & Training
            • IT-to-IT Support
      • Printoplossingen
          • Bedrijfsprinters
            • A3 printers
            • Plotters & grootformaat printers
            • Productie print en printstraten
            • Scanners
          • Print software
            • Print management
            • Veilig mobiel printen
            • Scan, capture & workflow
          • Dienstverlening
            • Printer leasen
            • (Thuis)print as a Service
            • Managed Print Services
            • PCI printer service en onderhoud
      • Informatiemanagement oplossingen
          • Producten en diensten
            • M-Files: Een intelligente document management oplossing
            • M-Files en Office 365 samen sterker
            • AFAS en M-Files
          • Documentprocessen optimaliseren
            • Digitaal contractbeheer
            • Digitaal HR dossier
            • Digitale factuurverwerking
            • Digitale dossiervorming voor advocatuur
          • Document digitalisering
            • Scan en herken
            • Digitaal ondertekenen
      • Audiovisuele oplossingen
          • Presenteren, vergaderen en samenwerken
            • Video conferencing en videovergaderen
            • Presenteren met interactieve presentatieschermen
            • Vergaderruimte inrichten
          • Narrowcasting
            • Digitale billboards
            • Narrowcasting voor bedrijven
            • SmartPole
            • Videowall en monitoring
          • Webcasting
            • Livestream oplossingen
            • Livestream oplossing educatie
            • Livestream oplossing uitvaartdienst
          • Workplace Management
            • Vergaderruimte reserveren
            • Werkplekken reserveren
      • Kantoorartikelen en projectmeubilair
          • Webshops
            • Webshop PCI Supplies
            • Webshop (voorheen Bouman)
          • Meer informatie
            • Over PCI Supplies
            • PCI Premium Papier
  • Business cases
  • Over PCI
    • Dit is PCI
    • Partners
    • Nieuws
    • Blog
    • PCI Events
    • Vestigingen
  • Klantenservice
    • MPS (Print) klantenservice
      • PCI Service Portal
      • Hulp op afstand (MPS)
      • Veelgestelde vragen
    • IT klantenservice
      • Hulp op afstand (IT)
      • Veelgestelde vragen
    • Audiovisueel klantenservice
      • Veelgestelde vragen
    • Webshop klantenservice
      • Veelgestelde vragen
PCI Nederland Business cases Sibbing met M-Files volledig ‘in control’

Sibbing met M-Files volledig ‘in control’

Volledig in control met M-Files

Sibbing is een bijzonder financieel adviesbureau: niet de ‘standaard’ diensten en markten die je vaak ziet bij dergelijke adviesbureaus, maar een specialist in de (para-) medische sector. Alles rondom de meest cruciale financiële processen, bijvoorbeeld voor het inkopen in een maatschap, is het domein van Sibbing. Daarbij gaat veel (vertrouwelijke en gevoelige) informatie heen en weer tussen partijen. ‘Sinds enige tijd gebruiken wij M-Files voor het beheer van en de controle op informatie en bijbehorende processen’, aldus Ronald ten Have, ICT manager bij Sibbing. ‘We zijn op elk moment volledig in control en dat is belangrijk voor onze klanten om te weten.’

Sibbing heeft zich als onafhankelijk financieel adviesbureau sinds 1977 gespecialiseerd in de praktijkbegeleiding van (para)medische beroepsbeoefenaren. Ten Have: ‘In dit kader adviseren we onder meer over praktijkvestiging, contracten, financieringen, financiële planning, hypotheken, verzekeringen en het pensioen en bemiddelen we bij het afsluiten van overeenkomsten met banken en verzekeraars. Daarnaast biedt Sibbing sinds 2015 ook een breed scala van diensten op het gebied van accountancy en fiscaliteit aan. Daarbij kun je onder meer denken aan het opstellen van de jaarrekening en het doen van belastingaangiften. Vooral onder medisch specialisten, huisartsen, tandartsen en verloskundigen hebben we door de jaren heen een uitstekende reputatie opgebouwd. Die is niet in de laatste plaats gebaseerd op het feit dat die klanten weten dat informatie bij ons klopt, accuraat is, processen op orde zijn en er transparantie is waar nodig.’

Ondersteuning door efficiënte en effectieve software

Ten Have geeft meteen aan dat het tegenwoordig eigenlijk niet mogelijk is op die manier het vertrouwen en garanties aan klanten te bieden op betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid zonder het gebruik van geavanceerde software. ‘Al in 1997 zijn we begonnen met digitalisering en dat is nooit opgehouden. Steeds weer proberen we bij Sibbing stappen te zetten waar zowel onze klant als de eigen organisatie baat bij heeft. In 2015 zochten we al naar een document management systeem. We hadden toen zo ongeveer 2 miljoen documenten in beheer. Echter, datgene waar we destijds voor kozen sloot niet meer aan bij de snelle ontwikkelingen in de markt en de richting die we met onze organisatie op willen. Ontwikkelingen in klantgerichtheid, toenemende mobiliteit, strengere wet- en regelgeving (zoals de AVG) met de druk van zware compliancy-eisen en een sterke groei van informatie, en mét complexe(re) informatiestromen en meer stakeholders maken het steeds lastiger om grip te houden op die processen.’ Op zoek dus naar een passende oplossing voor de dreigende problemen, voordat het échte problemen zouden worden.

Alle functionaliteit standaard in M-Files

Nu is Ten Have wel iemand die zelf graag wil testen en ondervinden wat de markt zoal aan oplossingen te bieden heeft op dit gebied, dus dat deed hij ook nu. Wat eigen onderzoek naar mogelijke kandidaten brachten hem op het spoor van M-Files en partner PCI. ‘Het grappige is dat toen ik een testversie van M-Files had gedownload, ik al snel tot de conclusie kwam dat eigenlijk alles wat je zou kunnen wensen aan functionaliteit er standaard in zat. Vooral de procesinrichting en de rechtenstructuur sprak mij aan, naast uiteraard de slimme metadatering waardoor je alle content kunt vinden op basis van wat het is en de relatie die het mogelijk heeft met andere content. De koppelingen met bijvoorbeeld Office365 maken M-Files bovendien een heel praktisch, werkbaar en efficiënt instrument voor onze medewerkers.’

Alleen M-Files als ingang naar informatie

Marcel de Graaf is één van de M-Files goeroes bij PCI, vindt ten Have. ‘Hij heeft dit project opgepakt en ervoor gezorgd dat alle instellingen en de inrichting volgens onze specificaties plaatsvonden. Daarnaast was het zaak voor ons om alle bestaande documenten en aantekeningen uit het oude systeem over te zetten naar M-Files. Ik weet dat M-Files ook externe bronnen kan raadplegen, maar wij kozen ervoor om toch die conversie te doen, omdat de oude software niet (meer) voldeed aan onze wensen. Dat is dus toch wezenlijk iets anders dan een draaiende applicatie die je nog dagelijks gebruikt, zoals bijvoorbeeld een HR- of CRM-systeem waaruit je informatie wilt ophalen via M-Files. Wij wilden M-Files als enige ingang naar alle belangrijke bedrijfsinformatie. Het betekende echter wel dat we vooraf goed moesten nadenken over hoe we de documenten zouden gaan categoriseren en classificeren. Eenmaal die structuur en klassen uitgewerkt, konden we snel aan de slag. Het is vooraf iets meer tijd investeren en goed nadenken over wat je wilt, maar daarna heb je er zoveel voordeel van…’

Koppelingen van M-Files naar alle basisapplicaties

Inmiddels is M-Files volledig geïntegreerd in de Sibbing-organisatie die enige jaren geleden ook nog is uitgebreid na een overname. Ten Have: ‘Alle denkbare koppelingen die praktisch en wenselijk zijn, zijn gerealiseerd en werken. De medewerkers kunnen vanuit hun applicatie direct informatie ophalen en inzien, naar gelang hun rechten uiteraard, uit M-Files. Ze weten dan zeker dat het juiste dossier met de juiste documenten voor hun neus staat, in de juiste versie, actueel en volledig. Ze hebben op elk moment overzicht en inzicht in de informatie die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.

Geen e-mail meer

Cliënten kunnen in de ‘mijnSibbing’-omgeving, die ook aan M-Files is gekoppeld en het (beveiligd) delen van informatie faciliteert, inzage krijgen in documenten die voor hen belangrijk zijn. Zodat ze altijd direct op de hoogte zijn van de status van processen en informatie. Daarvoor zijn geen e-mails met bijlagen meer nodig. Die gaan toch maar hun eigen leven leiden. Uploads en downloads naar en van M-Files zorgen voor de actualiteit en het beheer, waarbij de classificatie van documenten (deels) geautomatiseerd plaatsvindt met hulp van de Intelligent Metadata Layer (IML). Ook dat is een belangrijk voordeel voor de gebruikers van M-Files. Eenmaal ‘ingewerkt’ kan de software zelf intelligente suggesties doen over de te gebruiken metadata en de context van dat document met andere al bestaande documenten. Er is dus geen categorie ‘overig’… Dat is de doodsteek voor elk systeem waar je gebruik van wilt maken. Zodra een medewerker het even niet weet, wordt het de categorie ‘overig’. Dat wilden we per se niet. Je moet mensen een beetje sturen in hun gedrag, dus goed laten nadenken over de documentcategorieën en -klassen. Daarmee voorkom je dat je een vergaarbak krijgt van allerlei documenten waarvan later niemand meer weet hoe het zat.’

Volledig ingerichte workflows

De volgende stap wordt het invoeren van de digitale ondertekening als afsluiting van een volledig ingerichte workflow voor accordering van documenten en -processen. Voor Sibbing staat M-Files synoniem voor Het Nieuwe Werken.

Misschien ook interessant

Corins BV verzekerd van risicobeheersing met M-Files Business case
Bescherm vertrouwelijke documenten en voorkom beveiligingslekken Nieuws
Wigersma & Sikkema houdt grip op digitalisering Business case
  • Terug naar overzicht

Contact

Wil je graag meer informatie over deze oplossing? Neem contact op met een van onze specialisten.

Contact

Aangeboden oplossingen

  • Document management oplossingen
  • M-Files: Een intelligente document management oplossing
  • M-files en Office 365 samen sterker
Overige oplossingen

PCI

  • Dit is PCI
  • Business cases
  • Partners
  • Werken bij PCI
  • Stichting DLW
  • PCI Events / Webinars
  • PCI Nieuwsbrief

Oplossingen

  • Printoplossingen
  • Cloud- en IT oplossingen
  • Audiovisuele communicatie
  • Informatiemanagement
  • Kantoorartikelen en projectmeubilair
  • Print management
  • Cloud werkplek
  • Video conferencing en videovergaderen

Onze vestigingen

  • Arnhem
  • Goes
  • Haaksbergen
  • Lijnden (hoofdkantoor)
  • Rotterdam
  • Almere

Klantenservice

  • MPS klantenservice
  • IT klantenservice
  • Audiovisueel klantenservice
  • Webshop klantenservice
  • Feedbackformulier
  • Algemene voorwaarden
  • Disclaimer
  • Privacyverklaring
Beheer cookie toestemming
PCI gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren, te adverteren en het gebruikersgemak te verbeteren.
Functioneel Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Voorkeuren
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt. De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of over verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
Beheer opties Beheer diensten Beheer leveranciers Lees meer over deze doeleinden
Voorkeuren
{title} {title} {title}