Versiebeheer

Hoe vaak komt het voor dat u de juiste versie van een document niet kunt terugvinden? Of dat u met een verkeerde versie aan het werk bent gegaan?

Een document waar u eerder aan heeft gewerkt kan inmiddels door een collega bewerkt en overschreven zijn. Waardoor u niet meer de laatste versie heeft. Documentbeheer voorkomt dit soort inefficiënte situaties. Want hierin zijn op een makkelijke en overzichtelijke manier versiebeheer, check-in/check-out functionaliteiten en beveiliging ingebouwd.

Het systeem dat hiervoor wordt gebruikt heet M-Files. Alle documenten die in M-Files zijn opgeslagen worden automatisch voorzien van versiebeheer. Zo is het altijd duidelijk wat de meest recente versie is. Oudere versies blijven altijd beschikbaar. Ook kunnen er bij iedere versie notities worden toegevoegd en versielabels aangemaakt.

Doordat de software een lijst van wijzigingen bijhoudt, ontstaat een overzicht van de historie van het document. Zo is het altijd duidelijk wie een document heeft bewerkt, wanneer en waarom.

Door versiebeheer is er geen noodzaak meer om oudere versies als afzonderlijke bestanden te bewaren. Daardoor worden misverstanden voorkomen wat de meest actuele versie is. En heeft werken met M-Files als voordeel dat het opslagruimte scheelt omdat de documenten niet meer apart worden opgeslagen.