Tentoo Payroll Professionals maakt digitaliseringsslag
De organisatie
Tentoo Payroll is het eerste payroll bedrijf van Nederland. Met 22 jaar ervaring zorgt het bedrijf ervoor dat zelfstandigen onbekommerd kunnen ondernemen. Inmiddels is Tentoo marktleider in payrolling voor freelancers.
De basis van Tentoo ligt in de audiovisuele wereld, een sector waar van oudsher sprake is van veel kortlopende opdrachten. Nu schakelen ook zelfstandigen uit andere sectoren Tentoo in voor de facturatie en de uitbetaling van hun gemaakte uren.
Payrolling bij Tentoo heeft allerlei voordelen voor de zzp’er. Snelle uitbetaling, voorfinanciering van opdrachten en verzekering voor WW, ZW en WIA zodat je ook bij ziekte krijgt uitbetaald bijvoorbeeld. Dat is voor veel mensen een prettige zekerheid. Tegelijkertijd biedt samenwerken met Tentoo ook voor opdrachtgevers voordelen. Want Tentoo neemt de verloning van de medewerkers over, inclusief alle verantwoordelijkheden en risico’s. Zo kunnen zowel opdrachtgever als de zelfstandige zich blijven richten op hun core business.
Digitale slag
Tentoo en pci kennen elkaar goed, want al vanaf de start van Tentoo wordt samengewerkt. Tentoo heeft een enorme groei laten zien en daarmee kwam ook de wens voor digitalisering van de processen. Edo Wesseling, Teamleader ICT & Facilitaire Zaken: “Dat is goed gelukt. Zeker als je kijkt naar het aantal afdrukken, want dat is flink gezakt.”
De wens van Tentoo om de werkbriefjes direct op de juiste plek in het systeem te registreren is samen met pci gerealiseerd. Door met Scan2U te werken worden de werkbriefjes bij het inscannen op meerdere kenmerken herkend en direct goed opgeslagen in het ERP-systeem. “Hier hebben we geen omkijken naar” aldus Edo.
In de huidige situatie komen de werkbriefjes via de digitale portal binnen en per post. Deze laatste worden ingescand en naar de mailbox van de backoffice gestuurd. De backoffice heeft dus niet meer het fysieke werkbriefje nodig. Alles kan via de computer verwerkt worden, dit maakt het ook makkelijker om vanuit huis te werken.
Door het volume — een paar duizend werkbriefjes per dag — die nog een handmatige slag nodig hebben kost dit nog veel tijd en dit wil Tentoo dan ook graag verder integreren in het digitale proces.
Zakken met post
Dagelijks verstuurde Tentoo alleen al voor de facturatie zakken met post. Dat zijn er nu een stuk minder. Dat is al enorme winst. Het is namelijk zonde van het papier en het past niet meer bij deze tijd. Ook kost het veel ruimte om al het papier te bewaren. Hoewel sommige documenten nog wel fysiek gearchiveerd moeten worden vanwege de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar, wordt er dankzij de geboden oplossing steeds minder papier gebruikt. Het volume wordt door Tentoo steeds verder afgebouwd. Zeker wanneer de belastingdienst digitale documenten als rechtsgeldig accepteert.
Service
Paul den Ronden, algemeen directeur van Tentoo: ”Als ik aan pci denk, denk ik aan service! Als er iets is met een machine dan bellen we en wordt het probleem snel opgepakt en opgelost. Daar hoeven wij ons geen zorgen over te maken en dat werkt voor ons erg prettig. Soms is het probleem wat ingewikkelder en zie je de monteur wat vaker dan je zou willen. Maar dan is het goed te weten dat wij hier niet steeds een factuur voor ontvangen dankzij onze service-overeenkomst.”
Wat Edo Wesseling betreft springt pci eruit qua reactietijd. “Als er een probleem is melden we dat en zien we de monteur bijna altijd dezelfde dag.” Ook het meedenken van pci wordt gewaardeerd. Tentoo groeide namelijk met name de eerste jaren qua afdrukvolume, na de digitaliseringslag nam dit af. Pci heeft daar goed op ingespeeld met het voorstellen van nieuwe apparatuur. “De communicatie met pci is prettig ook als het een keertje niet zo lekker loopt, zonder het gevoel dat het allemaal puur zakelijk is.” Als laatste punt noemt Edo het feit dat hij graag met een aanspreekpunt werkt. En dat is zo bij pci.
Interne acceptatie digitalisering
Pci heeft bij Tentoo verschillende producten geadviseerd en de implementatie hiervan is goed verlopen. Daarna was het aan Tentoo om aan de nieuwe werkwijze te wennen. Edo Wesseling: “Wij hebben intern gelukkig weinig weerstand ondervonden, want we zagen allemaal de positieve punten, zoals de flinke tijdwinst die geboekt kan worden.” Inmiddels is Tentoo druk bezig met de inhaalslag van het scannen van de fysieke documenten. “Daar is dan wel het besef dat het veel werk is en dat het vervelend is om nogmaals aan de slag te gaan met informatie die al verwerkt is. Wij zien het als een uitdaging om dat binnen afzienbare tijd te verbeteren. Het voordeel is dat we nu met het documentmanagementsysteem een veel betere tool hebben om iets terug te zoeken dan de honderden mappen die wij door het pand in de kasten hebben staan.”
Thuiswerken, ruimtebesparing en zekerheid
Paul den Ronden vertelt: “Een groot voordeel is dat er minder plaatsgebonden werk is. Je kunt nu vanuit huis ook alles doen, daar heb je geen werkbriefjes voor nodig. Hierdoor wordt er efficiënter gewerkt en zijn stukken gemakkelijk terug te vinden. Daarnaast wordt er veel ruimte bespaard, doordat nu alleen de digitale werkbriefjes worden opgeslagen. Straks ontstaat er hopelijk nog meer ruimte als ook de inschrijfformulieren digitaal worden opgeslagen. Ook biedt deze digitale oplossing qua continuïteit meer zekerheid. Stel er breekt brand uit en je hebt alleen papier opgeslagen, dan is alles weg. Nu gaat alles mee in de back-up.”.
Toekomst
Tentoo is vast van plan om de interne digitalisering nog verder uit te breiden. “Dit is eigenlijk pas het topje van de ijsberg” zegt Edo Wesseling. Tentoo wil behalve de processen voor payrolling ook dat de werkmaatschappijen die de salarisadministratie voor bedrijven verzorgen hun dossiervorming digitaliseren.
Ook de afdeling HR gaat aan de slag met digitalisering, want Tentoo wil de personeelsdossiers digitaliseren. Voor de interne boekhouding geldt hetzelfde verhaal. Edo: ”We zien nog een aantal mooie stappen die we kunnen maken.”
