Digitaal Contractbeheer

Wat is het

Digitaal contractbeheer MKB is een oplossing die ondersteuning biedt bij de opslag van leverancierscontracten ten behoeve van het beheren van uw lopende contracten en overige verplichtingen. Het is een eerste stap richting het beheer van documenten en processen op het gebied van contractbeheer. Documenten zoals contracten en voorwaarden (afspraken), kunnen veilig en digitaal beheerd worden. Digitaal contractbeheer waarschuwt u wanneer contracten aflopen, daardoor kunt u op tijd in actie komen. U voorkomt zo dat contracten stilzwijgend worden verlengd of dat u te laat aan een vernieuwingstraject begint. U heeft volledige controle over uw lopende contracten en grip op uw tijd.

Voor wie

Digitaal contractbeheer is geschikt voor elk bedrijf dat op zoek is naar controle en overzicht in leverancierscontracten. De oplossing is schaalbaar en gebruiksvriendelijk. Dit betekent dat u snel aan de slag kunt zonder uren of dagen aan implementatie en training en dat de oplossing meegroeit met de wensen en ambities van uw bedrijf.

Snel informatie vinden

Het contract wordt opgeslagen in het systeem door belangrijke informatie (metadata) zoals contractnummer, leverancier en einddatum te koppelen aan het document. Hierdoor kunt u later alle belangrijke informatie en voorwaarden snel weer terugvinden.

Overzicht in contracten

Met digitaal contractbeheer kunt u in één overzicht zien welke contracten u heeft en u wordt gewaarschuwd wanneer ze aflopen. U hoeft niet meer elk contract apart erbij te pakken om dit na te gaan. Dit scheelt u veel tijd, het zal ervoor zorgen dat er minder fouten gemaakt worden, en u wordt op tijd gewaarschuwd zodat een contract opgezegd kan worden of een nieuw (inkoop) traject opgestart kan worden.

Altijd de juiste versie

Als u gebruikt maakt van het digitaal contractbeheer werkt u altijd met de juiste versie. Hiermee voorkomt u vervelende discussies over bijvoorbeeld veranderingen in de voorwaarden.

Kostenbesparend

Door automatische meldingen hoeft u zich geen zorgen te maken over het onverwacht aflopen of verlengen van een contract. U krijgt altijd op het juiste moment een bericht zodat u op tijd actie kunt ondernemen. Dit voorkomt onnodige kosten en houdt u meer tijd over voor ander werkzaamheden.

Veilig

Met digitaal contractbeheer bepaalt u zelf met wie u de contracten wilt en mag delen. Elke actie wordt hiervan geregistreerd. Hierdoor weet u zeker dat alle informatie veilig bewaard blijft.