Digitaal Contractbeheer

Wat is het

Digitaal contractbeheer is een oplossing die ondersteuning biedt bij de opslag van leverancierscontracten ten behoeve van het beheren van lopende contracten en overige verplichtingen. Het is een eerste stap richting het beheer van documenten en processen op het gebied van contractbeheer. Documenten zoals contracten en voorwaarden (afspraken), kunnen veilig en digitaal beheerd worden. Digitaal contractbeheer waarschuwt wanneer contracten aflopen, daardoor kun je op tijd in actie komen. Je voorkomt zo dat contracten stilzwijgend worden verlengd of dat je te laat aan een vernieuwingstraject begint. Je hebt de volledige controle over jouw lopende contracten en grip op de tijd.

Voor wie

Digitaal contractbeheer is geschikt voor elk bedrijf dat op zoek is naar controle en overzicht in leverancierscontracten. De oplossing is schaalbaar en gebruiksvriendelijk. Dit betekent dat je snel aan de slag kunt zonder uren of dagen aan implementatie en training en dat de oplossing meegroeit met de wensen en ambities van jouw bedrijf.

Snel informatie vinden

Het contract wordt opgeslagen in het systeem door belangrijke informatie (metadata) zoals contractnummer, leverancier en einddatum te koppelen aan het document. Hierdoor kun je later alle belangrijke informatie en voorwaarden snel weer terugvinden.

Overzicht in contracten

Met digitaal contractbeheer kun je in één overzicht zien welke contracten je hebt en je wordt gewaarschuwd wanneer ze aflopen. Je hoeft niet meer elk contract apart erbij te pakken om dit na te gaan. Dit scheelt je veel tijd, het zal ervoor zorgen dat er minder fouten gemaakt worden, en je wordt op tijd gewaarschuwd zodat een contract opgezegd kan worden of een nieuw (inkoop) traject opgestart kan worden.

Altijd de juiste versie

Als je gebruik maakt van het digitaal contractbeheer werk je altijd met de juiste versie. Hiermee voorkom je vervelende discussies over bijvoorbeeld veranderingen in de voorwaarden.

Kostenbesparend

Door automatische meldingen hoef jij je geen zorgen te maken over het onverwacht aflopen of verlengen van een contract. Je krijgt altijd op het juiste moment een bericht zodat jij op tijd actie kunt ondernemen. Dit voorkomt onnodige kosten en houdt je meer tijd over voor andere werkzaamheden.

Veilig

Met digitaal contractbeheer bepaal je zelf met wie je de contracten wilt en mag delen. Elke actie wordt hiervan geregistreerd. Hierdoor weet je zeker dat alle informatie veilig bewaard blijft.