Snijder Incasso print veilig en efficiënt
De organisatie
Tijdens de zoektocht naar nieuwe Multifunctionele Printers kwamen aloude printproblemen aan het licht. PCI vond de oplossing in Follow-me software. Een efficiënt systeem met een persoonlijke pincode, waardoor vertrouwelijke bestanden van een gerechtsdeurwaarder ook vertrouwelijk blijven.
Met vestigingen in Beverwijk en Hoorn zorgt Snijder Incasso en Gerechtsdeurwaarders voor het verminderen van debiteurenrisico’s tot en met gerechtelijke incasso’s. Privacy is een belangrijke pijler van de gerechtsdeurwaarder en snelheid in de organisatie kan het verschil maken tussen een nette oplossing voor opdrachtgever en schuldenaar of extra kosten.
Snijder wilde een modernisering van het printarsenaal en zocht naar een proactieve leverancier. “Er waren verschillende problemen met de machines. Die werden niet adequaat opgelost. Voor ons reden om op zoek te gaan naar een nieuwe leverancier. Na gesprekken met meerdere partijen kozen we voor PCI. Omdat wij vinden dat PCI meedenkt, zowel op de korte als op de lange termijn en zich echt interesseert voor onze problemen. Dat vinden wij belangrijk en is ook een punt wat PCI onderscheidt van andere leveranciers” vertelt Michael de Vries, Manager ICT bij Snijder Incasso en Gerechtsdeurwaarders.
Inefficiëntie
Michael de Vries: “Veel documenten lagen door elkaar. De print- en kopieeropdrachten van de werknemers kwamen op één grote stapel terecht. De inefficiëntie was op z’n zachtst gezegd lastig. Documenten werden gesorteerd en belandden dan in postvakjes van de medewerkers. Ja, daar zat ook vertrouwelijke informatie bij.”
De verouderde printersystemen van Snijder vertoonde kuren. Batches op brieven waren vaak incompleet. Een crime bij het verzenden van de informatie. “Incomplete batches leidden tot een vertraagde afhandeling van briefverkeer. Wanneer een brief ontbrak in een stapel van soms wel tweehonderd brieven kon het tellen en uitzoeken opnieuw beginnen.”
Om de problemen te omzeilen koos Snijder voor een gekunstelde oplossing. Een aanzienlijk aantal kleinere printers moest de privacy van informatiegevoelige brieven waarborgen. De route naar een van de printers werd immers verkleind. Geen ideale werksituatie merkten de medewerkers van Snijder. “Veel printers in beheer betekende dat ons bedrijf onnoemelijk veel toners op voorraad moest hebben. We konden bijna een printerwinkeltje beginnen. Onze core business ligt toch echt ergens anders.”
Meedenken met de klant
Waar andere printerleveranciers de rust op de werkvloer bij Snijder niet konden terugbrengen, slaagde PCI daar wel in. “Meedenken met een opdrachtgever dat is de kracht van PCI. Verkopen is pas belangrijk als het station inleven in de klant lang en breed is gepasseerd, dat merkte ik sterk bij onze samenwerking. Dat aspect miste ik in het verleden elders altijd. Ik ben geen printexpert, maar wil wel kunnen terugvallen op een expert. Dat kan nu.”
De Follow-me oplossing zorgt voor vrolijke gezichten bij de gerechtsdeurwaarders in Beverwijk en Hoorn. Dit systeem maakt printen met een pincode zelfs in een Printer Terminal Server-omgeving op een veilige manier mogelijk. Deze oplossing tackelt ook het probleem dat de printeropdrachten na het afsluiten van de computer stoppen, want deze worden gewoon onthouden.
”Iedereen print nu met een persoonlijke pincode” vertelt Michael verheugd. Het grootste voordeel van dit systeem is de persoonlijke pincode die pas bij de printer wordt ingetoetst. Een printopdracht wordt pas uitgeprint als de opdrachtgever de code invoert. Sorteren van geprinte documenten behoort zo tot het verleden. Ook ligt privacygevoelige informatie niet langer op een stapel met andere printopdrachten. En is de kans nihil dat de informatie door onbevoegden wordt gelezen.
Doordat alle machines in Hoorn en Beverwijk aan elkaar zijn gekoppeld, is de kwetsbaarheid van het printsysteem een stuk minder. Dat brengt extra voordelen met zich mee. Wie ’s ochtends in Beverwijk werkt, kan ’s middags een printopdracht in Hoorn van de machine halen. Door de veelzijdigheid van het systeem legt een storing niet het totale printverkeer van het bedrijf lam, want uitwijken naar een andere vestiging of andere machines op de afdeling lost alles op.
“We worden overspoeld met positieve opmerkingen van onze collega’s. Het Follow-me systeem zorgt ervoor dat er een stuk efficiënter gewerkt kan worden. Documenten raken niet meer zoek, dat neemt een hoop irritatie weg.”
Digitaal facturen autoriseren
Een andere wens van Snijder Incasso en Gerechtsdeurwaarders was het digitaal autoriseren van de facturen. Tijdens zijn bezoek aan de PCI showdagen zag Michael de oplossingen die PCI biedt voor factuurmanagement. Vanaf dat moment is het balletje gaan rollen. In samenwerking met de accountmanager van PCI is het traject opgestart en doorgesproken hoe de software ingericht wordt om het facturatieproces te automatiseren.
De facturen worden ingescand of komen digitaal binnen, waarna ze in het factuurmanagementsoftware worden uitgelezen. De tekst wordt doorzoekbaar gemaakt waarna kenmerken van het document worden gefilterd en de factuur wordt ingeboekt. Deze boeking wordt aangevuld met informatie door de medewerkers in het factuurmanagementsysteem. Daarna gaat de factuur als PDF met boeking door de organisatie voor goedkeuring, zodat de factuur gecontroleerd, eventueel aangevuld of aangepast en geaccordeerd kan worden. Dan wordt deze als betaling doorgezet naar Eurodossier waaruit de factuur wordt betaald.
Feilloze verwerking
De uitdaging voor het digitaliseren van de facturenstroom zat hem met name in de grote stroom aan facturen van collega’s: gerechtsdeurwaarders buiten de regio. Deze collegafacturen worden op dossierniveau geboekt. Een dossier is een debiteur; een dagvaarding bijvoorbeeld moet in een specifiek dossier worden geboekt zodat deze kosten aan de debiteur gekoppeld worden. Door deze handelingen ontstaat er een facturenstroom tussen de verschillende gerechtsdeurwaarders.
Dankzij de oplossing met de factuurmanagementsoftware is deze stroom gedigitaliseerd en komt er geen procuratie meer aan te pas. Al de facturen worden nu in batchvorm klaargezet voor de boekhouding om in één keer te worden goedgekeurd.
De grote winst voor Snijder is dat deze bulk aan facturen niet allemaal meer overgetypt hoeven te worden. Bij de kostenfacturen is het grootste voordeel dat de facturen niet meer blijven liggen of kwijt raken én dat de facturen direct automatisch naar de juiste persoon voor de goedkeuring worden gestuurd. Dankzij de maatwerkkoppeling komen ook alle facturen feilloos in Eurodossier terecht.
“Er is een grote tijdsbesparing gerealiseerd. Het factuurproces loopt nu vloeiend door. Alle informatie over de factuur is direct terug te vinden. Waar is de factuur, wie accordeert, waarom is de factuur nog niet betaald, enz. Alles is in het systeem terug te vinden” vertelt Michael.
Toekomstplannen
Inmiddels schoont Snijder alle fysieke dossiers op en wil het toe naar een volledige digitalisering van documenten. Omdat er voor sommige document een wettelijke bewaarplicht geldt, kunnen niet alle documenten gedigitaliseerd worden. Maar wat niet fysiek bewaard hoeft te worden, wordt gescand en opgeslagen. Het papieren document kan dan weg. “Wij wilden graag de workflow digitaliseren, dat is geweldig goed gelukt en op deze manier hebben wij al zoveel meer efficiëntie weten te realiseren” zegt Michael de Vries.
