AZ werkt al jaren met factuurverwerkingssoftware en wilde een stap verder

Efficient documentbeheer

AZ werkt al jaren met AFAS factuurverwerkingssoftware, maar wilde hier een stap verder in gaan. Patrick de Wit, controller bij de voetbalclub: “Het inkoopverhaal regelde zichzelf inmiddels, maar we wilden méér. Direct dossiers kunnen toevoegen in de backoffice  bijvoorbeeld. Maar ook CRM-gegevens digitaliseren, om zo alles op elk moment bij de hand te hebben. Een andere wens was om automatisch melding te krijgen wanneer een inkoopcontract verloopt. We vroegen AFAS om advies en zij zeiden: praat eens met PCI.”

Een unieke koppeling

Dat bleek een gouden tip. Want door de samenwerking is een unieke oplossing ontstaan. PCI leverde een connector die gescande documenten direct op de juiste locatie laat opslaan binnen AFAS Online. “Enorm praktisch” volgens Patrick. “Bij het inscannen van de dossiers geef je aan om wat voor soort dossieritem het gaat — een inkoopcontract of loonbelastingverklaring bijvoorbeeld — en het document wordt als pdf rechtstreeks in de software geschoten. De financiële en commerciële afdelingen maken er veel gebruik van. En onze horeca binnenkort ook.”

Tips

Patrick: “Ik raad iedereen aan om vóór de implementatie goed in kaart te brengen welke documenten je wilt digitaliseren en wie autorisatie heeft. Doordat we dat duidelijk hadden, had pci maar een dag nodig om te programmeren. Dat was genoeg. De kinderziektes krijg je er in zo’n dag ook meteen uit. Hebben we nu een vraag of probleem, dan kijkt pci mee. Dat is fijn voor iemand zoals ik die geen systeembeheerder is. En makkelijk, want meekijken kan gewoon op afstand.”

Een volledige stap uit het proces

De tijdwinst die AZ heeft met de koppeling van pci is aanzienlijk. Patrick: “Er is een volledige stap uit het proces gehaald. Dat is pure tijdwinst. Ik kan nu verschillende dossiers achter elkaar scannen en digitaliseren en gewoon weer aan het werk gaan. Voorheen moest ik wachten tot de klus geklaard was en de dossiers vaak ook nog één voor één inscannen. En die melding die we zo graag wilden, blijkt in de praktijk net zo nuttig als gedacht. Als een contract verloopt, weten we dat op tijd en hebben we meteen het juiste document bij de hand zodat we actie kunnen ondernemen. Het is efficiënt en gebruiksvriendelijk; zonder die koppeling zouden we onze documenten een stuk lastiger in het systeem kunnen verwerken.”

Horeca

Ook bij de horeca-afdeling van AZ staat digitalisering op stapel. Patrick: “De calculatie na een evenement wordt nu apart ingevoerd. Daar ligt ruimte voor meer efficiency. Als we bijvoorbeeld zelf offertes opvragen voor inhuur, is het prettig als die documenten meteen binnen het juiste project worden opgeslagen. Daarnaast willen we facturen die we per mail krijgen, ook meteen kunnen doorschieten. Dat kan binnenkort. De ontwikkelingen gaan razendsnel.”

“Breng vóór implementatie in kaart welke documenten je wilt digitaliseren en wie autorisatie heeft. Dat levert veel tijdwinst op.”