Van Dillewijn Group verwerkt facturen 40% sneller met digitale factuurverwerking
De organisatie
De Van Dillewijn Group is een marktleidende organisatie voor het ontwikkelen, produceren en distribueren van verpakkingsmateriaal voor bloemen en planten. In 75 jaar heeft het Nederlandse bedrijf haar mogelijkheden verder uitgebreid en is het internationaal gegroeid. Met vijf dochterondernemingen die alle onderdelen van de bloemenindustrie wereldwijd bedienen. Met behulp van haar 120 werknemers behaalt Van Dillewijn, gevestigd in Aalsmeer, de bloemenhoofdstad van Nederland, een jaarlijkse omzet van €50 miljoen. Via een unieke ontwerpstudio biedt Van Dillewijn telers, exporteurs, groothandels en winkels een reeks bedrukte en onbedrukte verpakkingsoplossingen op maat. Flexibele sleeves, emmers en andere transportcontainers zijn hier enkele voorbeelden van.
Ondanks de continue uitbreiding vormde het factuurverwerkingssysteem van Van Dillewijn een duur knelpunt, dat de professionaliteit van het bedrijf ondermijnde. Facturen werden tijdens het goedkeuringsproces handmatig naar afdelingen doorgestuurd, wat leidde tot te late betalingen en soms tot verlies van facturen. Dit had niet alleen invloed op de arbeidskosten en de relatie met leveranciers, maar zorgde ook voor dure boetes van overheidsinstanties.
Het bedrijf zag in dat dit probleem moest worden aangepakt en nam in 2010 contact op met PCI Nederland. Na een evaluatie van de bedrijfsbehoeften, stelde PCI een factuurverwerkingsoplossing voor. De oplossing verwerkt en archiveert alle facturen digitaal. Van scannen tot vastleggen en van archiveren tot inpassen in de werkprocessen. Zo kreeg Van Dillewijn totale controle over de facturen en de transactionele werkprocessen volledig transparant. Zowel de medewerkers als leveranciers en klanten profiteren hiervan.
De vraag
Bert Rijkmans, Information and Communications Executive van de Van Dillewijn Group, legt uit welke problemen Van Dillewijn had met het oude factureringssysteem en welke druk dit op het bedrijf legde. “In het vorige systeem ontving de receptioniste de post en werd de originele factuur doorgegeven aan de afdelingen Financiën en Inkoop. Dit betekende dat we makkelijk een factuur kwijt konden raken door menselijke fouten. Zelfs toen we de documenten gingen kopiëren zorgden de vele kopieën alleen maar voor meer verwarring over de status van een factuur. Daardoor sloten de stadia waarin bevoegd personeel betalingen verifieerde en valideerde niet goed op elkaar aan.”
Dit handmatig verwerken van de facturen nam veel tijd in beslag, die beter anders kon worden besteed. Rijkmans: “De handmatige overdracht maakte het proces niet alleen gevoelig voor fouten en verlies, maar was ook nog eens tijdrovend. Eenmaal gearchiveerd duurde het lang om een factuur weer terug te vinden. We hebben berekend dat dit proces voor alle afdelingen samen een volledige werkweek in beslag nam. Dat betekende dat we 200 werkdagen per jaar verspilden die beter aan andere aspecten van de organisatie konden worden besteed, zoals commerciële support.”
Bovendien kwam de professionele integriteit van Van Dillewijn in het geding. Leveranciers kregen steeds meer problemen met het feit dat het bedrijf inconsequent was met betalingen. Ook kostten de boetes het bedrijf tussen de €2000 en €5000 per jaar, wat de reputatie van de onderneming schaadde en de winstgevendheid bedreigde. Rijkmans legt uit: “We wisten dat dit probleem kon worden verholpen, maar daarvoor hadden we de juiste oplossing nodig. Dus namen we contact op met verschillende leveranciers, waaronder PCI, en bekeken we de mogelijkheden. We besloten met PCI samen te werken, niet alleen omdat de geboden oplossing de meeste meerwaarde bood en het effectiefst was, maar ook omdat PCI onze business al kende en er graag dieper in wilde duiken.”
De oplossing
Van Dillewijn kende PCI en diens services al, omdat het Nederlandse bedrijf in 2008 en 2009 vijf hogesnelheidsafdelingsscanners van PCI had geplaatst, om andere interne processen te stroomlijnen. Zoals Rijkmans uitlegt was het bedrijf erg tevreden met zowel het product als de bijbehorende service: “De PCI-scanners voorzien prima in al onze scanbehoeften en ze zijn zeer betrouwbaar. Als er toch een probleem is, wordt dit snel door de service engineers opgelost. De scanners voldoen allemaal aan een hoge standaard en kwaliteit. Daardoor wisten we dat PCI de oplossing zou hebben voor onze factureringsprobleem. De PCI-consultants proberen altijd met ons samen te werken om de juiste oplossing te vinden.” Rijkmans schetst het nieuwe, soepel lopende proces: “Nu scant de receptionist de facturen die per post en e-mail binnenkomen met behulp van de PCI-factuurverwerkingsoplossing (Invoice Processing-oplossing) op de PCI-scanners.
Nadat de software het document heeft omgezet in een digitaal bestand, wordt dit bestand geïmporteerd in het factuurverwerkingssysteem (Microsoft Dynamics AX – Axapta) en opgeslagen in het digitale archief (Therefore TM). Bevoegd personeel van de inkoopafdeling heeft dan via het centrale digitale archief eenvoudig en efficiënt toegang tot de factuur en kan deze verifiëren. Vervolgens wordt de factuur doorgestuurd naar de financieel directeur, die zijn goedkeuring kan verlenen, waarna de afdeling accounting de zo belangrijke betalingen aan de leverancier kan uitvoeren. Zo hebben we volledige controle over het proces.”
Een volledig geautomatiseerd systeem, waar iedereen van profiteert
Van Dillewijn heeft nu een volledig geautomatiseerd factureringssysteem, dat onmiddellijk terugvinden van elke factuur faciliteert en dat werknemers de mogelijkheid biedt direct van elke factuur de status in te zien. Rijkmans: “Doordat we de volledige tekst kunnen doorzoeken, kunnen we eenvoudig achterhalen waar de factuur is. Als er een probleem is met een factuur kunnen we precies zien in welk stadium dit is gebeurd en waarom en kunnen we de kwestie direct aanpakken. Voorheen kon een probleem dagenlang onopgemerkt blijven.
De klantenservice is ook verbeterd als gevolg van de snellere terugvindtijd. Rijkmans legt uit: “Als een klant een vraag heeft over een product of levering hoeven we niet langer te zoeken in stapels papieren. Dankzij de oplossing van PCI kunnen we de leveringsgegevens van klanten op efficiënte wijze terugvinden en onmiddellijk alle vragen over hun bestelling beantwoorden. Dit vertrouwen blijkt nu uit alles wat we doen en ik denk dat onze klanten de voordelen van ons nieuwe systeem en onze professionele communicatie en service merken.”
Het aantal boetes voor te laat betalen is ook significant afgenomen. Rijkmans vertelt: “We gaan ervan uit dat deze kostenpost in de nabije toekomst helemaal zal verdwijnen en dat we dankzij de oplossing van PCI kunnen zorgen dat dit nooit meer voorkomt. ”Rijkmans besluit: “Dankzij PCI hebben we ons betalingsysteem nu goed onder controle en verwerken we de facturen 40% sneller dan voorheen. Doordat we de verwerkingstijd met 40 uur hebben verkort besparen we circa €25.000,- tot €30.000,- per jaar. Als we het geld dat we besparen als gevolg van minder boetes daarbij optellen heeft de PCI-oplossing ons een kostenbesparing van in totaal 30% opgeleverd.”
